ACTIVIDADES UNIDAD 1 Administración Documental En El Entorno Laboral

PROGRAMA: Administración Documental en el Entorno Laboral

3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

Descripción:

Además de conocer conceptos relacionados con Administración Documental en la Archivística, es indispensable saberlos aplicar, de forma adecuada, en el entorno laboral.

Teniendo en cuenta las lecturas indicadas anteriormente, así como los conceptos de la Administración Documental en la Archivística, es momento que usted emplee los conocimientos adquiridos hasta el momento para identificar y analizar diferentes procesos de un contexto laboral, a través del siguiente ejercicio:

Inicialmente, seleccione una empresa que tenga bien definida la unidad de archivo o una oficina que se encargue específicamente de la clasificación documental, de acuerdo a las áreas que constituyan la empresa.

Tenga en cuenta que la empresa puede ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana a la cual tenga acceso o conozca.

Cuando haya seleccionado la empresa determine los siguientes aspectos:

 Basado en la terminología del proceso administrativo mencionado en el primer contenido de estudio, es momento que usted indague en la oficina o unidad que seleccionó, acerca de cómo se aplican las funciones para administrar los documentos, cumpliendo con la normatividad vigente.

 Teniendo en cuenta elementos archivísticos mencionados en el segundo contenido de estudio, explique cómo se hace la clasificación de los archivos.

UNIDAD 1.

3.3. Actividades

De acuerdo con el proceso administrativo que debe seguirse para lograr los objetivos, en nuestra institución podemos identificar:

a) El proceso de planeación no esta muy bien definido, por lo tanto, el flujo de comunicaciones no se realiza correctamente. Sabiendo que esta primera etapa es fundamental para llevar a cabo los siguientes pasos.

b) El proceso de organización ha mejorado considerablemente, pero sin lugar a dudas, hay que mejorar en este aspecto, porque los documentos no se organizan conforme a las normas vigentes.

c) La parte de ejecución se lleva a cabo, tratando de obtener los mejores resultados y que las comunicaciones lleguen a tiempo, y se logre dar respuesta a los requerimientos de los estudiante.

d) Sin lugar a dudas, no hay seguimiento y control por parte de la organización para el logro de los objetivos. En esta etapa, tenemos que mejorar y en general en todas las etapas del proceso administrativo

En el curso he aprendido la importancia de llevar a cabo el proceso administrativo en la gestión de los archivos para que la empresa logre sus objetivos.

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En la institución donde laboro, la clasificación de los archivos es responsabilidad del auxiliar administrativo y se realiza teniendo en cuenta la procedencia de los mismos, inicialmente las comunicaciones llegan a recepción y allí son clasificadas para darles el respectivo trámite.

Como hay una sola dependencia, es allí donde se encarga de darle tramite a los documentos y el responsable es el auxiliar administrativo y el rector de la institución. Aclaro que es una institución muy pequeña y que estamos aprendiendo para mejorar nuestra función, y este curso esta cumpliendo con mis expectativas.

SEGÚN LA ORGANIZACIÓN

El archivo que se maneja es centralizado

SEGÚN SU USO

Archivo activo: son documentos en proceso de tramite como: historias laborales, resoluciones, contratos, matriculas vigentes, planes curriculares. etc. Su consulta es permanente.

Archivo semi activo: consulta es menor. Como fichas de matricula de estudiantes retirados o graduados, resoluciones de secretaria de educación

Archivo inactivo:

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