Administracion del efectivo

ADMINISTRACION DE EFECTIVO

La administración del efectivo es de principal importancia en cualquier negocio, porque es el medio para obtener mercancías y servicios. Se requiere una cuidadosa contabilización de las operaciones con efectivo debido a que este rubro puede ser rápidamente invertido. La administración del efectivo generalmente se centra alrededor de dos áreas: el presupuesto de efectivo y el control interno de contabilidad.

El control de contabilidad es necesario para dar una base a la función de planeación y además con el fin de asegurarse que el efectivo se utiliza para propósitos propios de la empresa y no desperdiciados, mal invertidos o hurtados.

La administración es responsable del control interno es decir de la y protección de todos los activos de la empresa.

El efectivo es el activo más líquido de un negocio. Se necesita un sistema de control interno adecuado para prevenir robos y evitar que los empleados utilicen el dinero de la compañía para uso personal.

Los propósitos de los mecanismos de control interno en las empresas son los siguientes:

• Salvaguardar los recursos contra desperdicio, fraudes e insuficiencias.

• Promover la contabilización adecuada de los datos.

• Alentar y medir el cumplimiento de las políticas de la empresa.

• Juzgar la eficiencia de las operaciones en todas las divisiones de la empresa.

La administración del efectivo es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Ya que son los activos más liquido de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia". Dado que los otros activos circulantes (cuentas por cobrar e inventarios) se convertirán finalmente en efectivo mediante la cobranza y las ventas, el dinero efectivo es el común denominador al que pueden reducirse todos los activos líquidos.

La administración eficiente del efectivo es de gran importancia para el éxito de cualquier compañía. Se debe tener cuidado de garantizar que se disponga de efectivo suficiente para pagar el pasivo circulante y al mismo tiempo evitar que haya saldos excesivos en las cuentas de cheques.

El efectivo se define a menudo como "un activo que no genera utilidades". Es necesario para pagar la mano de obra y la materia prima, para comprar activos fijos, para pagar los impuestos, los dividendos, etc.

1.1 Razones para mantener el efectivo

Las empresas mantienen efectivo por las siguientes razones fundamentales:

1. Transacciones

2. Compensación a los bancos por el suministro de préstamos y servicios.

3. Precaución

4. Especulación

Cuando se administra en forma eficiente la inversión en activos circulantes específicos, puede contribuirse al objetivo global de la empresa. Keynes ha identificado tres motivos que implican efectivo: el motivo transacción, el motivo precaución y el motivo especulación (The General Theory of Employment, Interest, and Money, de John Maynard Keynes, New York; Harcourt, 1936, 170 – 174).

El primero es la necesidad de efectivo para hacer frente a los pagos que se presentan en el curso normal de los negocios– pagos por compras, mano de obra y dividendos.

El segundo se relaciona con mantener un colchón o amortiguador para hacer frente a eventualidades inesperadas. Cuanto más proyectables sean los flujos de efectivo del negocio, menores cantidades por precaución se necesitaran. La posibilidad de obtener préstamos de inmediato para afrontar este tipo de egresos de efectivo también reduce la necesidad de este tipo de recursos. Es importante señalar que no todos los recursos para transacciones de la organización y las cantidades por precaución tienen que mantenerse en efectivo; es obvio que una parte puede conservarse en valores realizables (activos que casi representan dinero)

El motivo especulación se relaciona con mantener efectivo a fin de aprovechar los cambios estimados en los precios de los valores. Cuando se espera que las tasas de interés aumenten y que disminuyan los precios de los valores, este motivo sugiere que la organización debe conservar efectivo hasta que se termine el incremento en las tasas de interés.

Cuando se espera que las tasas de interés desciendan, el efectivo se puede invertir en valores; la organización se beneficiará con cualquier descenso futuro en las tasas de interés y aumentos en los precios de los valores, aunque la mayor parte no mantiene efectivo a fin de aprovecharse de los cambios esperados en las tasas de interés. Por lo tanto este desarrollo de materia se centrara en los motivos de transacción y precaución de la organización, conservando estas cantidades en efectivo y en valores realizables.

2- PRINCIPIOS BÁSICOS PARA LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

Existen cuatro principios básicos cuya aplicación en la práctica conducen a una administración correcta del flujo de efectivo en una empresa determinada, Estos principios están orientados a lograr un equilibrio entre los flujos positivos ( entradas de dinero) y los flujos negativos (salidas de dinero) de tal manera que la empresa pueda, conscientemente, influir sobre ellos para lograr el máximo provecho.

Los dos primeros principios se refieren a las entradas de dinero y los otros dos a las erogaciones de dinero.

Primer principio: "Siempre que sea posible se deben incrementar las entradas de efectivo"

Ejemplo:

• Incrementar el volumen de ventas.

• Incrementar el precio de ventas.

• Mejorar la mezcla de ventas (Impulsando las de mayor margen de contribución).

• Eliminar descuentos.

Segundo principio: "Siempre que sea posible se deben acelerar las entradas de efectivo"

Ejemplo:

• Incrementar las ventas al contado.

• Pedir anticipos a clientes.

• Reducir plazos de crédito.

Tercer principio: "Siempre que sea posible se deben disminuir las salidas de dinero"

Ejemplo:

• Negociar mejores condiciones (reducción de precios con los proveedores).

• Reducir desperdicios en la producción y demás actividades de la empresa.

• Hacer bien las cosas desde la primera vez ( Disminuir los costos de no Tener Calidad)

Cuarto principio: "Siempre que sea posible se deben demorar las salidas de dinero"

Ejemplo:

• Negociar con los proveedores los mayores plazos posibles.

• Adquirir los inventarios y otros activos en el momento más próximo a cuando se van a necesitar

Hay que hacer notar que la aplicación de un principio puede contradecir a otro, por ejemplo: Si se vende sólo al contado (cancelando ventas a crédito) se logra acelerar las entradas de dinero, pero se corre el riesgo de que disminuya el volumen de venta. Como se puede ver, existe un conflicto entre la aplicación del segundo principio con el primero.

En estos casos y otros semejantes, hay que evaluar no sólo el efecto directo de la aplicación de un principio, sino también las consecuencias adicionales que pueden incidir sobre el flujo del efectivo.

3- IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DE EFECTIVO

La administración del efectivo y los valores negociables es una de las áreas más importantes de la administración del capital de trabajo. Como ambos son los activos más líquidos de la empresa, pueden constituir a la larga la capacidad de pagar las cuentas en el momento de su vencimiento. En forma colateral, estos activos líquidos pueden funcionar también como una reserva de fondos para cubrir los desembolsos inesperados, reduciendo así el riesgo de una "crisis de solvencia".

4- DEMANDA DE EFECTIVO

La gente quiere tener una parte de su dinero en efectivo (demanda de dinero) por diversos motivos, entre los que destacan:

Para poder realizar transacciones, es decir para poder pagar las compras que realizan.

La cantidad demandada por este motivo depende principalmente del nivel de renta: a mayor renta, mayor consumo y por tanto mayor demanda de dinero (y a menor renta lo contrario).

Demanda como activo financiero, el dinero tiene un valor y el público puede preferir mantener una parte de su riqueza en forma de dinero, especialmente en momentos de incertidumbre.

En lugar de tener el dinero en un banco que puede quebrar, o en acciones que se pueden hundir, en periodos de crisis la gente puede preferir tener el dinero en casa.

La demanda de dinero, por uno u otro motivo, presenta una relación negativa con el tipo de interés:

Si suben los tipos aumenta el costo de oportunidad de tener el dinero líquido y no tenerlo depositado en un banco donde produce intereses. Por ello, la gente tratará de mantener en líquido el mínimo necesario.

Si por el contrario bajan los tipos este costo de oportunidad se reduce, lo que hará que a la gente no le importe mantener en efectivo una mayor proporción de sus ahorros.

Esta relación inversa entre tipos de interés y demanda de dinero se puede representar en una gráfica.

Variaciones en el tipo de interés provocan movimientos a lo largo de la curva.

Mientras que variaciones en el nivel de renta provocan desplazamientos de la curva.

Si aumenta la renta,

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