INVENTARIO DOCUMENTAL

INVENTARIO DOCUMENTAL

El inventario documental es una herramienta de recuperación de la información que detalla de manera precisa y acorde las series o asuntos de un fondo documental. Es decir, que se reconocer la documentación producida.

Dicho proceso es realizado por un servidor público, quien es la persona encargada de la apropiada organización, manejo, conservación y uso de la información de escritos y archivos, con el fin de hacer un control de los documentos en sus diferentes fases.

Pero aquel servidor público que sea vinculado, movido o desvinculado de su cargo, deberá recibir o entregar, según sea el caso, los escritos y archivos adecuadamente relacionados en el inventario, de tal manera que se logre garantizar la persistencia de la gestión pública.

Por otro lado, las entidades públicas acogerán el Formato Único de Inventario Documental – FUID, con su respectivo instructivo, para la conservación y preservación de los escritos y documentos públicos. Pues este formato ayuda a orientar a los archivistas en los métodos para la entrega y recibo de los documentos, así como de las transferencias de éstos.

¿Cuales serian los aspectos positivos que trae la implementación de procesos archivísticos?

Aspectos Positivos

 Mejora el flujo de trabajo en cuanto a tramite

 Facilita infinitamente las consultas de los diferentes tipos documentales

 Fácil ubicación y acceso organizado de los archivos.

¿Qué aspectos considera negativos dentro de la aplicación de procesos archivísticos?

 La falta de recursos para el desarrollo del proceso que a veces no se asignan

 Las condiciones optimas para la conservación de la implementación previa de estos.

 La reacción de algunas personas involucradas en el proceso de implementación ya que desconocen la cobertura y piensan que van interrumpir su labor.

Es importante porque permite desarrollar varios procesos:

 Garantizar la información

 Evitar la acumulación irracional de los documentos.

 Guardar los documentos en las mejores condiciones de conservación.

 ARCHIVO DE GESTION:

Es fundamental ya que en este permanecen o reposan los documentos creados en los procesos de gestión administrativa y también depende de la reglamentación interna de las TRD.

 ARCHIVO CENTRAL:

Es fundamental ya que en este permanecen o se transfieren los documentos del archivo de gestión para su consulta no tan habitual; para trasladarlos al archivo histórico es necesario emplear la disposición final y procedimientos previstos en la TRD

 ARCHIVO HISTORICO O PERMANENTE

Es necesario ya que se transfieren los documentos del archivo central o del archivo de gestión en donde se deben conservar de manera permanente según el grado de valor que estos tengan.

 Limpieza de los documentos

 Eliminación de material metálico

 Identificación de material afectada por deterioro

 Revisión y foliación

...