Importancia Del Archivo

Los archivos de una empresa, son muy importantes ya que representan su memoria, sin ellos sería imposible poder rescatar hechos pasados que servirían para corroborar situaciones o hechos que se hallan realizado en el giro ordinario de sus actividades económicas. Además permiten uniformidad en el manejo de la información de cualquier empresa, lo que permitirá la localización rápida de cualquier clase de documentos.

Un sistema de archivo es debe cumplir tres funciones básicas:

Reunir de forma ordenada todos los archivos y documentos que circulan en el negocio.

Guardar de manera ordenada el material reunido.

Poder sacar los documentos o archivos rápidamente cuando sea necesario.

Un sistema de archivo puede hacerse por departamentos o estar centralizado. La ventaja del archivo centralizado, es que es de mayor eficacia (responsabilidad de una sola persona) y la ventaja del archivo por departamento es que la secretaria se familiarizará tanto con el sistema que podrá guardar y sacar los papeles con mayor velocidad.

Los archivos pueden ser:

ACTIVO: Conformado por los documentos del año en curso, los documentos que se encuentran pendientes de respuesta o solución y los documentos de años anteriores que se encuentren pendientes de consulta o solución.

Semiactivo:

Formado por los documentos no activos de más de un año que son materia de consulta aunque no frecuente.

Archivo pasivo

Esta formado por los documentos activos cuya consulta eventual permite que se encuentre en ambiente diferente al archivo activo y que mantiene su valor documental, informativo o histórico que por su importancia puede tener empleo en lo administrativo

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