Respuesta solicitud verbal digitalización de carpetas propietarios y ex propietarios

PARA: Presidencia

Jaime Hernández

DE: ARCHIVO CENTRAL

Andrés Ladino

FECHA: Octubre 25 del 2013

ASUNTO: Respuesta solicitud verbal digitalización de carpetas propietarios y ex propietarios

Apreciado señor

De acuerdo a su solicitud verbal de digitalización de carpetas de propietarios y ex propietarios de la corporacion se realizó la prueba con la carpeta de la señora Jiménez Moreno Ana Cristina (255 folios), para poder digitalizar hay que realizar varios procesos anteriores como:

- Organización cronológica (tipo libro, eliminación de copias)

- Retirar material abrasivo (ganchos, clips, notas adhesivas, cortar hojas deterioradas para evitar atascarse en el escáner al momento de digitalizar)

- Perforar a tamaño oficio para posterior de la digitalización legajar en gancho plástico y en su respectiva carpeta de dos caras de yute

- Alinear a 7 a 10 folios para digitalizar y empezar el proceso

ACCION TIEMPO

Organización cronológica 20 minutos

Retirar material abrasivo 25 minutos

Digitalizar 35 minutos

Los datos anteriores corresponden a la prueba realizada con la carpeta Jiménez Moreno Ana Cristina (255 folios) a 240 ppp a una sola cara ya que el escáner solo permite por una cara y a color. Quedando un archivo en formato .pdf con un peso de 55.5mb

Por qué se deben realizar el proceso de retirar material abrasivo y cortar las hojas deterioradas para evitar que se dificulte y se atasquen los documentos en el escáner y que queden en mal estado las imágenes ver (folio 147 ejemplo del .pdf)

Dialogado con el departamento de tecnología me informan que se puede guardar las imágenes de las carpetas de propietarios y ex propietarios al igual le comento que cada vez que llegue un documento de cada carpeta esta debe abrirse el documento e ingresarse en la última página cronológicamente

Cordialmente,

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