Revolucion Francesa

gestion docuemntal

Importancia de los archivos: Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antacedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyenuna herramienta indispensable para la gestion administrativa, economica, política y cultural del estado y la administracion de justicia; son testimonios de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones.

Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.

Modernización. El estado propugnarapor el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de informacion, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos.

Titulo IV

Administracion de Archivos:

Articulo 12: Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la adminitracion de sus archivos.

Articulo 15: Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conformes a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.

Articulo 19: Soporte Documental. Las entidades del estado podran incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electronico, informático, ópticoo telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:

1. Organizacion Archivistica de los Documentos.

2. Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, asi como el funcionamiento razonables del sistema.

PARÁGRAFO 1: Los documentos reproducidos por los citados medios, gozaran de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan con los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.

PARÁGRAFO 2: Los documentos originales que posean valores históricos no podran ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.

Titulo V

Gestión de Documentos

Articulo 21: Programas de Gestión Documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberan observarse los principios y procesos archivísticos.

PARÁGRAFO: Los documentos emitidos por los citados medios gozaran de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.

Articulo 24: Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental

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