Administracion Ducumental

Solución

1. Consulta otras fuentes bibliográficas (Internet, libro, documentos del área) y amplia el concepto de administración documental.

R/ la administración documental se considera un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, efectivo y racional manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, clasificación, ordenación, descripción, Utilización y conservación.

En muchas empresas la gestión documental es una de las actividades que más recursos consume. Y en muchas otras, agilizando estas operaciones, tendríamos más potencial de trabajo.

En una empresa, día a día se hacen pequeñas mejoras, para tener toda la información lo más accesibles posible. En los momentos más intensos del trabajo, es muy importante encontrar la documentación fácilmente y con rapidez.

Carros con carpetas, bandejas, archivadores y espacios reservados para documentación en tránsito entran en juego y poco a poco se van puliendo procesos y creando procedimientos para trabajar lo más eficaz y eficientemente posible.

Pero este concepto como tal es parte importante en el desarrollo de una entidad, ya que si miramos tiempos pasados los archivos de la misma no tenían un orden especifico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada, detalle que podía hacerlo tardar horas buscado la misma.

Hoy en día podemos ver que con esta moderna actividad de archivística le damos más importancia a los documentos, interpretación, manejo y aprovechamiento de los mismos.

2. A partir de la consulta:

-A Establecer los objetivos que debe perseguir la administración documental.

- B Identifica en tu puesto de trabajo las funciones que realizas y has una Breve descripción de cada una de ellas a partir del tema “Funciones de la administración documental.

R/ A El principal objetivo de la Administración Documental es facilitar la búsqueda dé un documento y su conservación reduciendo costos y espacio.

-Proporcionar la información a los usuarios en el tiempo y la forma oportuna, si no se hace, perderá valor como instrumento a hora de la toma de decisiones.

-Utilizar un leguaje concreto y específico pues esto permitirá una rápida interpretación de la información.

- Relacionar los criterios técnicos, es decir, estos deben ser semejantes en las unidades de procesamiento, ya sea para la registración, cifras o códigos que se van a utilizar.

-Proporcionar información específica y adecuada de los documentos que se requieren, esta debe ser distribuida en cantidad y calidad.

- Garantizar en forma permanente la conservación de los documentos que se archivan.

- Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

- Asegurar y facilitar el acceso a los documentos, lo que implica recuperar los documentos verídicos y fiables entre las múltiples copias y versiones que pueden existir.

- Garantizar el mantenimiento de los criterios de organización de los mismos.

- Salvaguardar y preservar la evidencia de las actividades, conocimientos y transacciones de la empresa.

-Establecer una política racional de conservación y destrucción de documentos en función de las necesidades informativas de la empresa.

R/ B teniendo en cuenta que no laboro actualmente me he documentado y e recopilado información atreves de alguien cercano a mí, que labora y que se desempeña el cargo de auxiliar de tesorería

-Recibir y contestar llamadas a los diferentes proveedores.

- elaborar documentos contables como: comprobantes de contabilidad, donde figuran los pagos que se hacen con sus respectivos suportes y firmas.

- archivar futuras.

- elaboración de consignaciones

- envió de fax

- revisar facturas

- programación de pagos a proveedores

3 Organizar en orden alfabético los términos archivísticos, que aparecen en el tema vocabulario archivístico.

- Establecer los objetivos que debe perseguir la administración documental.

Vocabulario

1 administración documental

2 archivo

...