Administración por objetivos. La empresa es el campo donde se lleva a cabo la administración

Administración por objetivos

Introducción

En el libro Administración por objetivos, se describen cada uno de los tipos de objetivos que existen, que se van fijando a trabas de todos la organización hasta hacerlos específicos para cada sección o departamento hasta los objetivos personales para cada uno de los elementos de la empresa. La definición de los objetivos es de vital importancia para su implicación en el logro de los resultados.

Contenido

La administración de objetivos.

La administración, es “la técnica que busca obtener resultados de máxima eficiencia, por medio de la coordinación de las personas, cosas y sistemas que forman una empresa”. Posee diferentes características, como son:

1. La empresa es el campo donde se lleva a cabo la administración, y esta se trata de unidad económica que deber producir algo.
2. La administración busca siempre un fin eminentemente práctico: obtener resultados.
3. Máxima eficiencia, que es la mejor utilización y aprovechamiento posible de todos los elementos con los que se produce una empresa. La eficiencia es sinónimo de rendimientos o productividad.
4. La función básica administrativa es la coordinación.

• Etapas para todo sistema de administración.

Existen dos aspectos fundamentales en la administración: la mecánica administrativa y la dinámica administrativa. La primera se refiere a investigar, analizar y determinar cómo debe ser y como debe operar una empresa. La segunda, toca el cómo se manejarán, o se manejan de hechos, esas relaciones, en forma tal que produzcan y pongan en  acción , eficazmente, los planes, programas y estructuras estudiados y previstos en primera parte.

• Mecánica administrativa en la administración por resultados.

1. Previsión, que se refiere a todos aquello que tiene que fijarse hasta determinar lo que se puede hacer. Se consideran tres aspectos: los objetivos, las investigaciones y las alternativas.
2. Planeación, se determina la formulación de programas, presupuestos, procedimientos y políticas.
3. Organización, se divide en tres campos:

• La determinación y división de funciones.
• La fijación de niveles jerárquicos.
• Análisis de puestos.

Existen elementos de dinámica administrativas, en los cuales se encuentran:

1. Integración, esta comprende de los aspectos básicos:

• El reclutamiento y selección del personal adecuado.
• La introducción del personal.
• El desarrollo, que incluye el adiestramiento práctico, la capacitación teórica y la formación.

1. Dirección, en la cual se encuentra la autoridad y la fuerza motivadora. En la cual la autoridad es el verdadero pilar de la administración de resultados. Por otro lado, la delegación, consisten en hacer partícipes a otros de la autoridad, sin perder la responsabilidad correspondiente. En cuanto a la comunicación, debe ser tanto vertical como horizontal en cualquier momento.
2. Control, este se realiza en tres etapas:

• Fijación y establecimiento.
• Operación.
• Interpretación de resultados.

Objetivos y resultados.

Los objetivos son los fines que se proponen y estos se pretenden obtener en toda operación o actividad. Existen dos maneras de tender al logro de resultados. La primera se concentra el esfuerzo y previsión, en fijar con toda exactitud lo que se desea y que características se piensa alcanzar. La segunda se fija los objetivos, fijándose en las cualidades de las personas y las funciones que deben de desarrollar y los sistemas que se deben emplear.

•  Clasificación de objetivos.

1. Objetivos individuales y colectivos:

• Individuales, son los fines que persigue cada persona física.
• Colectivos, es aquel que persiguen varias personas físicas.

1. Objetivos particulares y generales:

• Particulares, son aquellos que forman parte de otros objetivos más amplio.
• Generales, son aquellos que comprenden dentro de sí mismos el logro de varios objetivos particulares.

1. Objetivos subordinados y básicos:

• Subordinados: son aquellos que son meros de medios para alcanzar los objetivos básicos o principales.
• Básicos, son aquellos se detiene la intención de las persona o institución. Además son mediatos y dependen de que se hayan obtenido ya los objetivos secundarios o subordinados.

1. A corto y largo plazo:

• Corto plazo, son aquellos objetivos que se establecen a un año o menos.
• Largo plazo, son aquellos objetivos que se establecen a más de un año.

• Principios de los objetivos:

1. Precisión, los objetivos deben fijarse de modo que puedan ser entendidos por cualquiera. Deben fijarse los objetivos, siempre que se posible, cuantitativamente (por número o por dinero).
2. Cuantificación indirecta, hay muchos elementos que son imposibles de cuantificar de forma directa, para ello conviene usar los medios de cuantificación indirecta (por efectos, por causas, por programa).
3. Fijación cualitativa, esta fijación presupone, que no es posible en forma real realizar una fijación cuantitativa, para lo cual existe métodos como son: se rodea al objetivo de varios ejemplos, criterios y detalles, y en caso de que no se hayan logrados, refleja la carencia de estos o de la mayor parte de estos; se establece ciertas bases para precisar si el objetivo se alcanzó o no.
4. Flexibilidad, en los objetivos es un avance, para poder dar prescion a los planes y objetivos, sin perjuicio de su flexibilidad, suele seguirse sistemas como el establecimiento de máximos y mínimos, así como un sistema de establecimientos de planes substitutivos.
5. Participación, para la fijación de objetivos y en la determinación de resultados, deben participar todos los jefes, mientras que los subordinadnos deben colaborar para ese logro.
6. Realismo, los objetivos debe ser de tal naturaleza, que sean posibles de alcanzar y al mismo tiempo que estimule a alcanzarlos o superarlos.
7. Objetividad, para poder fijar con eficacia los objetivos, se tiene que realizar sobre bases con fundamente en la realidad y con apoyo de un análisis basado en hechos.

• Algunas reglas sobre los objetivos:

• Negativas: no debe confundir el objetivo con alguno de sus síntomas y no debe confundir los objetivos con uno de los medios de alcanzarlo.
• Positivas: Los objetivos deben fijarse por escrito, con presione y en forma completa respondiendo las preguntas ¿Qué, Cómo, Quién, Por qué, Dónde, Cuándo?

Proceso de la administración por resultados.

• Análisis de soportes básicos.

• La participación es necesarias para que los jefes y sus subordinados inmediatos fijen las metas que en cada campo han de lograse en un periodo determinado.
• La cuantificación máxima posible, una mayor precisión al fijar objetivos o resultados que se pretenden alcanzar.

• Etapas.

• Se buscan, se investigan, se discuten y se fijan los resultados, con las correcciones necesarias hasta dejarlos perfectamente precisados.
• Los objetivos se van revisando dentro de su logra, observando si deber reducirse, agregarse, conservas o mejorar hasta el final del periodo.

• Etapas del logro de resultados.

1. Iniciación, con lo anterior se ha terminado.
2. Mejoramiento de la comunicación, esta e s la base del éxito.
3. Mediciones periódicas, para analizar si se están obteniendo los resultados perseguidos.
4. Acciones correctivas, para ellos pueden existir 3 situaciones distintas:

1. Las metas se han alcanzado exactamente como se había visto.
2. Las metas no se han alcanzado como se esperaba, pero se puede encontrar una acción correctiva.
3. Puede suceder que no se pudo prever, alguna de las metas fijados no han podido alcanzarse aun y que inclusive admitir que no puede lograr.
4. Se puede dar que las metas fijadas se superar, para una elevación de metas.

• Revisión final y reiniciación.

• Comparación al final del periodo, se comparar las metas iniciales, con los resultados obtenidos.
• Reiniciación, como se comprende, lo obtenidos al final servirá para volver a iniciar el siguiente periodo:

1. Ampliar o mejorar lo que para ese periodo se había fijado.
2. Cambio de metas
3. Conveniencia de mantener o elevar metas
4. No se pudieron alcanzar metas.

Participación de jefes inferiores.

De acuerdo al principio de que “la autoridad se delega, mientras que la responsabilidad solo se comparte”. En la administración por resultados, se busca que la autoridad se siga ejerciendo en forma descendente y la responsabilidad se de en la ascendente, dentro de cada nivel haya una participación para fijar metas, una especie de “balanceamiento”.

• Características del autoritarismo

1. Se pretende fundar de la autoridad, más en el poder físico, económico o social, más que en poder moral o la necesidad de mandar algo.
2. Puede fundarse meramente en el poder nunca da razones, o rara vez admite que deban darse o aun, que convenga darlas.
3. Considera que la intervención del inferior en la fijación de objetivos, de metas y de funciones, no es solo innecesario, ya que el jefe superior lo sabe todos, y a él es a quien corresponde señalarlos.
4. No admite siquiera sugerencia de cómo hacer las cosas.
5. No admite quejas, al menos en la practica
6. No admite ser juzgado en ningún caso porque le hace perece esa autoridad o al menos lo debilita.

• Intereses individuales y empresariales.

1. Las personas que entran a trabajar en una empresa, cualquiera que sea el nivel, tienen fines personales que no están dispuestas a subordinar en forma absoluta y total a una empresa.
2. La forma como se liga una persona a las obligaciones que la empresa le va a encargar, es a través de un contrato de trabajo.
3. Es necesario hacer notar que en toda empresa o existe una oposición irreductible y total, pero da una oposición parcial de los intereses de las diversas partes.
4. Los jefes intermedios son en realidad trabajadores, aunque representen a la empresa.

• Breve análisis de la motivación.

Existen 4 clases de motivos:

1. Orgánicos, son de mayor urgencia para vivir y subsistir.
2. Seguridad, protección contra los riesgos en el trabajo, protección contra pérdidas por incendio y muerte, la protección principal de conservar el puesto, o recibir un trato adecuado.
3. Orden social, en lo que pueden encontrarse tantos y tantas realizaciones que el hombre busca en la sociedad.
4. Realización, cada quien tiene un idea de realización.

• Pilares de la administración por resultados.

1. En la fijación de todas las metas debe intervenir la persona a quien se va a encomendar logarlas.
2.  Más que pensar en objetivos, se fijan resultados. Así pues, al cabo de cada periodo se establece que se logró y que no y se verá quien fue el responsable, así como como las causas para no lograrlo.

Ayudas para la fijación de objetivos.

• Lanzamiento del programa.

Un primer problema que se plantea es saber cuáles son las normas que pueden ayudar para iniciar convencer, lanzar y organizar en un empresa un programe resultados. Otra cuestión que debe tomarse en cuenta es a quién encomendar esta función, tal como lo es al departamento de personal o al director del personal.

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