ABASTECIMIENTO DE BODEGA Y COMPRA DE MATERIALES

1. DEFINICIONES

Repuestos: Pieza de un mecanismo o aparato que puede sustituirse en caso de necesidad por avería, perdida, etc.

Herramientas: Conjunto de instrumentos que se utilizan para desempeñar un oficio o un trabajo determinado.

Reabastecimiento: es el proceso en el que los repuestos almacenados en la bodega se abastecen periódicamente hasta completar su capacidad con stock de reserva.

Repuestos de estructura: piezas que son utilizadas para la reparación de la estructura externa e interna del contenedor. Los repuestos principales son:

• Drain plug (grandes, pequeños)
• Remaches
• Bisagras
• Sikaflex
• Tornillos
• Brocas

Repuestos de máquina: piezas que son utilizadas para la reparación de la máquina del contenedor. Los repuestos principales son:

• Compresor
• Coil condenser
• Micro
• Panel eléctrico
• Refrigerante
• Cable
• Plug
• Filtro
• Amarras
• Uniones de U o de ojo

1. POLITICAS

• La bodega de repuestos debe permanecer cerrada y solo el Asistente de Digitación tendrá las llaves de acceso.
• Para el turno de la noche, el Asistente de Digitación debe entregar las llaves al Encargado del Turno donde debe llevar el control de los repuestos entregados.
• Ningún repuesto de maquina puede ser retirado de la bodega sin la requisición y EOR – Hoja de aprobación de la naviera.
• Las facturas por la compra de los repuestos no deben ser partidas, deben reflejar el valor total de la compra.
• El Asistente de Digitación es el responsable de planificar, dirigir y/o realizar la toma física de los inventarios de la Bodega de Repuestos del Centro Logístico San José.
• Durante la toma física de inventario se debe realizar doble conteo por dos diferentes personas. En caso de existir diferencias, se contará por tercera vez por una tercera persona junto con las dos que contaron anteriormente, de existir diferencias nuevamente, el Contador debe realizar el ultimo conteo.

1. RESPONSABILIDADES Y DESARROLLO

1. REABASTECIMIENTO DE BODEGA

1. Los días viernes, el Asistente de Digitación debe comparar la cantidad de repuestos detallados en el Sistema SAP con lo que se encuentra físicamente en la bodega de repuestos y revisar las asignaciones recibidas por parte de las navieras para determinar la cantidad de repuestos que se usarán en el transcurso de la siguiente semana.

1. Las condiciones para el reabastecimiento son:

• Si son repuestos de estructura y el stock es menor al 50% de lo que se utilizará en reparaciones en el transcurso de la siguiente semana, el responsable de bodega debe continuar numeral 3.2.
• Si son repuestos de máquina y la reparación fue aprobada por la naviera, el responsable de bodega debe continuar numeral 3.2.
• Si es refrigerante, cable, plug, filtro, amarras, uniones de U o de ojo y el stock es menor al 50% de lo que se utilizará en reparaciones en el transcurso de la siguiente semana, el responsable de bodega continuar numeral 3.2.

1. COMPRA DE REPUESTOS

1. El Asistente de Digitación debe solicitar cotización a 3 proveedores de repuestos para analizar precio, crédito y tiempo de entrega.

1. Los proveedores de repuestos deben enviar por correo electrónico la cotización solicitada.

1. En función del valor de la compra, el Asistente de Digitación debe enviar las cotizaciones para análisis y aprobación del Gerente Operativo o Gerente General. Los criterios de aprobación serán en función del valor de la compra:

Junto a las cotizaciones se debe detallar:

• Cantidad
• Descripción
• Precio unitario
• Precio total  

1. Una vez aprobada la compra, el Asistente de Digitación debe elaborar las órdenes de compra y detallar la siguiente información:

1. Nombre del proveedor
2. Serie
3. Fecha de contabilización (Fecha de creación de la orden de compra)
4. Fecha de entrega de los materiales
5. Fecha de documento (Fecha de la semana bananera)
6. Código de los materiales a requerir
7. Cantidad de materiales
8. Comentarios (Se ingresa la fecha de la semana bananera)

1. El Gerente de Operaciones / Gerente General (Según el monto de la compra) debe ingresar al SAP y aprobar las órdenes de compra.

1. RECEPCIÓN DE REPUESTOS

1. Durante la recepción de los repuestos, el Asistente de Digitación debe revisar que el pedido sea entregado en su totalidad y que los materiales cumplan con las especificaciones técnicas detalladas en la órdenes de compra.

1. El Asistente de Digitación y el proveedor deben firmar la orden de compra. Una copia se quedará en archivo en el CLSJ.

1. Cuando el repuesto no cumple con las especificaciones, este no se recibe y se solicita el cambio a la brevedad.  

1. El Asistente de Digitación debe realizar el ingreso de mercancías al sistema SAP donde se detalla:

• Nombre del proveedor
• Fecha de factura
• Numero de factura
• Número de articulo
• Detalle de articulo
• Cantidad
• Precio unitario
• Verifica que cuadre con la factura

1. El Asistente de Digitación debe solicitar al Gerente Operativo que firme la factura para que esta sea entregada a contabilidad y se efectué el pago.

1. SOLICITUD DE REPUESTOS A BODEGA

1. Para solicitar el repuesto, el Técnico debe llenar la “Requisición” detallando:

• Naviera
• Fecha
• Hora
• Número de contenedor
• Nombre del repuesto
• Número de parte
• cantidad

y entregarla firmada (Firma del Jefe Superior y Solicitante) al Asistente de Digitación

Cuando es un repuestos de máquina debe adjuntar el EOR (Hoja de aprobación de la naviera).

1. De requerir los químicos para el proceso de lavado de contenedor, se entregará 1.5 litros de químico por lavado.

1. De requerir un repuesto de máquina, el solicitante debe entregar el repuesto a reemplazar al Asistente de Digitación.

1. El Asistente de Digitación debe colocar un sticker que detalle el número de contenedor que se remplazará y colocar el repuesto remplazado en la zona de almacenamiento temporal hasta que gestione con un proveedor autorizado el retiro.

1. En caso de que el contenedor llego al CLSJ sin el repuesto que pide el técnico, debe notificar al Asistente de Digitación para que este detalle en la página de la naviera y quede registrado en el EOR - Hoja de reparación de la naviera.

1. ALMACENAMIENTO

1. Para el almacenamiento de los materiales en la bodega de repuestos se debe considerar lo siguiente:

• Los materiales de mayor rotación estarán ubicados en lugares accesibles, en grupos homogéneos de fácil alcance; y los de lenta rotación en sitios que no obstaculicen el acceso a los de rápida rotación.
• El acomodamiento consideran la fragilidad del artículo, procurando ubicar a la mano los de mayor tiempo de almacenaje, para que se cumpla con el principio general de almacenamiento: Sistema FIFO. 
• Se debe garantizar la libre movilidad al Asistente de Digitación o delegado y procurar el espacio apropiado para la recepción, despacho.
• Todos los materiales tienen un espacio de ubicación en los racks, de acuerdo con su volumen, tamaño, peso. (Anexo 1. Gráfico de distribución del área física de la bodega)

1. TOMA DE INVENTARIO

1. De acuerdo con lo establecido en el cronograma de inventario anual, el Asistente de Digitación en conjunto con el Contador y delegados deben realizar el levantamiento de inventario parcial o integral de la bodega de repuestos del Centro Logístico San José.

1. Si la toma de inventario va a ser parcial, al final del semestre se deberá cubrir el total de los ítems del inventario.

1. Durante el Conteo Físico el Asistente de Digitación debe asegurar que se realice doble conteo por dos diferentes personas. De existir diferencias, se contará por tercera vez por una tercera persona junto con las dos que contaron anteriormente. De existir diferencias, el Contador deben realizar el ultimo conteo.

1. Para mayor detalle del proceso de toma de inventario ver procedimiento toma de inventario (PCD-CON-002)

1. SOPORTES

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