Administracion De Compras

APROBACIÓN DE COMPRA

31. El Encargado de Compras deberá elaborar los memorandos y cuadros comparativos para

presentar las solicitudes de compras a los organismos de decisión, según los montos de sus

cotizaciones.

32. La aprobación de compra podrá ser revocada únicamente por la Instancia que aprobó o por

una superior, siempre que dicha decisión cuente con las justificaciones de lugar. En este

sentido, la Subadministración General Administrativa supervisará el cumplimiento de

dichas disposiciones.

33. Si el suplidor ganador no cumple con las condiciones establecidas en la Orden de Compra,

se le cancelará y se adjudicará la compra al segundo ganador, presentando informe sobre

tal situación a la instancia que aprobó en primer término.

ORDEN DE COMPRA

34. El Encargado de Compras llevará registro de los talonarios del formulario “Orden de

Compra, DGA-001”, y los mantendr{ bajo custodia. Una vez el organismo decisorio o

funcionario competente, autorice la compra, entregará el formulario en blanco, al

Representante de Compras.

35. El Representante de Compras, completará el formulario “Orden de Compra” DGA-119, e

ingresará en registro control, en atención a orden secuencial numérico, sin excluir detalles,

especificando con claridad la descripción del material, mobiliario o equipo a ser adquirido,

y las indicaciones del lugar de recepción y condiciones de pago. El Encargado de Compras

será el responsable de velar en todo momento, por el cumplimiento de lo antes descrito

para los fines de seguimiento.

36. El Encargado de Compras es el responsable de entregar diariamente al Gerente de

Compras, un reporte de las órdenes de compras emitidas y canceladas, para fines de

monitoreo y al Oficial Control de Compras para fines de archivo y control en cronológico

del área.

37. El Director de Compras verificará que la Orden de Compra, DGA-119, esté debidamente

firmada, previo a su entrega al Oficial Control de Compras para su distribución.

38. Las Órdenes de Compras, deben firmarlas el Director y el Gerente de Compras,

conjuntamente. En ausencia de uno de estos funcionarios, firmará el Encargado de

Compras, en sustitución del funcionario ausente.

39. Completada y firmada la Orden de Compra, DGA-119, el Oficial Control de Compras

ingresará en Registro Control el estatus de firmada, y entregará al Auxiliar Control de

Compras para su distribución, como se detalla a continuación:

a) Original: Suplidor.

b) Primera copia: Expediente Suplidor como acuse de recibo, junto a copia de los

documentos que sustentan la compra.

c) Segunda copia: Gerencia de Almacén y Suministro, junto a documentos originales

que sustentan la compra, a fin de diligenciar la recepción conforme de los

materiales, piezas, mobiliario y equipos adquiridos, la elaboración de entradas

contables y el consecuente trámite de pago y producción de registros contables, vía

la Gerencia Control Cuentas por Pagar.

d) Tercera copia: Gerencia Control Cuentas por Pagar, Dirección General

Administrativa, a fin de conformar expediente y producción de registros oportunos.

e) Cuarta copia: a archivo cronológico, a fin de controlar la secuencia numérica de las

órdenes emitidas. Esto así, con el objetivo de facilitar cualquier labor de

investigación

40. Las órdenes de compras canceladas deberán archivarse en original con todas sus copias,

con sello de “CANCELADO”, especificando la causa de la cancelación, fecha e inicial del

Ejecutivo que la autorizó, la cual se archivará en el expediente de órdenes del mes o

cronológico.

41. El Oficial Control de Compras será el responsable de supervisar la correcta distribución de

las órdenes de compras.

42. El Oficial Control de Compras dará seguimiento continuo a la recepción conforme y

oportuna

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