Administración De Procesos Administrativos

1. Un análisis de estos problemas y proponga una solución considerando las características de la información, esto con el objeto de evitar errores en la toma de decisiones en el departamento de ventas. (2 pts.).

Al contemplar estos errores podemos concluir fácilmente que se carece de una comunicación asertiva, y de un proceso de información apropiado, desde la recolección de la misma hasta la comunicación interna.

Para eliminar un orden inadecuado y códigos de productos erróneos que generan cálculos inexactos, primeramente propondría implementar un sistema de procesamiento de transacciones, para un mejor manejo del inventario y el cálculo de los productos, seguido de la generación de información integra, que no carezca de ningún aspecto que sea relevante, datos exactos que permitan asertividad en la producción y venta de los productos y que a la vez sea oportuna, disponible en el momento justo.

Implementar paralelamente, sistemas de seguridad para la protección de los datos almacenados y generados, para lo cual se asignaría un número limitado de usuarios a personal calificado. Esto para evitar cualquier fraude o negligencia.

Para el manejo de la información de los cliente se debe saber generar, buscar y evaluar la información de los mismos, y acá es donde se combina el recurso tecnológico y humano, por medio de la implementación de un software para la administración de las relaciones con los clientes (CRM), se podrá gestionar de forma ágil y oportuna la relación con los clientes, las ventas y el marketing de la compañía. De esta manera el talento humano, registra la información, la documenta y almacena, para posteriormente organizarla, interpretarla, y transformarla en conocimiento, que finalmente se transmite por medio de una comunicación concisa y confidencial a la organización o áreas pertinentes. Hecho esto se podrán establecer métricas que permitan una previsión de ventas exacta e integra.

2. Proponga una forma de cómo proteger la información en el departamento de ventas. (1 pto.).

La seguridad va desde el control de las personas que ingresan al edificio de la organización, control de acceso al sistema tanto dentro de la organización como desde fuera en forma remota. La administración de claves, asignar tipos de permisos y niveles de acceso a la información.

Para la seguridad de la información dentro de la organización, consideraría oportuno la implementación de un sistema de información CRM en el que se asignen usuarios con permisos específicos a cierto tipo de información, y en donde se registren cada uno de los movimientos y actividades que realice cada usuario. Todo esto en paralelo a contratos de confidencialidad para los individuos que tengan acceso a la información

Para conservar la seguridad de la información en los equipos, propondría la contratación de una póliza de seguros para los equipos y programas que generan y resguardan la información. A la vez manteniendo copias de seguridad de la información en lugares seguros alejados de la información original.

3. Realice un análisis y proponga que tipos de sistemas de información, permitirían mejorar el manejo de la información, comunicación y elevar la productividad del departamento de ventas. (2 pts.)

El orden inadecuado de los datos de los productos, propone la implementación de un sistema de información de “Manipulación de datos” que permita la gestión de hojas electrónicas, estadísticas y bases de datos. Esto para que exista un mejor orden y se puedan obtener cálculos exactos de inventario, logrando así datos más concisos que posteriormente se ingresaran a los sistemas de CRM y TPS.

Sistemas de CRM y TPS, para la seguridad y concentración de la información evitando así que la información se encuentre disponible a cualquier miembro de la organización. Además dichos sistemas proveen de un mejor registro de la información, un mejor procesamiento de los datos y un acceso práctico y eficiente a la misma. Además de ser soluciones de gestión de finanzas, relaciones con clientes y cadena de suministro, que permiten aumentar la productividad y le eficiencia de la organización.

Finalmente propondría la implementación de Sistemas de Comunicación como lo son correos electrónicos internos y sistemas de conferencia para apoyar al logro de las tareas administrativas y a la vez Gestionar el Conocimiento obtenido de los anteriores sistemas de información, para que toda la organización se alinee con la estrategia y los objetivos de la compañía y oriente sus esfuerzos al cumplimiento de las metas.

...