Administración De Tiempo

Cómo administramos nuestro tiempo en la gestión de ventas?

Al formular esta pregunta en sesiones de consultoría de gestión, se reciben diferentes tipos de actitudes y respuestas.

Las que resulten inmediatas y espontáneas, generalmente demuestran que este tema no está ajustado lo suficientemente como para lograr un desempeño altamente productivo, a través de los hechos comprobables posteriormente.

Cuando se cuenta con un buen nivel de vendedores, capacitados en el desarrollo de su actividad como para que puedan lograr los resultados que se esperan de ellos, pocas personas en la estructura se ocupan realmente de analizar lo que ocurre con sus horas y minutos diarios para que ello ocurra.

Esta importante variable que nos gobierna, y hace lo propio con los potenciales clientes de nuestro mercado, no es algo que podamos regular ni almacenar, por lo que sólo nos habilita para administrarla.

De ello surge que para administrarla eficientemente se requiere efectuar un ajuste fino en forma permanente como para que todo el potencial productivo que posee cada uno de los representantes del equipo se traduzca en resultados como los esperados y aún superiores.

Antes de avanzar, resulta muy oportuno destacar que los vendedores exitosos o vendedores estrella de todo equipo de ventas, que se caracterizan por llegar siempre a cumplir o superar sus objetivos mensuales, poseen un propio método de administrar el tiempo de gestión que les resulta muy efectivo para volcar todo su potencial productivo.

Un apropiado diagnóstico

Antes de iniciarlo, es necesario generar una apertura mental al respecto, sin la cual nada de lo que se analice referido al tiempo podrá resultar efectivo.

En cada modalidad y metodología de gestión, existen tres áreas claramente definidas que es conveniente analizar con el fin de establecer el tiempo que actualmente se aplica a diferentes aspectos de la propia actividad:

• La Pre Venta. Toda actividad que represente fortalecimiento personal, capacitación, preparación de materiales, reportes diarios de gestión, planificación de tareas diarias, semanales, mensuales, atención de llamadas telefónicas, responder comunicaciones escritas (e-mail, fax, etc.), y muchas otras actividades más son las que permiten que se arribe cada entrevista diaria en forma oportuna y con total eficiencia.

• La Entrevista. Representa el contacto "cara-a-cara" con cada una de las oportunidades detectadas y calificadas que permiten generar los resultados. Esto puede ocurrir, según los casos, en calidad de "local" o de "visitante" por parte de los vendedores según sea la modalidad de ventas en aplicación.

• La Pos Venta. Luego de la compra, existen otras tareas ineludibles que realiza el vendedor con el fin de asegurar que el cliente que adquirió el producto o servicio, actuando como responsable de su venta con la empresa, solucionando con otros sectores cada inconveniente que no haya resultado satisfactorio. De ello dependerá que pueda volver a comprarle en el futuro y proveer referidos para su venta.

Recurriendo a la propia agenda y a los registros de los reportes de gestión, el objetivo de análisis en esta etapa de diagnóstico radica en volcar en tres columnas correspondientes a dichas etapas de la gestión todo lo que se ha realizado realmente y el tiempo utilizado en cada una de ellas.

Referencias

Cada rubro de actividad de ventas posee sus propios estándares, los que pueden contribuir para efectuar comparaciones válidas como referencia y establecer cuál es el potencial que puede aún mejorarse como para efectuar ajustes que contribuyan al incremento de la productividad que cada representante posee potencialmente.

Al término

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