ADMINISTRACION DEL TIEMPO

1.-Posponer, tu peor enemigo.

No posponer separa a los que tienen éxito de los que nunca lo consiguen.

A todos nos pasa y nos sentimos culpables. Nos juramos que será la última

vez. Pero caemos una y otra vez ante el enemigo invisible de la postergación. El

peor enemigo a la hora de alcanzar tus objetivos es posponer. Es difícil empezar una

tarea larga. Será arduo, y necesitarás la colaboración de otras personas. ¿Miedo a

enfrentarse a situaciones conflictivas?

¿Por qué se pospone tanto? Por lo desagradable que son muchas tareas.

Nos da pereza realizar ese informe mensual, hacer la declaración de la renta, contestar

esa carta, contabilizar nuestros gastos o desplazarnos a ese gimnasio para

castigarnos una hora con ejercicio. Infinidad de personas son maestras en el arte de

posponer, la vida continúa, no pasa nada. Pero es una de las trampas más letales

que existen.

La oportunidad llama muchas veces, pero el postergador nunca contesta.

Carreras enteras se han ido a pique debido a la postergación. Gente brillante que se

paralizaba ante los grandes proyectos y nunca llegaron a nada. Muchos son conscientes

de lo realmente importante pero se autoengañan; el miedo a hacerlo mal y

las posteriores críticas les paralizan, otras veces es el resentimiento subconsciente a

compañeros o jefe lo que les hace posponer indefinidamente. No dejes que te

ocurra lo mismo. Fíjate en algunas mesas, llenas de tazas de café vacías y documentos

por todos los lados. Sus dueños nunca están en su sitio, es su defensa para no

atacar los problemas. Pero posponer cosas sencillas las transforma en complicadas.

Puede que en la raíz de la postergación se encuentra un temor oculto, un

miedo al vacío que sentiremos cuando nos hayamos quitado algo de delante. Nuestro

subconsciente esta cómodo en su actual situación. ¿Qué hay detrás de haber

logrado lo que nos proponemos? Puede que el miedo a lo desconocido pone en

marcha este extraño mecanismo de autodefensa. Pero normalmente la razón es tan

sencilla como el no querer hacer lo que nos aburre y desagrada.

La postergación tiene varios grados. Están los profesionales de la postergación.

Estos nunca terminan nada a su debido tiempo. A última hora se agobian y

como resultado de las prisas la calidad de su trabajo es pésima. Lo dejan todo para

el final y acaban postergando todo. Las tareas importantes y largas ni se las proponen.

Se pasan el día enfrascados en pequeños trabajos que nunca terminan de

hacer bien. Confían en que el trabajo desparecerá, y su único aliciente es evadirse

para descansar (¿Descansar de que?) Se extenúan con el más mínimo esfuerzo y

pregonan a los cuatro vientos lo mucho que sudan.

La mejor manera de combatir a un enemigo es dejándole hacer, a

buen seguro pospondrá las tareas clave y se hundirá sólo.

Este no es tu caso, (sino, no leerías un libro para gestionar tu tiempo). Tu

mayor problema esta en esos trabajos tan grandes. Aquellos en los que tendrás que

dar el do de pecho para sacar adelante. Incluirán tareas desagradables como enfrentarte

a otros para que las cosas se hagan de una determinada manera y en el

plazo estipulado, reprender por un mal trabajo o hacer esa horrible llamada a un

cliente insatisfecho. Casi siempre hay personas por medio. Esta es la causa fundamental

del rechazo que provocan. Nadie quiere tener follones sin más (salvo algunos

políticos).

Pero acuérdate cuando pasaste por el aro. ¿Mereció la pena la recompensa?

Como eliminarla

Todo es empezar. Los que consiguen todo afirman que la parte mas dura es

ponerse a hacerlo, el resto viene rodado. Si partes todo en pequeños trozos y

pones fechas límite, mezclado con algunos premios, lo conseguirás. Empieza por

un plan detallado de tu megaproyecto y descomponlo en pequeñas partes. Luego

calcula la fecha límite. Si las superas, vuelves a poner otra.

Empieza por la parte difícil. Madruga siempre a la misma hora y empieza con

la parte dura. Empieza pronto y ataca la parte dura, no importa el desorden ni el

caos, ya tendrás tiempo de afinarlo todo en otros momentos. El resto del día será

una fiesta sabiendo que te has quitado lo importante. Ponte pequeños premios en el

camino en forma de pausas de café. Dedícate solo a tu megaproyecto, evita la

trampa de hacer pequeñas cosas como llamadas o microgestiones fáciles de hacer

y que tachas a gusto en tu lista de asuntos pendientes. Esas déjalas para última hora,

cuando estés más cansado.

Échale imaginación, si trabajas cómodo tumbado, hazlo así, si la música te

inspira o lo puedes compaginar todo viendo la televisión, no lo dudes. Lo importante

es tu comodidad para rendir. Cambia de sitio o trabaja a deshoras, cualquier

cosa es válida.

Créetelo. No tienes miedo a nada y eres el mejor, (porque lo eres si te enfrentas

a semejante tarea). Solo se trata de demostrarte a ti mismo que puedes con

todo., que esta por encima de la media y te atreves con lo que otros tienen miedo.

Piensa en los beneficios. Esa subida de sueldo, esa casa mejor decorada o esas

nuevas amistades. Cuantas más veces lo imagines mejor, será el combustible para

ponerte en marcha.

Muchas de las cosas no deberán estar perfectas. Delega o subcontrata todo

lo posible y haz un continuo seguimiento de lo que delegues. Si no controlas cada

uno lo hará a su manera y seguro que no coincide con la tuya. Cuando expliques

algo que te repitan con sus propias palabras lo que han entendido, veras como

difieren de tu idea. Si el trabajo corresponde a otro, que el ponga la fecha límite.

Rebajara su resistencia y tendrá que organizarse bien.

Atento a los cuellos de botella. Aquí es donde se cuece todo. Concentra tu

esfuerzo y seguimiento en ellos. Esas acciones bisagra donde todo depende de

cómo se hagan serán tu 20/80, el 20% de las acciones que deciden el 80% del

éxito. Puede ser diseñar el precio exacto en esa oferta, saber elegir el equipo adecuado

o mantener un contacto permanente con ese cliente.

2.-Mesa limpia

¿Estas acostumbrado a ver tu mesa con cienmil papeles, Post-Its por todos

los lados, una agenda abierta, informes y folletos desparramados, revistas de tu

sector y una taza de café peligrosamente cerca del teclado para completar el panorama?

¿Crees que es una manera de tenerlo todo a mano y de trabajar mucho?

Tener la mesa así estresa. Crees que trabajas, pero te consumes buscando lo que

pierdes y cambiando continuamente de tarea.

Tu mesa refleja tu personalidad. Un escritorio desordenado es la viva imagen

del caos. Crees que trabajas mucho («Soy muy creativo, por eso tengo la mesa

desordenada»), pero te asociarán con la incompetencia. Algunos creen que una

mesa despejada mata la creatividad, pero los árboles no te dejan ver el bosque.

¿Cómo puedes ser creativo si el desorden te impide pensar?

Con un escritorio estilo campo de batalla vas con el freno de mano puesto.

Consumes tu tiempo buscando ese informe que se esconde o ese teléfono que

necesitas urgentemente. Crees recordar donde esta todo, pero en la práctica pasas

el día buscando cosas. Te cuesta empezar algo y si lo logras, te atascas por la mitad,

pasándote a otro tema y dejando lo que tenías. Así no terminaras nunca. El tiempo

en retomar la atención, es tiempo perdido.

¿Cómo romper este desorden?

Papeles fuera

La única solución para encontrar todo y ser verdaderamente creativo es una

mesa inmaculada. No rindes mas por estar rodeado de papeles. Así que se acabo el

dejar varias cosas sobre la mesa a modo de recordatorio y que al terminar el día

todo sigue allá. Al principio te sentirás extraño, creerás perder el control del resto

con una única cosa sobre tu mesa, pero ganarás horas trabajando en un mismo

tema a la vez.

Todo apilado en su correspondiente sitio y delante solo lo que necesites en

ese preciso momento. Lo que tengas alrededor te estorbará y bajará tu concentración.

Rendirás el triple dedicándote únicamente en la tarea a mano. El resto archívalo

en su correspondiente bandeja. Con más de una gestión a la vista, pensarás en

varios temas a la vez y estarás disperso. Y sin concentración, tardarás hasta diez

veces más en terminar algo.

En última instancia, si no sabes como ordenar; amontona tus documentos. En

un caso desesperado, apílalo todo en el suelo. Mucho mejor que desparramado

por tu escritorio. Una sola cosa delante para trabajar es la llave para encontrar todo

a la primera y concentrarte mejor. Cuando planifiques tu prioridad y dediques todos

tus esfuerzos a ello, el resto del material de tu mesa no te entretendrá. Pista libre

para la creatividad. Despeja tu mesa de papeles ya, aunque solo sea por que las

estadísticas muestren que se tiende a ascender a personas con mesas ordenadas,

las que dan la impresión de saber mantener el orden en todo momento y controlar la

situación.

¿Todavía

...