Agencias, Sucursales Y Matrices

AGENCIAS, SUCURSALES Y MATRICES

Generalidades

Las agencias y sucursales son unos de los medios que se pueden utilizar para que una empresa pueda extender o incrementar sus ventas o servicios hacia áreas distintas de su lugar principal de operaciones.

Las agencias de ventas operan con muestrarios y catálogos, reciben pedidos de los clientes del área que atienden y los envían a la empresa a la que sirven. Cuando la agencia de venta forma parte del ente económico, sus operaciones se registran en la contabilidad en forma similar a la que se lleva para el funcionamiento de cualquier departamento en donde se pueden conocer sus ingresos, costos, gastos, etcétera y el resultado de sus operaciones. Cuando la agencia de ventas es independiente al ente económico, su contabilidad no tiene relación alguna con la de la empresa a la que le sirva, y vive de las comisiones que recibe.

Las sucursales tienen el grado de autonomía que determine la oficina matriz. Algunas sucursales tienen autoridad para pagar sus gastos mientras que otras solo se les permite liquidar gastos menores de su fondo fijo de trabajo. Las sucursales, en lugar de tener capital social, tienen un fondo de recursos que les envía la oficina matriz. Se controla en una cuenta de mayor denominada generalmente Oficina Matriz cuenta corriente. Mantienen un inventario para dar servicio al mercado en que operan y así reducir el tiempo de surtido y entrega al consumidor, en vez que los pedido de los clientes sean surtidos de la oficina matriz o de alguna bodega. También pueden adquirir mercancía de proveedores externos, pero principalmente lo hace de la oficina matriz.

Matriz

Es la empresa dueña de otra u otras empresas, es la dueña de la Agencia o la Sucursal. Es la empresa que, por necesitar expandir sus operaciones, abre una Agencia o una Sucursal en determinado territorio.

Casa matriz

Se define como CASA MATRIZ, a la empresa que tiene, una inversión en otra empresa llamada SUBSIDIARIA, dicha inversión deberá ser del 51% o más de las acciones de la misma, esto para mantener el dominio administrativo, dado el interés mayoritario que posee. Las clases de acciones que pueden manejarse son:

•ORDINARIAS: No gozan de ningún privilegio.

•PREFERENTES: Gozan de ciertos privilegios, entre estos están losdividendos, preferencia al liquidar, etc.Una empresa se considera matriz de otra cuando esta ejerce el controleconómico, financiero y administrativo sobre ella directa o indirectamente, por endela subordinada es aquélla que carece de autonomía por el hecho de ser dominadapor una matriz.Las sociedades subordinadas pueden ser de dos tipos:

•Filiales: Son aquellas entidades controladas y dirigidas económica yadministrativamente por la matriz en forma directa.

•Subsidiarias: Son aquellas cuyo control y dirección lo ejerce la matriz de formaindirecta a través de una o varias filiales suyas, o por sociedades que tienenalgún vinculo de dependencia de la matriz o las filiales de estas.

Subsidiaria

Una empresa que es controlada directa o indirectamente por otra, y cuya condición normal para que exista dicho control, es la propiedad de una mayoría (más del 50%) de las acciones. El poder para controlar también puede existir a través de un interés no mayoritario, como por ejemplo un contrato, arrendamiento financiero, acuerdos con otros accionistas, etc.

RAZONES PARA LA EXISTENCIA DE SUBSIDIARIAS

El hecho de la adquisición de una mayoría de acciones de otra compañía puede tener sus ventajas, entre estas, están:

•El proceso de adquisición de acciones es relativamente sencillo. Se pueden comprar acciones a través del mercado abierto o mediante ofertas en efectivo a los accionistas de la subsidiaria tales adquisiciones evitan las negociaciones, a menudo largas y complejas, que se requieren en el intercambio de unas acciones por otras en una absorción total.

•Se puede llegar a controlar las operaciones de la subsidiaria con una inversión, mucho más pequeña, ya que solo se requiere la adquisición de la mayoría de las acciones (más del 50%).

•La entidad legal independiente de cada afiliada proporciona un elemento de protección para los activos de la matriz, frente a reclamaciones por parte de acreedores de la subsidiaria

Agencias

Las agencias son entes económicos que se encargan de fomentar los negocios de otros entes económicos. Actúan en nombre y en cuenta de un tercero, de manera independiente. Tienen su propio capital y responden a sus derechos y obligaciones en forma también independiente. Las operaciones normales que generalmente realiza son:

a) Obtiene pedidos y los remiten a la empresa que sirven para que sea aprobado el crédito, enviada la mercancía y facturada.

b) Algunas veces efectúan la cobranza a los clientes y la envían a la empresa a la que sirven.

c) Atienden su territorio capturando mercado y procuran maximizar su participación.

d) Reciben de la empresa a la que le sirven, un fondo de trabajo para gastos menores.

e) Generalmente trabajan a base de comisiones sobre las ventas realizadas.

Las agencias tienen personalidad jurídica independiente de la empresa a la que sirven. Por tanto, gozan de independencia administrativa y económica, y no tienen que registrar sus operaciones en la forma que lo hace la empresa que vende.

Las características más importantes de una agencia o agente de ventas son las siguientes:

1. Normalmente distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes. Cuando no hay un contrato de exclusividad con la empresa, el agente puede obtener un mayor ingreso, trabajando para varias compañías, las cuales incluso puede que manufacturen productos similares.

2. La característica distintiva de los agentes de ventas es que cobran una comisión por las mercancías vendidas. La facturación de las ventas la efectúa directamente la casa matriz, y el agente sólo registra contablemente el ingreso por las comisiones.

3. En general no mantienen inventarios. Una de las funciones que cumplen es la de colocar

Pedidos, además de la de efectuar cobranzas y remitir el efectivo a la casa matriz. Hay casos en los que mantienen un lote de mercancías o muestrarios de los productos que distribuyen; sin embargo normalmente no les pertenecen, sino que les son entregados en consignación por la casa matriz.

Sucursales

Las sucursales cuentan con recursos independientes de la oficina matriz. Éstos han sido transferidos y registrados en la cuenta Matriz cuenta corriente, que representa la inversión de la oficina matriz en la sucursal. Tiene activos y pasivos como cualquier empresa y su patrimonio está representado por el saldo de la cuenta Matriz cuenta corriente.

Las operaciones normales que generalmente realiza son:

a) Recibe efectivo y mercancía de la oficina matriz.

b) Compra mercancías de proveedores.

c) Vende, otorga crédito y entrega a los clientes los artículos vendidos.

d) Factura y cobra los artículos vendidos.

e) Contrata el personal necesario para su operación.

f) Registra las operaciones realizadas en los libros de contabilidad. Las cuentas, reglas de registro e información financiera deben ser iguales a los de la oficina matriz.

g) En algunas ocasiones efectúan alguna transformación a las mercancías o productos.

El establecimiento de sucursales posee las siguientes características:

1. Jurídicamente son una extensión de la casa matriz. Como ya se mencionó, su personalidad jurídica es la misma que de la casa matriz, debido a lo cual administrativamente dependen de ésta.

2. Efectúan su propia facturación. A diferencia de lo que ocurre con los agentes, las ventas que efectúa la sucursal son facturadas por ella misma, ya que las utilidades que genera contribuyen a incrementar las de la casa matriz. Con el objeto de tener información estadística para fines administrativos, la casa matriz lleva un control tanto en las cuentas como en las subcuentas de las ventas, costos y gastos de cada sucursal.

3. Por su naturaleza, tienen un local propio, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que será integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz.

Las sucursales carecen de personalidad jurídica independiente, por lo tanto, no tienen independencia administrativa ni económica, sino están sujetas a las políticas y disposiciones de la oficina matriz.

Contabilidad de las sucursales

Las sucursales tienen un vínculo con la oficina matriz y contablemente las operaciones se registran a través de dos cuentas:

-La cuenta de Sucursal cuenta corriente, que maneja la oficina matriz.

-La cuenta de Matriz cuenta corriente, que maneja la sucursal.

Estas cuentas son recíprocas y se tratarán a continuación:

Sucursales cuenta corriente

Cargos Abonos

1) Efectivo, mercancías, muebles, etc. que las oficina matriz remita a la sucursal. 1) Efectivo, mercancías, etc., que envía la sucursal a la oficina matriz.

2) Pagos a terceros efectuados por la oficina matriz por cuenta de la sucursal. 2) Pago a terceros efectuados por la sucursal por cuenta de la oficina matriz.

3) Transferencia de la utilidad neta de la sucursal a la oficina matriz al fin del periodo. 3) Transferencia de la pérdida neta de la sucursal a la oficina matriz al fin del periodo.

La cuenta

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