Buenas prácticas de documentación

BUENAS PRACTICAS DE DOCUMENTACIÓN

OBJETIVO:

Establecer los lineamientos que debe cumplir el personal responsable de la elaboración y/o actualización, registro y control de la documentación generada en FINOS TEXTILES DE MÉXICO, S.A DE C.V. para garantizar el cumplimiento de las Buenas Prácticas de Documentación y cumplir con la normatividad vigente.

 ALCANCE:

Este procedimiento aplica a todo el personal de FINOS TEXTILES DE MÉXICO, S.A DE C.V de C. V. que elabora, archiva y custodia documentos para el registro y control de las actividades que se realizan.

RESPONSABILIDADES: 

1. Es responsabilidad del coordinador de calidad

• Supervisar la elaboración, autorizar y firmar el presente Procedimiento Normalizado de Operación.

1. Es responsabilidad del director general:

• Revisar y aprobar el presente Procedimiento de Control de Documentación.
• Supervisar el cumplimiento del presente PCD.

1. Es responsabilidad de todo el personal que labora en FINOS TEXTILES DE MÉXICO, S.A DE C.V.

• Conocer y aplicar las Buenas Prácticas de Documentación establecidas en el presente procedimiento.  
• Llenar los registros establecidos y asignados conforme lo indica el presente procedimiento.
• Elaborar, archivar y custodiar los documentos de registro y control de las actividades que realiza conforme a lo dispuesto en este procedimiento.

DEFINICIONES:

Buenas Prácticas de Documentación:

Son un conjunto de lineamientos y actividades relacionadas entre sí destinadas a asegurar que registros y documentos tengan y mantengan claridad, exactitud, veracidad, integridad, trazabilidad y disponibilidad, con el fin de prevenir errores y asegurar que todo el personal, sigue los procedimientos correspondientes. Para lograr estandarizar la forma en que el personal realiza las actividades, incrementando la confiabilidad en las operaciones realizadas, con el fin de aumentar la calidad de nuestros servicios, logrando así la satisfacción de nuestros clientes.

Documento:

Conjunto de información organizada que posee datos significativos para FINOS TEXTILES DE MÉXICO, S.A DE C.V. y su medio de soporte.

Documentos internos:

Son todos los documentos (formatos de registro, traspasos de productos del Almacén a Sucursales, facturas y nota de crédito a clientes, etc.) emitidos por FINOS TEXTILES DE MÉXICO, S.A DE C.V.

Documentos externos:

Documentos que pertenecen a entidades externas (Facturas de proveedores, Certificados, etc.) que sirven como evidencia legal del correcto funcionamiento de FINOS TEXTILES DE MÉXICO, S.A DE C.V.

Registros.

Formatos que documentan los resultados de las actividades realizadas. (Registro de Control de Limpieza, Registro de Verificación de Extintores, Registro de control de plagas, etc.)

Legibilidad:

Que la información contenida en los registros sea clara y veraz.

DESARROLLO DEL PROCESO

Registros:

• Los registros escritos a mano en documentos y formatos deben realizarse de forma clara, legible e indeleble.
• El registro de actividades debe realizarse al momento de la actividad.
• Cualquier modificación al registro de una actividad en un documento dado debe ser firmado, fechado y permitir la lectura de la información original.
• Cuando se requiera una explicación del motivo de la corrección debe documentarse.

Llenado de registros:

• Utilizar tinta de color azul en el llenado de todos los registros, por ejemplo:

• Firmas solicitadas en los Procedimientos
•  Auditoria en proceso

Registro de fecha y hora:

• Fecha estará compuesta por dos dígitos para el día, tres primeras letras para el mes, y dos dígitos para el año, los datos van seguidos de guion.

                                          Ejemplo: 5 de mayo de 2023 --------------- 05-may-23

• Hora, se registrará en formato de 24 horas

Ejemplo: 08:00, 10:00, 12:00, 14:00, 16:00, etc.

• Siempre se debe registrar toda actividad inmediatamente después de su ejecución.
• Únicamente puede firmar el personal que realizó la actividad.
• En caso de que no esté, la persona que firma la revisión de un registro puede firmar por ausencia (P.A.)

Corrección de registros:

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