CRITERIOS DE IDENTIFICCION DE UN FONDO EN LAS EMPRESAS

CRITERIOS DE IDENTIFICCION DE UN FONDO EN LAS EMPRESAS

Desde el punto de vista técnico, un fondo documental acumulado se reconoce como una agrupación de documentos de archivo producidos por una entidad, en el cumplimiento de sus funciones y como parte del trámite de sus actividades, acumulados de forma progresiva, descontrolada, y clasificados de manera subjetiva, con una organización que no tiene en cuenta los lineamientos dictados por las normas técnicas de archivo, y sin el uso de instrumentos archivísticos para su correcta descripción, que hagan posible el acceso, preservación y consulta de la información.

En este sentido, para el reconocimiento del FDA, es necesario:

 • Identificar la documentación que integra el fondo documental acumulado y sus fechas extremas de producción, teniendo presente la reforma más reciente a toda la administración del Distrito y sus entidades, mediante el Acuerdo 257 de 2006 (noviembre 30), el cual entró en vigencia en enero de 2007.

• Ubicar todos los depósitos y estanterías donde se encuentra la documentación del FDA; número de depósitos, estantes, armarios y su ubicación geográfica.

 • Identificar, de manera general, las unidades de conservación y almacenamiento donde se encuentra la documentación, a saber: tipos de cajas y carpetas. O si están en otras condiciones: apilados en columnas, amontonados en metros cúbicos, empastados en tomos, almacenados en bolsas plásticas, guardados en costales, ceñidos en material de cabuya o bandas elásticas, legajados en Azs, entre otros.

 • Determinar el estado de conservación, identificando -en lo posible- la documentación con afectación o con deterioro biológico. 20

 • Conocer las condiciones de la planta física en donde se encuentra almacenada la documentación, en cuanto a los siguientes factores: iluminación, temperatura, humedad relativa, accesos, corredores, materiales de construcción, entre otros aspectos.

 • Cuantificar en metros lineales el fondo documental acumulado, sobre documentos de archivo y no sobre otros materiales de información con características diferentes, como el material bibliográfico.

 • Pre-clasificar la documentación para ubicar y descartar materiales diferentes a los documentos de archivo, para separarlos del fondo, entre ellos: libros, revistas, colecciones de legislación, manuales de computador, folletos, recortes de prensa, formatos en blanco, publicidad impresa, catálogos de productos, entre otros impresos, incluyendo los llamados documentos de apoyo.

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