Características de la administración

*Trabajo y Bibliografía• Características de la administración

La administración es la disciplina que estudia a las organizaciones, trata de comprender como se crean, como evolucionan, cuales son las relaciones que se dan en ellas, cuales son la formas de optimizar su gestión.

Todas las operaciones que se desarrollan en una empresa (sin importar su tipo) pueden repartirse en seis grupos de operaciones o funciones:

• Función Técnica: producción, fabricación, transformación. No puede subsistir sin materias primas, sin mercados para sus productos, sin capitales, sin seguridad y sin previsión.

• Función Comercial: compras, ventas, cambios.

• Función Financiera: busca y gerencia de capitales.

• Función de seguridad: protección de bienes y personas contra todo tipo de incidentes

• Función Contable: inventario, balances, precios de costos, estadísticas. Da la situación económica de la empresa.

• Función Administrativa: Previsión, organización, dirección y control, son la base de la administración por las siguientes razones:

o Reclutamiento, formación, Constitución del cuerpo social.

o Estrecha relación entre dirección y administración mayoría de principios en común

o El agrupamiento tiene la ventaja de componer una función muy importante, digna de atraer y retener la atención del público.

3- Principios:

Administrar es:

PREVEER: significa calcular el porvenir y prepararlo; escrutar en el futuro y obrar.

Es una de las funciones mas importantes para el administrador (junto con dirigir) ya que si las previsiones están mal, todo lo demás, es decir lo que se hará después de estas, estará mal.

Su principal manifestación es el programa o plan de acción, que es a su vez el resultado que se pretende, y la línea de conducta que se ha de seguir, es decir las etapas que se han de franquear y los medios que se han de emplear. Es una especie de cuadro del futuro en el que los acontecimientos están previstos con cierta claridad. La marcha de la empresa prevista y prepara para un determinado tiempo.

Para el administrador una buena previsión se basa en la habilidad de crear y hacer formar el plan de acción, el cual se basa en:

• Los recursos de la empresa. Los muebles, inmuebles, herramientas, materias primas, capital, personal, compradores, proveedores, deudores etc. Es lo que dispone la empresa, con lo que cuenta para saber si podrá llevarse a cabo o no.

• La naturaleza e importancia de las operaciones. La naturaleza me indica si es de carácter principal o accesorio, y la importancia si es necesaria o no. Para que voy a usar los recursos y como. Debo cuestionarme: ¿de donde es lo que preveo? ¿es de importancia? ¿Cómo afecta a la empresa?

• Posibilidades futuras. Las posibilidades que tengo de concretar esos planes .Muchas veces esta parte de la previsión fracasa, es lo que hace que algunas empresas emprendan planes que nunca puedan concretar, y terminen en nada; o “soñar” con hacer algo inalcanzable para la empresa, ya sea por insuficiencia de recursos u otra problemática.

ORGANIZAR: tomar medidas adecuadas de acuerdo a las previsiones que se re realizaron. También es proveer todo lo que es útil para su funcionamiento (herramientas, material, capital y personal)

Se relaciona con prever porque dependerá de las previsiones anteriores.

También con dirigir (que es donde entra en juego las actividades del personal), porque “organizar” se puede dividir en: organismo material y organismo social. Es decir una vez analizados lo recursos, y previsto el material necesario (prever) el personal, cuerpo social, debe ser capaz de realizar todas las operaciones correspondientes a la empresa.

Administración de un cuerpo social

• Programa de acción bien preparado y ejecutado (prever-dirigir)

• Cuidar de que el organismo social y material estén en relación con el objeto, los recursos y la necesidad de la empresa(coordinar-prever-unión del personal)

• Dirección única, competente y vigorosa (unidad de dirección)

• Coordinar esfuerzos.

• Formular decisiones claras, definidas, y precisas (dirigir)

• Buena formación del cuerpo(dirigir, eliminación de incapaces), cada área encabezada por un hombre competente y activo(unidad de mando-centralización-jerarquía)estando este en el lugar mas propicio para desarrollar su actividades(orden-estabilidad del personal)

• Fomentar buenas iniciativas.

• Tener sueldos equitativos, según los servicios prestados (división de trabajo-remuneración-equidad)

• Imponer sanciones contra faltas y errores(disciplina-equidad-autoridad, para hacerse obedecer requiere de ellas)

• Cuidar que los intereses particulares estén subordinados

• Hacer que se inspeccione todo(prever-dirigir, inspecciones periódicas)

• Prestar atención a la unidad de mando y vigilar el orden.

DIRIGIR: hacer funcionar al personal a cargo, para cumplir con lo organizado anteriormente es decir asignar cargos.

Esta tarea se reparte entre los diversos jefes de la empresa. Para cada jefe la dirección consiste en sacar el mejor partido posible de los agentes que componen su unidad. Por consiguiente podemos decir que para el Gerente Principal (administrador) de la empresa dirigir es el arte o la capacidad de manejar a los hombres; el cual esta basado en cualidades personales, y en el conocimiento de principios.

Manifiesta división de trabajo y centralización, no total sino de cada sector en cuestión. Ha

Se debe:

• Conocer al personal. Sin conocerlo, puedo ordenarles, pero no correctamente; además esto me permite saber con que grupo estoy tratando y adaptar mis órdenes de acuerdo a ello).

• Eliminar incapaces. Tener personal incapaz en la organización puede ser un riesgo para esta, por lo tanto una perdida de eficiencia y falta de unión del personal.

• Conocimiento de convenios. Para poder dirigir correctamente debo tener en cuenta que puedo hacer, y que no; cumplir los convenios ya que sin esto no se cumple la disciplina necesaria en la buena administración.

• Dar el ejemplo. Hacer lo correcto en cada situación, actuar para incitar la copia de mis actitudes en mi grupo de subordinados.

• Realizar inspecciones periódicas. Se relaciona íntimamente con control. Las inspecciones son necesarias para saber si mis subordinados cumplieron correctamente con lo que les había ordenad.

• Reunir colaboradores en conferencias: de esta forma se puede fomentar la interacción entre los subordinados, y entre estos y el administrado

• No dejarse absorber por detalles. Tener en cuenta la importancia de la operación para la organización, es decir tener en cuenta las previsiones, la naturaleza e importancia de las mismas.

• Iniciativa y empeño. La iniciativa (aporte de nuevas ideas) es personal (en el caso del administrador, tener la iniciativa personal de aceptar o no las ideas propuestas por la empresa,) e iniciativa general, de la organización (las nuevas ideas que surgen en general en toda la empresa, propuestas para el administrador

COORDINAR: Procurar que las personas trabajen en conjunto, de manera satisfactoria y coordinando su actividad con las herramientas necesarias; o sea armonizar y unir el trabajo del personal. Tiene como objetivo facilitar el funcionamiento y el éxito de la empresa.

Podemos clasificar este principio como uno de los más importantes, porque se puede haber realizado un buen plan de acción, dado órdenes exactas a cada grupo según su función y estos haberlas realizado como corresponde; eficientemente pero en forma individual. Lo cual no cuenta si estos buenos trabajos no se pueden unir, y llegar a una eficiencia total, o en general, necesaria para la administración de toda la empresa. Es decir si no hay trabajo en conjunto, los pasos anteriores serán inútiles (aunque bien hechos) y no se llegara al resultado esperado.

Se relaciona con algunos subprincipios. Unión del personal, principalmente porque es la base de la coordinación (armonía y unión del cuerpo).Unidad de dirección, ya que los encargados del rumbo de la organización, deben estar al tanto de todo lo que va ocurriendo, y controlar el trabajo y el plan de acción ya establecido. División de trabajo, porque al especializar la tarea aumenta la eficiencia y reduce el tiempo en hacerla, nadie hace todo, cada grupo hará una parte del trabajo que se ira coordinando. Unidad de mando, ya que generalmente son los jefes de las áreas los encargados de coordinar y controlar el trabajo de su sector; y los gerentes principales a su vez el trabajos de los jefes de área.

¿Cómo coordinar?

• cada categoría o servicio marcha de acuerdo con los otros (por ejemplo, el grupo de producción utiliza las maquinarias como debe y en un horario, el servicio de mantenimiento se encarga de mantener esas maquinarias, pero lo hace en le horario que no las usen los de producción, el financiero del capital para remunerarles a los grupos, comprar maquinas y productos de limpieza).

• Cada división de las funciones de la empresa, son informadas puntualmente sobre lo que deben hacer en la obra común y la ayuda mutua que deben prestar.

• El programa que siguen estos sectores es revisado constantemente para tener una armonía con las circunstancias que se den. Por lo cual se exige una dirección inteligente, experimentada y activa.

CONTROLAR: Comprobar si todo ocurre conforme al programa adoptado (plan de acción), alas ordenes dadas y al os principios admitidos. En

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