Compra Ventas

1ª Guía Inducción Gestión Compra ventas

Nombre:_____________________________________________ curso: 3 año A de Ventas

Fecha evaluación;_____________________________ Coef. 1

Unidad de aprendizaje: Procesos mercantiles

Aprendizajes esperados: Identificar los elementos que participan en el comercio y aplicarlo en el ámbito nacional e internacional.

Indicadores: Aprenden a conocer la relación de una actividad comercial.

Aprenden a preparar y ejecutar la documentación mercantil que interviene en la compra

Compras: A la compra se le define de la siguiente manera: adquirir bienes y servicios de la calidad adecuada, en el momento y al precio adecuado y del proveedor más apropiado .

El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son sus necesidades de bienes y servicios identificando y comparando los proveedores y los abastecimientos que se tienen disponibles, negociar con sus abastecedores quienes constituyen las fuentes de abastecimiento o de algún modo llegar a convenios en los cuales se estipulan los términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para finalmente recibir los bienes y servicios, prosiguiendo al pago de éstos.

La función de compras: consiste en ayudar a producir más utilidades a la empresa.

En la empresa pequeña el propietario es quien hace la compra de todos los materiales. A medida que esta crece se requiere de la participación de una persona especializada en esta función, a quien se le denomina jefe, gerente o director de compras.

Las funciones típicas de compras podrían ser:

• Selección de proveedores

• Preparación de solicitudes de compra

• Función específica de compras

• Recepción de mercancías y suministros

• Control de calidad de las mercancías y servicios adquiridos

• Registro y control de las cuentas por pagar y los pasivos acumulados

• Desembolso de efectivo

CICLO NORMAL DE LA FUNCIÓN DE COMPRAS

La función de compras puede ser vista como un ciclo que incluye una serie de pasos perfectamente definidos.

1. Determinación de necesidades. En primer lugar habrá de determinarse la necesidad específica que requiere ser satisfecha a través de la acción de procuración, incluye la especificación, cantidades, requerimientos de entrega y otra información pertinente.

2. Autorización de la compra. Como segundo paso debe haber una autorización para proceder a la compra. Algo se necesita y hay que decidir cómo obtenerlo.

3. Efectuar la compra. El grupo de compras se ocupa ahora de localizar el proveedor que se crea puede proporcionar los artículos buscados sobre la base más ventajosa para la organización. La selección del proveedor debe decidirse en un acuerdo definitivo de compra.

4. Seguimiento. Hasta el límite que sea necesario debe haber una acción de seguimiento por parte del grupo de compras, de igual manera, asegurarse que la entrega de la mercancía que se requiere debe ser de tal forma que satisfaga las necesidades del requirente.

5. Completar la entrega. La entrega se hace y en ese momento se debe determinar si se está cumpliendo con lo acordado o si se presenta algún cambio imprevisto susceptible de reclamo.

6. Liquidación. Finalmente, se liquida al proveedor sobre las bases acordadas y así, la transacción de compras queda concluida, obviamente, condicionada a las garantías ofrecidas por el proveedor.

CLASIFICACIÓN DE LAS COMPRAS

a) Compras de contado. Estas adquisiciones motivan una disminución en el efectivo de la empresa, que puede representar una salida del efectivo de la caja o del banco.

b) Compras a crédito. Este tipo de adquisiciones origina un incremento en el pasivo de la empresa por la deuda contraída con los proveedores.

1. PLANIFICACIÓN Y POLITICA DE COMPRAS

En cuanto a las unidades responsables que intervienen en la determinación de la planificación y política de compras, son principalmente:

a. Logística.- En cargada del planeamiento y control de inventarios y por lo tanto de determinar las necesidades en términos de cantidad. Asimismo, en coordinación estrecha con los usuarios, la plena identificación de los materiales requeridos (Nombre, características técnicas, Calidad requerida, etc.) y por último es la encargada de diseñar la política de compras, especialmente en cuanto a la oportunidad de las compras.

b. Planificación y Presupuesto.- Quién deberá proveer los gastos presupuestarios, programarlos y financiarlos. La información proporcionada por ellos es básica, pues de acuerdo a ella es priorizará las compras, decidiendo la asignación de recursos.

c. Compras.- Quién de acuerdo a la información recibida y en coordinación con los usuarios planificará las compras.

• Durabilidad.- Se debe dar preferencia a aquellos bienes, que relativamente respecto a su precio garanticen mayor duración o menor riesgo de deterioro.

• Racionalidad.- De acuerdo a la disponibilidad financiera proveer las necesidades indispensables para satisfacer las necesidades de la empresa.

• Prioridad.- la empresa debe establecer con claridad los criterios de prioridad para aplicarlos en el caso que no sea posible obtener todo lo programado, en general, los que resulten críticos para el cumplimiento de las metas o aquellos que tiendan a variar de precio con mayor frecuencia y magnitud.

• Facilidad de Conservación.- Evitar en lo posible la obtención anticipada de aquellos bienes y/o servicios cuyo mantenimiento o conservación demande considerables gastos.

• Ahorros de Gastos Adicionales.- En lo posible debe evitarse gastos adicionales como transporte, seguros, etc. Tendiendo a que sean asumidos por el proveedor.

2.- PROGRAMACIÓN DE COMPRAS

El proceso de programación de las compras, consta de los siguientes pasos:

a) Determinación de Necesidades.- Identificar con claridad las necesidades de bienes y/o servicios, formulándose en términos de Nombre. Especificaciones técnicas, Tiempo máximo de provisión. Lugar en donde se requiere, etc. La determinación de las necesidades debe

efectuarse en coordinación con la oficina de presupuestos a fin de que lo determinado este dentro del tope presupuestal establecido y de éste modo la programación sea equilibrada y factible o en todo caso para hacer los reajustes necesarios.

b) Consolidación de Necesidades.- Consiste en reunir en un solo documento toda la información recabada de las necesidades de bienes y servicios de toda la empresa.

c) Formulación del Programa de Compras.- Consiste en determinar cuáles y cuántos de los bienes y los servicios requeridos habrán de comprarse, en que periódicos, a que costo global y con qué modalidad. Este programa será establecido previa información y aprobación del presupuesto respectivo y debe establecer, entre otros:

a) Política de compras específica para el periodo.

b) Objetivos cuantitativos y cualitativos para el período.

c) Calendario de compras.

d) Modalidades de adquisición.

3. Ejecución del Programa de Compra.

Se entiende por ejecución del programa de compras, el conjunto de acciones conducentes a formular documentos, proporcionar información, realizar el seguimiento respectivo, hasta que los materiales requeridos estén al alcance de los usuarios.

4.. Evaluación del programa de compras

Se entiende por evaluación al conjunto de operaciones orientadas a establecer los resultados obtenidos, dentro del periodo de tiempo establecido, comparándolos con los resultados esperados según la planificación y programa respectivo, mediante este proceso de evaluación se obtendrá entre otros los siguientes resultados:

a) Comparación entre lo previsto y lo obtenido para el periodo de tiempo evaluado.

b) Información para obtener el costo global y parcial de lo ejecutado.

c) Eficiencia de compras en cuanto a oportuna atención de Necesidades existentes.

d) Cantidad, frecuencia y aspectos en que se ha tenido que programar las adquisiciones.

e) Determinar las causas de las desviaciones de lo ejecutado con respecto a lo previsto.

2. CONCEPTO Y CAMPO DE ACCIÓN DE LAS COMPRAS

En la industria las compras comprenden las gestiones de adquisición y entrega de los materiales, los suministros, las máquinas, las herramientas y los servicios necesarios para la instalación, conservación, explotación, comercialización y administración de una empresa. Desde el punto de vista de la Organización Científica, las compras constituyen una actividad altamente especializada de la Administración de Materiales, cuyo objetivo es adquirir, para cada material necesario: “La calidad apta, la cantidad justa, al precio razonable y con la entrega en el sitio y en el momento deseado.

La función del Departamento de compras es procurar los materiales, los suministros, las máquinas, las herramientas y los servicios a un costo final compatible con las condiciones económicas que rodean a la partida, salvaguardando el Standard de calidad y la continuidad de del servicio, al mismo tiempo que establece y mantiene la reputación de la CIA; en lo que corresponde a su seriedad y a su corrección.

El concepto de compras involucra todo el proceso de localización de proveedores y fuentes de

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