Costos Y Presupuestos

Costeo por actividades, como herramienta para la toma de decisiones (I).

Tratamiento de los costos en el costeo de actividades

Este sistema de costeo surge hace más de una década, luego que los profesores Robert Kaplan y Robin Cooper, identificaron las consecuencias del uso de los sistemas de costos tradicionales y principalmente las inconsistencias causadas por las distribuciones de los costos indirectos; por ello, presentan al mundo una metodología para la que no solamente desean mantener los objetivos tradicionales de reportar información de costos, sino para quienes creen que es indispensable el análisis a todos los niveles de la organización con el propósito de satisfacer las necesidades de todos. (Cuervo & Osorio, 2006).

A este novedoso sistema se le conoció por su nombre en inglés Activity Based Costing (ABC) y en español Costeo basado en actividades (CBA), este sistema además de ser confiable, constituye un instrumento novedoso, donde los productos o servicios (objetos de costo) no consumen recursos, consumen actividades; entonces, esta propuesta abre el camino para encontrar la solución a la distribución de los costos indirectos, y posteriormente sirvió de base para desarrollar lo que hoy se conoce como Administración Basada en Actividades (ABM: Activity Based Management).

Costos ajenos a la manufactura y el costeo por actividades

Para la contabilidad tradicional de costos, el proceso consiste en la asignación sólo de costos de manufactura a los productos. Los gastos de ventas, generales y administrativos se tratan como gastos del periodo y no se asignan a productos. No obstante, muchos de estos costos ajenos al proceso de fabricación, también hacen parte de los costos de producir, vender, distribuir y proveer productos. Por ejemplo, las comisiones pagadas a vendedores, los costos de envío y las reparaciones de las garantías se pueden identificar fácilmente con los productos.

En este fascículo y en el próximo, se empleará el término costos indirectos para referirnos a costos ajenos a la manufactura o fabricación del producto, así como también a los costos indirectos de fabricación, ya que, para el sistema de Costos Basado en Actividades (CBA), se asignan a los productos todos los costos indirectos, es decir, los de manufactura y los ajenos a ella que de forma razonable se puede suponer que ocasiona-ron; en esencia , se determina el costo total de un producto y no única-mente su costo de fabricación.

Costos de manufactura y costeo por actividades

En la contabilidad tradicional de costos, se asignan todos los costos de manufactura de los productos, incluso los costos de manufactura no generados por esos productos. Para tomar un ejemplo, se asignan a cada producto una parte del sueldo del personal de seguridad de la fábrica, aunque estos sueldos no dependan de los productos que se fabriquen durante un periodo. En el sistema de costos basado en actividades (CBA), se le asigna un costo a un producto sólo si hay una buena razón para creer que el costo se verá afectado por decisiones sobre el producto.

Tasa de costos indirectos de toda la planta

En el sistema de costos por órdenes se asumía una única tasa de costos indirectos, y que su base de asignación la constituían las horas de mano de obra directa o las horas - máquina, este enfoque simple de la asignación de costos indirectos determina que los costos unitarios estén distorsionados cuando se utilizan para la toma de decisiones.

En la primera parte del siglo XIX, los sistemas de costos, su cálculo y su control se realizaban de una manera artesanal, es decir a lápiz y papel, motivo por el cual se hacía especial relevancia en la simplicidad, para ello las empresas solían llevar un único grupo de costos indirectos para la instalación de un departamento, por lo tanto, la mano de obra directa era la elección obvia como base de asignación de los costos indirectos, puesto que ya se utilizaba la base de horas de mano de obra para la asignación de los sueldos; y, a menudo, se controlaba únicamente el tiempo de la mano de obra dedicado a las tareas. Para la época en mención, también era característica que las compañías elaboraran cantidades limitadas de productos que requerían recursos de producción similares, por tanto, quizá había muy poca diferencia entre los costos indirectos atribuibles a distintos productos, para este caso no tenía fin alguno utilizar un sistema de costos más detallado.

En la actualidad las condiciones han cambiado, las compañías venden en una gran cantidad de productos y servicios que consumen recursos de costos indirectos, y son muy diferentes. Por tanto, ya no resulta tan eficiente un sistema de costo que asigne esencialmente el mismo costo indirecto a cada producto, además, muchos administradores creen que los costos indirectos y la mano de obra ya no se correlacionan como se creía antes, que en cambio son otros los factores que impulsan los costos indirectos.

En la economía global actual, los costos indirectos se han distanciado enormemente de la mano de obra, puesto que en porcentaje con respecto del costo total, han disminuido los recursos de mano de obra y los de costos indirectos han aumentado, todo ello debido a que muchas tareas solían ser manuales, y hoy en día se han sustituido por procedimientos automatizados, los cuales suelen ser componentes importantes de los costos indirectos. Asimismo, se han creado diversidad de productos con características diferentes a ritmos acelerados, la administración y el sustento de esta diversidad de productos requiere muchos más costos indirectos, como lo son los programadores de producción e ingenieros de diseño de productos.

Sin embargo, en muchas compañías a nivel mundial se sigue utilizando las horas de mano de obra directa y las horas – máquina como bases de asignación de costos, principalmente para informes externos, pero si los costos indirectos no se mueven en relación a estas bases de asignación establecidas, se pueden estar generando considerables distorsiones en los costos de los productos, lo cual nos llevaría a pensar en un nuevo método de asignar los costos.

Tasas de costos indirectos por departamento

Para solucionar el problema de asignación con una única base de costos para toda la planta, en muchas empresas se tiene un sistema donde cada departamento posee una tasa de asignación de costos indirectos propia.

Para ello, se hace necesario observar detalladamente la naturaleza del trabajo en cada departamento, es decir cuando en un departamento prevalecen las máquinas se asignan en horas – máquina y el caso contrario sucedería cuando se emplean más horas de mano de obra directa. Sin embargo, este proceso dista de ser la solución definitiva que estamos buscando, puesto que las compañías poseen una gama de productos con volumen, tamaño de lote o complejidad de producción diferentes, todo ello, debido a que los costos pueden obedecer a medidas más complejas que a las de volumen y pueden someterse a varios factores. Estos factores pueden ser: la variedad de productos allí procesados, lo complejo del proceso y la cantidad de montajes que se necesiten, etc.

El modelo de costos basados en actividades (CBA), sirve como técnica para reflejar estos factores diversos con mayor exactitud al costear los productos. Este objetivo se cumple al identificar las principales actividades, como montaje de lotes, procesamiento de órdenes de compra, etc., que consumen recursos de costos indirectos y, por tanto, originan costos.

Costos de la capacidad ociosa en el costeo por actividades

En el sistema de contabilidad tradicional de costos, las tasas predeterminadas de aplicación de costos indirectos se calculan al dividir los costos indirectos presupuestados entre una medida de actividad presupuestada, como la mano de obra directa presupuestas. Esta metodología implica, aplicar los costos de capacidad ociosa a los productos y genera costos unitarios inestables. Si se disminuye la actividad presupuestada, aumenta la tasa de costos indirectos, pues los componentes fijos de los costos indirectos se distribuyen en una base más pequeña, lo que determina costos unitarios más altos.

En el sistema costeo basado en actividades (CBA), se incluye a los productos los costos de la capacidad que la emplean, no la que no usan. En otras palabras, los costos de la capacidad ociosa no se le suman a los costos de los productos. Esto determina que los costos unitarios sean más estables y es compatible con el objetivo de asignar sólo los costos que en realidad son originados por los productos. En lugar de asignar los costos de capacidad ociosa a los productos, en el sistema CBA, estos costos pasan al estado de resultados como un gasto del periodo en curso. Este tratamiento, resalta el costo de la capacidad ociosa en lugar de ocultarlo en el inventario y el costo de ventas.

Diseño de un sistema de costeo por actividades Inicialmente para aplicar un sistema de costo basado en actividades (CBA) como el que se muestra en la figura 6.1, la administración superior debe respaldar por completo la iniciativa. En segundo lugar, el diseño y la instrumentación de un sistema CBA deben ser responsabilidad de un equipo interdisciplinario, que incluya personal de todos los departamentos que usarán la información del sistema CBA, personal que realice procesos de consultoría externa y no sólo personal del departamento de contabilidad.

Se hace hincapié en el pleno respaldo de la administración superior y en un enfoque de equipo multifuncional,

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