DIAGRAMAS

¿QUE ES UN DIAGRAMA DE PROCESOS?

Es una representación gráfica de los pasos que se siguen en toda una secuencia de actividades, dentro de un proceso o un procedimiento, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza; incluye, además, toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distancias recorridas, cantidad considerada y tiempo requerido. Estas se conocen bajo los términos de operaciones, transportes, inspecciones, retrasos o demoras y almacenajes. De igual manera que un plano o dibujo de taller presenta en conjunto detalles de diseño como ajustes tolerancia y especificaciones, todos los detalles de fabricación o administración se aprecian globalmente en un diagrama de operaciones de proceso.

SIMBOLOGIA

Ovalo: Se utiliza en el inicio (materiales), información o acción que inicia el proceso y en el final (resultados) del proceso.

Rectángulo o cuadrado: En este símbolo se establece la actividad desarrollada en el proceso.

Figura documento: mediante este símbolo se establecen la cantidad de documentos y copias de los mismos que se requieren en el proceso.

Diamante: muestra los momentos dentro del proceso en los que una pregunta se hace (si/no) o una decisión es requerida y determina el flujo dentro del proceso.

Números ó letras en círculo: identifica cuando hay un cambio de hoja o departamentos dentro del flujo para indicar donde continúa el mismo en la misma página o en otra.

Flecha: muestra el flujo que lleva el proceso.

USO DEL DIAGRAMA DE PROCESOS

Ayuda a comprender el trabajo como un proceso y a identificar en que parte del proceso está el problema.

Es muy importante comprender cada paso en el proceso se crean relaciones o dependencias entre unos y otro para lograr la realización del trabajo. Cada paso del proceso depende en uno ó varios proveedores de materiales o servicios y en algunos casos de información o recursos, los cuales deben ser: confiables, libres de defectos, oportunos y completos.

En contraposición, aquellos que son los receptores del o de los productos del proceso deben estar claramente sus requerimientos y dar a conocer cuando no están recibiendo lo esperado.

Es también muy importante que el diagrama de flujo sobre el que se haga el análisis de cualquier proceso se encuentre al día, ya que si no es así se puede desvirtuar la identificación de problemas reales.

METODOLOGIA

Identificar las áreas involucradas en la gestión del trámite.

Identificar los requisitos y demás documentos utilizados en el proceso.

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