El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia

Ana Yancy Sequeira Román

El surgimiento de la administración es un acontecimiento de primera importancia, ya que esta es el órgano social encargado de hacer que los recursos sean productivos, es tan amplia y específica que la podemos ver presente en todas partes y en la mayoría de procesos en la vida cotidiana, sin embargo para hablar de administración es importante conocer su significado el cual se define como el proceso de planificar (dentro de la planeación se eligen y fijan los objetivos de una organización), organizar (consiste en determinar qué tareas hay que hacer), dirigir (se trata de influir en los individuos para que cumplan la metas organizacionales y grupales) y controlar (medir y corregir el desempeño individual para que los hechos se apeguen a los planes) el uso de los recursos y las actividades de trabajo con el propósito de lograr los objetivos o metas de una organización de manera eficiente y eficaz.

Si bien es cierto, para entender de mejor manera la administración es esencial el conocimiento de algunos de los términos ya antes mencionados como: organización, eficiencia y eficacia. Una organización es un grupo social formado por personas, tareas y gestión, que interactúan entre sí con el objetivo de lograr los propósitos establecidos, una organización solo funciona cuando las personas que la integran se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada para lograr su misión.

Ser eficiente consiste en la medición de los esfuerzos necesarios para alcanzar las metas formuladas. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores humanos y materiales, cumplir con la calidad propuesta estos son elementos esenciales en la eficiencia. Para alcanzar resultados eficientes se debe hacer uso de todos estos elementos en el momento oportuno, al menor costo y cumpliendo las normas de calidad requeridas.

Ser eficiente consiste en la medición de los esfuerzos necesarios para alcanzar las metas formuladas. El costo, el tiempo, el uso adecuado de factores humanos y materiales, cumplir con la calidad propuesta estos son elementos esenciales en la eficiencia. Para alcanzar resultados eficientes se debe hacer uso de todos estos elementos en el momento oportuno, al menor costo y cumpliendo las normas de calidad requeridas.

A su vez, la eficacia se encarga de medir los resultados alcanzados en función de los objetivos que se han propuesto. Ambos conceptos se diferencian porque cuando se es eficiente el individuo se enfoca en utilizar los recursos de la mejor manera posible, en cambio cuando se es eficaz el individuo se enfoca en ver resultados y alcanzar los objetivos propuestos.

Una vez aclarados estos conceptos podemos entender de mejor manera la labor que cumplen los gerentes y administradores. Un gerente es una persona encargada de dirigir las actividades que ayudan a las organizaciones a alcanzar sus metas. Dentro de las funciones que tiene un gerente es el de fijar metas y motivar a sus empleados para que logren cumplir con las mismas. La medida de la eficiencia y eficacia de un gerente, es el grado en que determine y alcance los objetivos apropiados. Así mismo, los administradores son individuos en una organización que dirigen las actividades de otros y en algunas ocasiones desempeñan responsabilidades operativas. Tanto un gerente como un administrador deben poseer el conocimiento y las técnicas específicas de trabajo (habilidades técnicas), debe tener la capacidad de trabajar bien con las personas (habilidades humanas), y debe conservar la habilidad de pensar y conceptualizar para resolver problemas (habilidades conceptuales).

Actualmente es muy común que muchas empresas cierren y esto se debe principalmente a una mala administración, donde no se ha sabido distribuir los recursos y funciones de una manera correcta para que los objetivos una vez establecidos se logren alcanzar. La administración necesita mentes creativas e innovadoras, líderes que no tengan temor de ejecutar un plan o sueño. Una forma de evitar este tipo de situaciones es teniendo un organigrama de la empresa el cual al ser una herramienta gráfica que representa la forma en que una empresa está organizada nos ayuda a dividir el trabajo dentro de la organización, especializando cada tarea que se debe hacer por especialización. Un organigrama nos ayuda a diferenciar los niveles y áreas jerárquicas dentro de la organización entre los trabajadores Esto genera que el trabajador se ubique en la organización y sepa, principalmente, quién es su jefe, a qué área pertenece, qué naturaleza de trabajo tiene que hacer y principalmente saber cómo aporta su trabajo de área hacia los objetivos de la organización.

Aquí un pequeño ejemplo de un organigrama:   [pic 1]

Sabemos que la administración surge desde hace mucho tiempo por la necesidad humana de organizarse para subsistir, incluso el hombre administraba sin darse cuenta. Un ejemplo de esto lo podemos visualizar cuando se trabajaba en forma grupal, o incluso lo podemos ver reflejado en la manera en que los jefes de familia tomaban decisiones importantes. Sin embrago, cabe destacar que dentro de la historia de la administración se ven involucrados varios filósofos que le dan grandes aportes a la administración. De igual forma se da la aparición de las escuelas de la administración tales como: escuela científica (su fundador Frederick Taylor, aparecen los Principios de la administración científica), humanística (su representante Elton Mayo, buscaba actuar con personas mediante las cuales se logran los objetivos de la organización), estructuralista (contiene el enfoque sociológico sobre los organismos sociales, en ella se menciona a Max Weber), sistemática (se basaba en los sistemas operables, Keneth Bóulding), clásica (estudio de las funciones administrativas y la aplicación de principios, Henry Fayol), decisional ( se apoya en modelos matemáticos y computadoras, Herbert Simón). Cada una de ellas son importantes por la cantidad de aportes que le dan a la administración.

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