GUÍA RAPIDA PARA EL REGISTRO CORRECTO DEL REPORTE DE PREPARACIONES Y DESPACHOS

GUÍA RAPIDA PARA EL REGISTRO CORRECTO DEL REPORTE DE PREPARACIONES Y DESPACHOS

1. OBJETIVO: Estandarizar el registro de preparación y despachos para garantizar la confiabilidad de la información.
2. Procesos APT:  Recibir programa de distribución -> revisar stock -> generar hojas de picking -> entregar hoja de picking al equipo operativo -> preparar pedidos de acuerdo a la hoja de picking -> lecturar HU´s – cambio de bodega a ventas -> registrar tiempos de preparación-> confirmar pedido preparado -> enviar HU´s a facturación -> Lecturar modo inventario de HU´s – antes de inicio de carga -> cargar UT – registrar tiempos de carga.

1. Etapas de registro: son las etapas de los procesos de preparación y despachos en donde se debe de registrar los tiempos y motivos por cada incumplimiento generado en estas 2 etapas.

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Imagen 01: Formato de registro de tiempos de preparación y despachos.

1. Preparación: La etapa de preparación corresponde básicamente cuando la mercadería esté disponible para despacho, es decir sin ningún movimiento pendiente por realizar. En esta etapa se debe de registrar los tiempos de inicio y fin de preparación. El tiempo de inicio corresponde cuando se entrega el picking al operador, y el tiempo final de preparación culmina cuando los HU´s son lecturados en la bodega de venta 002V u 002X. Tener en cuenta que el tiempo fin de preparación en embolsado corresponde cuando este mismo haya culminado al 100%.

Motivos habituales de incumplimiento en la etapa de preparación:

• Espera de la producción
• Pedido por confirmar de Comercial
• Ausentismo de operadores
• Falta de capacidad en zona de preparaciones por pedidos pendientes de recojo.
• Demora en picking por operador
• Reacomodo de paletas ladeadas
• Demora en reetiquetado
• Demora en reencajado
• Etc.

1. Carguío: La etapa de carguío inicia cuando la unidad de transporte se estaciona en la zona de carga lista para ser cargado. El supervisor da orden de inicio de carga cuando se haya culminado y validado el modo de inventario. El tiempo de inicio de carga se debe de registrar cuando el operador inicia el carguío de las paletas a la UT, y el tiempo fin de carga corresponde cuando se haya culminado de cargar el 100%. Tener en cuenta que la carga limite para cumplir es de 15 minutos antes de la hora programado de despacho, estos 15 minutos son tiempos de la generación de documentos por facturación, entonces el tiempo de atención las UTs es de 1hr desde el carguío hasta la emisión de documentos.

Motivos habituales de incumplimiento en la etapa de carguío:

• Falta de UT
• Falta de stock
• Pedido adicional
• Pedido modificado por el cliente
• Falta de stock
• Pedido modificado por falta de stock
• Reproceso – reetiquetado
• Demora en la preparación

1. Criterios para el registro:

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