Gestión de procesos y control interno: caso práctico de falta de comunicación y planificación

1. Ambiente de control

• Estructura organizacional: el área de compras esta teniendo un mal mal manejo de sus funciones, ya que las compras, específicamente el 80% las esta haciendo de urgencia, no están pronosticando con anterioridad la materia prima que van a ocupar y lo están dejando a última hora.

Debemos identificar donde y porque es este problema en este departamento para poder solucionarlo.

1. Información y comunicación

• Detectamos el origen del problema de las compras tardías y resulto ser que el problema provenía de producción, ya que no le informan cuales son los requerimientos (materia prima) que necesitan, ya que este no tiene programada la producción.
• Este problema es por falta de comunicación entre departamentos de la misma empresa, no hay un calendario a seguir para saber las fechas de la producción con anticipación, de ahí hacer una lista con anticipación de la materia prima que se va a requerir para cada producción e inmediatamente consultar a compras para que se encargue de conseguir la mp y poder entregarla en tiempo y forma para que ya no se hagan pedidos urgentes.

1. Actividades de control

• Detective: todo el problema comenzó con la comunicación que se tuvo, como lo podemos leer en el párrafo de arriba, de ahí se desencadenaron varios problemas que afectan a la empresa se observan varias fallas en todo lo que tiene que ver con la compra de la materia prima.
•  ya que explicamos por qué sucedió el problema ahora tenemos que actuar para poder corregirlo, ahí es cuando entra el cuarto elemento “actividades de control”, detectivo.

1. Compras que no se hicieron cotizaciones por urgencia 80 (información y comunicación)

Información: no está habiendo información de las actividades financieras o no financieras de la entidad y por falta de esa información, no se están realizando a tiempo las cotizaciones para la compra de la materia prima, se debe tener un control más exhaustivo de todas las operaciones que se realizaron y de las que se vayan a realizar, para que no se terminen haciendo de última hora

1. Compras que se selecciono a un proveedor que no era el mas barato
2. Compras que no se cotizo a mas de 2 proveedores: en el inciso b) ocurrió el mismo problema q, falta de comunicación, organización e información, para corregir los e aplicara lo mismo que con el inciso a).

Tipos de control, preventivos: compras debió haber prevenido y haber hablado no solo con 2 proveedores si no con mas y después escoger al proveedor que seria el permanente para la empresa.

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