Guardia Y Custodia

Guarda y custodia

Decidirse a almacenar archivos importantes fuera de sus instalaciones, es un asunto de gran importancia. Frecuentemente se convierte en un asunto de convencer a los gerentes y/o directores de la necesidad y de los beneficios asociados. Debido a que este servicio se considera un centro de costos y no de utilidades, el almacenamiento externo es una elección basada en necesidades. Si dicha necesidad existe, se toma la decisión.

Conozca los detalles de este servicio:

Actividades

Beneficios

Actividades:

Después de un análisis previo que nos permita dimensionar la cantidad y el estado de cajas de archivo, procede a recolectarlas con equipo de transporte propio. Una vez en instaladas, se dan de alta en el sistema (registro inicial, calendario de retenciones, generación de reportes) y las ubicamos físicamente en nuestro almacén. Realizado este proceso, usted puede realizar consultas electrónicas (fax, correo electrónico) o físicas .

Beneficios

• El manejo de sus archivos corre a manos de un tercero, experto en la materia.

• Optimización de los recursos humanos y materiales de su empresa o entidad, al subcontratar

la administración de los archivos.

• Tiempos mínimos para recuperar documentos importantes

Función de distribución y almacenamiento

INDICA A LA OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS, QUE PARA LLEVAR A CABO LA CLASIFICACION Y GUARDA SE DEBE CONSIDERAR LAS CARACTERISTICAS SIGUIENTES: PESO, VOLUMEN, SUPERFICIE, VALOR, FRECUENCIA DE USO, CADUCIDAD Y SE REALICE CON BASE AL ABAST, ORDEN DE DESPACHO, TRANSFERENCIA DE BIENES INVENTARIABLES (CP-02), REMISION O DISKETTE, ETC.

2 OFICINA DE ALMACENES Y SUMINISTROS SECCION DE GUARDA Y DESPACHO

VERIFICA LOS BIENES DE CONSUMO E INVERSION CONTRA COPIA DE LA DOCUMENTACION CORRESPONDIENTE (ABAST, ORDEN DE DESPACHO, TRANSFERENCIA DE BIENES INVENTARIABLES CP-02, REMISION O DISKETTE).

3 CLASIFICA LOS BIENES DE ACUERDO AL PLANO DE LOCALIZACION DEL ALMACEN (ANEXO UA/MP/23) Y LOS REGISTRA EN LA LISTA DE CLASIFICACION Y LOCALIZACION DE BIENES (ANEXO UA/MP/24), LAS CLAVES QUE SE VAN A ESTIBAR.

4 COLOCA LOS BIENES QUE REQUIEREN REFRIGERACION INMEDIATAMENTE EN EL LUGAR CORRESPONDIENTE.

5 GUARDA BAJO LLAVE LOS NARCOTICOS Y PSICOTROPICOS.

6 ALMACENA LOS BIENES DE ACUERDO AL ORDEN DE ACOMODO EN ANAQUELES, TARIMAS, RACKS, VERIFICA LA FECHA DE CADUCIDAD, FABRICACION, APLICANDO LA REGLA DE "PRIMERO EN VENCER, PRIMERO EN SALIR".

7 REQUISITA "REGISTRO DE CADUCIDADES" (ANEXO UA/MP/29), POR CLAVE.

8 ALMACENA LOS BIENES DE ACUERDO AL METODO "PRIMERAS ENTRADAS, PRIMERAS SALIDAS" NO SUJETOS A CONTROL DE CADUCIDAD .

9 ANOTA EN EL MARBETE (ANEXO UA/MP/30) DEL AREA ALMACENERIA CORRESPONDIENTE, NUMERO DE CLAVE, NOMBRE, CANTIDAD, FECHA DE ENTREGA Y DE CADUCIDAD.

10 REVISA QUE LOS BIENES DE INVERSION CONTENGAN NUMERO DE INVENTARIO.

11 REALIZA EL REGISTRO EN EL FORMATO "MOVIMIENTO DE ALMACEN" (ANEXO UA/MP/13) CONCLUIDA LA GUARDA DE LOS BIENES EN LAS AREAS ALMACENERIAS ASENTANDO LOS DATOS SIGUIENTES:

- CLASIFICACION.

- TARJETA NUMERO.

- CLAVE.

- GENERICO.

- UNIDAD.

- FECHA.

- NUMERO DE ALTA.

- DOCUMENTO DE PROCEDENCIA O DESTINO.

- PRECIO UNITARIO.

- FECHA DE ENTRADA.

- EXISTENCIA.

- LOTE.

- FECHA DE FABRICACION Y CADUCIDAD.

...