Juntas

Juntas

Una junta es un vehículo para propiciar la construcción del equipo y para reforzar las expectativas, los roles y el compromiso de los miembros con el objetivo del proyecto.

 La junta de arranque del proyecto.

 Juntas para revisar el status del proyecto.

 Juntas para resolver problemas.

 Juntas para revisar el diseño.

 Juntas efectivas

La junta de arranque del proyecto

El gerente del proyecto debe programar con el equipo una junta de arranque del proyecto, ésta debe tener lugar lo más pronto posible durante la etapa de formación del equipo. Es una junta importante ya que sirve para informar a los miembros, reducir la ansiedad, manejar las expectativas e inspirar al equipo. Establece las bases para el proyecto completo.

Agenda

1. Bienvenida y Presentaciones

2. Descripción general del proyecto

3. Roles y responsabilidades

4. Procesos y procedimientos

5. Expectativas

6. Comentarios finales

Juntas para revisar el estatus del proyecto

Suele ser dirigida o convocada por el gerente, regularmente incluye a algunos o todos los miembros del equipo y también podría incluir al cliente y/o a los directores administrativos del proyecto. Los objetivos principales de estas juntas son informar, identificar problemas y puntos de acción. Deben ser programadas de forma regular para identificar oportunamente los problemas reales y potenciales, y así evitar las sorpresas que pondrían en peligro la posibilidad de lograr el objetivo del proyecto.

Se podrían organizar juntas semanales para conocer el estatus del proyecto con los miembros del proyecto y otras menos frecuente con el cliente, quizá mensual o trimestral, dependiendo del tiempo que dure el proyecto.

Agenda

1. Avances desde la junta anterior

2. Costo, programa y alcance del trabajo

3. Actualización de la evaluación de riesgos

4. Acciones correctivas, de ser necesarias

5. Oportunidades de mejora

6. Discusión abierta

7. Asignación de rubros de acción

8. Se levanta la junta

Juntas para resolver problemas

Cuando un miembro del equipo identifica un problema real o potencial, debe convocar enseguida a los miembros indicados para resolverlo y no debe esperar a la siguiente junta para revisar el estatus del proyecto. La identificación y la solución oportuna de problemas es fundamental para el éxito del proyecto.

Desde el inicio del proyecto, el gerente y su equipo deben establecer directrices respecto a quién convocará a las juntas para resolver problemas, cuándo lo hará, así como el nivel de autorización requerido para emprender las acciones correctivas.

Las juntas para resolver problemas deben seguir un orden adecuado para llegar a la solución, por ejemplo:

1. Formular la exposición del problema

2. Identificar sus posibles causas

3. Recabar datos y constatar las causas más probables

4. Identificar posibles soluciones

5. Evaluar las diferentes soluciones

6. Establecer cuál es la mejor solución

7. Modificar el plan del proyecto

8. Implementar la solución

9. Determinar si el problema ha quedado resuelto

Juntas para revisar el diseño

Los proyectos que incluyen una fase de diseño, como el desarrollo de un sistema de información, el diseño de un sitio web, o los planos para una nueva oficina, quizá requieran de más juntas para revisar el diseño y garantizar que el patrocinador o el cliente está de acuerdo con el diseño planteado por el equipo del proyecto y para que lo apruebe.

1. Junta preliminar para revisar el diseño

2. Junta final para revisar el diseño

Juntas efectivas

1. ¿Para qué sirve?

Una herramienta vital

...