Preguntas Administración Documental

1. ¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? y ¿cómo se refleja su finalidad en las empresas, actualmente?

La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

La administración documental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información. En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración documental, para dar soluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

Todos los factores de la funcionalidad administrativa de archivos es importante pero la parte de descarte y recuperación implica conocimientos más profundos y técnicos para la acumulación lógica de archivos y una óptima funcionalidad. En la parte de descarte las TRD son una herramienta fundamental para determinar la conservación y el destino final de los documentos. Para realizar los expurgos son necesarios estos pasos de las TRD para la elaboración de las respectivas actas de baja explicando los procedimientos a seguir y por los cuales se expurgan los documentos. En la parte de recuperación documental está visto que también es un estudio profundo que necesita análisis de las agrupaciones documentales para crear índices, inventarios, catálogos, guías y registros para facilitar la función administrativa de los archivos.

La importancia de la administración documental está plasmada en la preocupación por las mejoras en los archivos públicos y privados. De la búsqueda de la transparencia, logística y la archivística para fundamentar todos los ideales de conservación, clasificación, ordenación y descripción documental ligados a los procesos administrativos de las empresas privadas e instituciones del estado.

La gestión documental aporta conocimiento generado en las entidades, que si no se tiene fácil acceso a él, se vuelve a construir con la consiguiente pérdida de tiempo y dinero. Por lo tanto, en la época que hemos entrado debemos optimizar al máximo la creación de contenidos nuestros y ajenos para su reutilización.

Hoy en día, casi todas las empresas tienen que trabajar con una gran cantidad de documentación. Con el fin de gestionar la gran cantidad de documentos y la información, es una ventaja muy importante contar con un sistema de gestión documental eficiente que permita un fácil almacenamiento y búsqueda rápida, junto con instalaciones de recuperación eficientes.

Con un sistema de gestión documental, puede personalizar también los documentos de salida de la empresa como: las facturas electrónicas, formularios y otros documentos. Todo integrado en el mismo sistema de gestión documental con el que podrá configurar las tareas de los documentos tanto de entrada como de salida de su empresa.

Otra ventaja importante de la gestión documental está en la personalización y seguridad de los datos críticos en documentos o en cualquier otra forma de información. Por ello, la gestión documental es de

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