Pasos Para Una Buena Productividad

1. Define tus objetivos claramente.

Cada vez que identifiques un objetivo, pon el resultado final que quieres por escrito, desglosando las distintas tareas que tendrás que llevar a cabo para alcanzarlo. Tener los objetivos claramente definidos facilitará mucho la gestión de tus tareas, y sabrás perfectamente cuándo has llegado a la meta.

2. Selecciona tres tareas clave cada día, y hazlas.

A la luz de los objetivos más importantes que tengas pendientes de cumplir, selecciona cada día tres tareas relacionadas con ellos, y hazlas lo antes posible. De esa forma, al final de cada jornada sabrás que has avanzado un paso en la consecución de lo que realmente es importante para ti.

3. Aplica el principio de Pareto a tu trabajo.

Este principio, aplicado a la productividad, establece que siempre habrá un 20 por ciento de tareas pendientes que serán capaces de generar el 80% de los resultados que realmente te importan. Identifica cuáles son esas tareas y concéntrate en ellas en primer lugar. Haz que las tres tareas clave que elijas cada día pertenezcan a ese grupo selecto del 20 por ciento.

4. Evita la multitarea a toda costa.

Nunca trates de hacer más de una cosa al mismo tiempo. Toma una tarea, concéntrate en ella y no la sueltes hasta que la hayas terminado, o si es una tarea muy compleja, hasta que hayas logrado un avance significativo. Esto es especialmente importante para las tres tareas clave que te fijes cada día.

5. Ejecuta las tareas sencillas por lotes.

Siempre tendrás tareas rutinarias, generalmente de bajo valor y de sencilla ejecución, que puedes hacer por lotes. Las transiciones entre actividades requieren mucho tiempo, y si además tienes que retomar una tarea interrumpida, necesitarás todavía más tiempo en recuperar la concentración y averiguar por dónde seguir. Por eso, trata de juntar las tareas sencillas según su tipo, y reserva un momento del día para llevarlas a cabo todas al mismo tiempo. Por ejemplo, hacer llamadas, contestar correos rápidos, revisar documentos, archivar, registrar gastos, etc.

6. Elimina las distracciones antes de empezar.

Si eres el tipo de persona que te distraes con una mosca volando, antes de empezar cualquier tarea clave elimina las distracciones a tu alrededor. Limpia tu escritorio, cierra el programa de correo electrónico y el navegador de Internet, desconecta el teléfono fijo, pon el móvil en modo silencio… Si es necesario, incluso cambia de ubicación, como por ejemplo una sala de reuniones que esté libre en este momento, donde sepas que no te van a interrumpir en un buen rato.

7.

...