Procedimientos para exportar o importar muestras Guatemala.

Responsable Proceso

Vended@r Trasladar información completa de las muestras al Asistente de Ventas( con fotografias de los paquetes)

Asistente Ventas Preparar el producto con el empaque adecuado e identificado y con la información completa (Según el formato que ya poseen)

Asistente Ventas Envía por correo electrónico a la Recepcionista con copia al depto de logistica, el formato lleno con informacion del producto e informacion del destinatario

Recepcionista Al recibir informacion por correo, imprimir la informacion del correo para realizar factura siguiendo correlativo del archivo de Facturas

Recepción Cotizar con DHL, FedEx y UPS el costo del envío según peso, dimensiones y lugar de destino (cotizar via correo Electronico o según tarifario actualizado on line)

Recepción Enviar correo electrónico con tarifas de los diferentes Courier para solicitar autorización a Glenda ó Adriana

Logística (Glenda/Adriana ) Confirma la autorizacion del envio con el Courier de la tarifa mas baja

Recepcionista Realizar factura comercial para el envío de la muestra

Recepcionista "Trasladar el siguiente juego de documentos a Logistica para su revisión y autorización: (favor de trasladar toda la informacion necesaria impresa, para agilizar la revision de la misma, gracias)

- Correo impreso del asistente de Ventas donde solicita el envío del producto

- Correo impreso donde logistica autorizo el envio de la muestra ó correo donde se cotizo la muestra

- Factura con correlativo del producto a enviar

"

Logística Revisión de documentos anteriormente mencionados para dar visto bueno,

Recepcionista Solicitar a Control de calidad Ficha tecnica del producto y Generar guía aérea en la pagina de internet para el envío y coordinar la recolecta del producto a enviar

Recepcionista "Trasladar el siguiente juego de documentos a Logistica para su revisión Final :

- Correo impreso del asistente de Ventas donde solicita el envío del producto

- Correo impreso de las cotizaciones donde logistica autorizo el envio de la muestra

- Factura con correlativo del producto a enviar y Ficha tecnica

-Guia aerea con la que se enviara el producto

"

Recepcionista "Documentos que Recepcion entrega al Courier al momento de la recolección:

-Factura con sello de Original

-Ficha técnica

-Producto a enviar

-Guía aérea que consta de 3 hojas (1 Hoja DHL firma de recibido y nos lo regresa en ese instante como constancia de recolección)

* Debemos quedarnos con una copia de toda la documentación enviada para el Archivo de Muestras*

"

Recepcionista Enviar informacion (Guia y Factura) por correo al Vended@r

Recepcionista Dar seguimiento a la guía aérea

Recepcionista Solicitar confirmación de notificación al courier

Recepcionista Confirmar al Vended@r que la guía ya arribó y que fue notificada

Responsable Proceso

Vended@r Trasladar información completa de las muestras al Asistente de Ventas( con fotografias de los paquetes)

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