RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

RESPONSABILIDADES DE LAS ÁREAS FUNCIONALES DE UNA EMPRESA

Junta Directiva

Es el cuerpo colegiado encargado de proteger, velar y representar los intereses de los acciones de la empresa. Actúa de órgano de enlace entre la empresa y la junta de accionistas, además se le confía la gestión y el trato de las relaciones con terceros. Entre sus funciones principales están:

• Diseñar y formular las estrategias empresariales.

• Brindar información sobre el entorno económico, social, político, etc.

• Planeación del Recurso Humano.

• Evaluación de la empresa.

• Evaluación financiera.

• Implementación de políticas financieras.

• Asesoría.

• Selección del equipo directivo y de gerencia

• Creación de políticas que regulen las actividades de los directivos.

Gerente General

El Gerente General actúa como representante legal de la empresa, fija las políticas operativas, administrativas y de calidad en base a los parámetros fijados por la casa matriz.

Es responsable ante los accionistas, por los resultados de las operaciones y el desempeño organizacional, junto con los demás gerentes funcionales planea, dirige y controla las actividades de la empresa. Ejerce autoridad funcional sobre el resto de cargos ejecutivos, administrativos y operacionales de la organización. Entre sus principales funciones están:

• Planificar, dirigir y coordinar el funcionamiento general de la empresa con la asistencia de los demás gerentes de Departamento.

• Evaluar los operaciones y los resultados obtenidos, y en su caso informar a la Junta Directiva

• Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la empresa.

• Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.

• A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

• Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos disponibles.

• Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para el desarrollo de los planes de acción.

• Preparar descripciones de tareas y objetivos individuales para cada área funcional liderada por su gerente.

• Definir necesidades de personal consistentes con los objetivos y planes de la empresa.

• Seleccionar personal competente y desarrollar programas de entrenamiento para potenciar sus capacidades.

• Ejercer un liderazgo dinámico para volver operativos y ejecutar los planes y estrategias determinados.

• Desarrollar un ambiente de trabajo que motive positivamente a los individuos y grupos organizacionales.

Asistente de Gerente General

Las funciones básicas del asistente de Gerencia General son:

• Recibir, atender y dar información personal al asociado y público en general que requiere al gerente.

• Recibir y transcribir correspondencia, informes, relaciones y demás documentos asignados por el gerente.

• Recibir, radicar, distribuir, archivar y despachar documentos y correspondencia que llegan a gerencia.

• Archivar correctamente los documentos y correspondencia perteneciente a la Gerencia.

• Efectuar las comunicaciones telefónicas solicitadas por el gerente.

• Coordinar de acuerdo con instrucciones, reuniones y eventos que deberá atender el gerente, llevando la agenda correspondiente y recordando los compromisos adquiridos.

• Llevar controles periódicos sobre consumo de elementos en el área, con el fin de determinar su necesidad real y presentar la solicitud de papelería.

• Presentar y recibir los pedidos de papelería de la gerencia.

• Controlar la utilización de servicio interno de la fotocopiadora.

• Controlar el cierre de la puerta principal de acceso a las oficinas principales e informar de las personas que permanezcan en las instalaciones sin la debida autorización.

• Informar sobre los bienes a su cargo que por deterioro u obsolescencia deben ser dados de baja de la empresa.

Asesor Legal de Exportaciones

Entre las funciones principales del Asesor legal de exportaciones están:

• Evaluar la participación en ferias, exposiciones y rondas de negocios.

• Selección y contratación de agentes comerciales, distribuidores

• La investigación, promoción, identificación de oportunidades, negociación y gestión de los mercados internacionales

• Investigación de infraestructura, contactos con bancos, despachos, aduanas, transportistas.

• Elaboración de oferta, confirmación de pedido, programación de la producción, producción, control de calidad, inspección, documentación y desarrollo de producto

Asistente de Asesoría de Exportación

Entre las funciones principales del asistente de exportación están:

• Preparación de los contratos.

• Gestión ante las entidades financieras.

• Responsabilidad en las comunicaciones con los clientes, representantes.

• Control de toda la cadena de distribución física de la mercadería.

• Seguimiento de todo proceso de exportación.

Gerente Administrativo

El Gerente Administrativo es el responsable de Planear, ejecutar y dirigir la gestión administrativa y operativa de la empresa, del manejo de la relación con los diferentes proveedores nacionales e internacionales, además de las siguientes funciones.

• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológicos.

• Optimizar la coordinación de recursos.

• Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.

• Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

• Preparar planes, presupuestos y previsiones de ventas.

• Establecer metas y objetivos.

• Seleccionar y coordinar las estrategias de ventas.

• Delimitar el territorio y definir los estándares de desempeño.

• Crear planes de compensación, motivar y guiar las fuerzas de venta y distribución.

Secretaria de Gerente Administrativo

La secretaria de Gerencia Administrativa es la responsable de brindar a su jefe apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir dentro de la empresa. Dentro de sus funciones están:

• Reclutar las solicitudes de servicios

• Hacer evaluación periódica de los proveedores para verificar el cumplimiento y servicio de estos.

• Recibir e informar asuntos que tenga que ver con departamento correspondiente, para que todos estén informados.

• Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa

• Realizar y recibir llamadas telefónicas para mantener la información actualizada

• Realizar las actividades que le sean asignadas según instrucciones de su superior.

Jefe de departamento de Desarrollo Humano

El jefe del Desarrollo Humano es el responsable de velar porque la empresa cuente con el personal Humano necesario para llevar a cabo sus operaciones, dentro de las funciones del jefe de Desarrollo Humano están las siguientes:

• Elaborar e implantar la política de personal, para conseguir que el equipo humano de la organización sea el adecuado, motivado y comprometido con los objetivos establecidos, profesionalizado y contribuir individualmente y como en equipo a los resultados generales.

• Diseñar las políticas a seguir en el reclutamiento, selección, formación, desarrollo, promoción y desvinculación, del personal.

• Determinar una política de retribuciones que sea coherente, equiparativa, competitiva y que motive al personal.

• Colaborar en la definición de la cultura empresarial, controlando las comunicaciones a nivel interno y facilitando la creación de valores apropiados en cada momento.

• Coordinar las relaciones laborales en representación de la empresa.

• Supervisar la administración de personal.

Secretaria de Recursos Humanos

• Vigilar la elaboración y expedición de las convocatorias.

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