Rosalinda

ÍNDICE

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UNIDAD I: LA FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTO

1. GENERALIDADES.

Toda organización, tanto en el sector público como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina más pequeña necesita espacio, calor, luz, energía, comunicación y equipo de oficina, mobiliario, papelería y diversos artículos para realizar sus funciones, ninguna empresa es autosuficiente.

Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones básicas de cualquier organización. La estructura de la función de administración de compras y materiales para obtener una contribución efectiva a los objetivos es uno de los desafíos de esa administración.

1.1. REDESCUBRIMIENTO DE LA LOGÍSTICA

LOGÍSTICA

El término " logística" (del inglés: Logistics) ha sido tomado del ámbito militar para ser utilizado en el mundo empresarial como el término que, en un sentido general, se refiere:

1) Al posible flujo de los recursos que una empresa va a necesitar para la realización de sus actividades.

2) Al conjunto de operaciones y tareas relacionadas con el envío de productos terminados al punto de consumo o de uso. Por tanto, no es una exageración el decir que el éxito final de un proyecto depende en una buena parte, de la logística

DEFINICIÓN DE LOGÍSTICA

 Ferrel, Hirt, Adriaenséns, Flores y Ramos, la logística es "una función operativa importante que comprende todas las actividades necesarias para la obtención y administración de materias primas y componentes, así como el manejo de los productos terminados, su empaque y su distribución a los clientes".

 Según Lamb, Hair y McDaniel, la logística es "el proceso de administrar estratégicamente el flujo y almacenamiento eficiente delas materias primas, de las existencias en proceso y de los bienes terminados del punto de origen al de consumo".

 Para Enrique B. Franklin, la logística es "el movimiento de los bienes correctos en la cantidad adecuada hacia el lugar correcto en el momento apropiado".

Se puede concluir y adoptar la siguiente definición, para describir de una forma amplia y precisa lo que en el contexto empresarial es Logística:

"La logística es una función operativa que comprende todas las actividades y procesos necesarios para la administración estratégica del flujo y almacenamiento de materias primas y componentes, existencias en proceso y productos terminados; de tal manera, que éstos estén en la cantidad adecuada, en el lugar correcto y en el momento apropiado".

REDESCUBRIMIENTO DE LA LOGÍSTICA

Tiempo atrás, cuando la mano de obra directa representaba la tajada de león de los costos de fabricación y la fabricación a su vez representaba la mayor parte de los costos de operación la habilidad competitiva influía muy poco en el campo de la logística. La administración del flujo de materiales, componentes y productos terminados era, por supuesto, una responsabilidad que no se podía ignorar, pero rara vez constituía la diferencia entre el éxito y el fracaso en el mercado.

Hoy, en una era de acortamiento de los ciclos de vida de los productos, con proliferación de líneas de productos, cadenas de distribución cambiantes y tecnologías nuevas, el dominio de la logística se ha convertido en un ingrediente esencial para el éxito competitivo. En consecuencia, el reto para los administradores es entender las demandas que frecuentemente entran en conflicto en cada sistema y decidir si la mejor respuesta es hacer al sistema más eficiente, volver a equilibrarlo o rediseñarlo.

Los problemas con los sistemas logísticos tienen sus raíces en tendencias más profundas y generales:

1) En una amplia gama de industrias, los ciclos de vida de los productos se están contrayendo.

2) Proliferación de líneas de productos. Como cada vez es mayor el número de líneas de productos que se requiere para satisfacer la creciente variedad de gustos y necesidades de los clientes, los niveles de inventarios tanto dentro como fuera de la fábrica, inevitablemente aumentan.

3) El equilibrio del poder en la cadena de distribución está cambiando de la fabricación al comercio. Por ejemplo, el mercado de los televisores a color de hace diez años estaba gobernado por la imagen de la marca y las características del producto, que influían en gran medida en las compras; ahora, los distribuidores ejercen una influencia dominante en las decisiones de compra de los consumidores.

4) En muchas industrias, el valor agregado a los productos por la fabricación está declinando a medida que se multiplican los costos de los materiales y de distribución.

5) Muchas empresas están restructurando sus instalaciones productivas de una manera global. Algunos fabricantes están centralizando la producción para lograr economías de escala; otros encuentran prudente instalar sus centros de producción en países como Francia o Brasil para asegurar una aceptación política en los mercados locales. Cualquiera de esos movimientos implica cambios sustanciales en la logística.

6) El advenimiento del procesamiento y transmisión de grandes volúmenes de datos a bajo costo está revolucionando los sistemas logísticos de control.

Dadas estas tendencias, muchos sistemas logísticos actuales, diseñados para las condiciones de relativa estabilidad de los años del decenio de 1960 y principios del siguiente, se han vuelto peligrosamente obsoletos. Aun en una misma industria hay grandes diferencias entre las mejores y las peores prácticas. Las morosidades, que provocan altos inventarios, conllevan una considerable pena financiera dadas las altas tasas de interés real vigentes. Más significativamente, causan que se opere con una marcada desventaja competitiva.

LA NECESIDAD DE UNA REDEFINICIÓN

Por regla general, es tarde cuando los altos ejecutivos empiezan a prestar atención a sistemas logísticos decadentes. Esta reacción retardada se debe, por una parte, a que la naturaleza misma de esos problemas oculta su efecto acumulativo y, por la otra, a que las actividades que involucran toda la gama de funciones, como la logística, normalmente no tienen voz en los consejos de administración. Quien realmente tiene la culpa, sin embargo, es la cambiante visión que ha prevalecido sobre el alcance e importancia de la logística. Para la mayoría de los administradores, logística es sólo un nombre elegante para la distribución física; esto es, para todo lo que se hace con un producto, desde el momento en que sale de la fábrica hasta que llega al cliente. Este enfoque subestima los costos de traslado y almacenamiento de productos semi terminados e ignora los gastos necesarios para la planeación o para operar sistemas de computación. Lo que es peor, esconde las causas por las cuales las entregas son defectuosas, los inventarios de productos terminados se elevan y el transporte se encarece. En verdad, los administradores que están de acuerdo con la ecuación que establece que "logística = distribución física", pueden tener éxito en disminuir el inventario de productos terminados en el corto plazo, pero ignoran los problemas estructurales hasta que, finalmente, una racha de almacenes mal surtidos y demoras en las entregas los hace poner atención.

OPCIONES PARA MEJORAR

Una aproximación integrada de la logística plantea implícitamente importantes elecciones entre producir por lotes o en forma continua, entre una operación manual o una operación automatizada de los almacenes y entre un almacenamiento central o uno descentralizado. En conjunto, estas elecciones establecen un nivel determinado de servicio al cliente para un nivel dado de costos. Con un sistema óptimo, elevar el nivel de servicio significa elevar costos y la reducción de costos significa disminuir el servicio. Sin embargo, la mayoría de los sistemas están tan lejos de ser óptimos que existen sustanciales oportunidades para mejorarlos tanto en costos como en servicio. Hay tres opciones principales para conseguir tales mejorías: reducir directamente los costos, rediseñar el sistema y volver a equilibrar el sistema.

EFICIENCIA

Debido a que las ineficiencias provocan inventarios y costos logísticos innecesariamente altos para un nivel dado de servicio, el camino más obvio para mejorar el desempeño logístico es la tradicional reducción de costos.

REDISEÑO

Una alternativa más radical para mejorar el desempeño es el rediseño del sistema de logística. No obstante que las posibles combinaciones de formas para manejar el flujo de materiales son virtualmente infinitas, la variable clave en cada configuración logística es el punto en el cual se surte el pedido para un cliente en particular. Por abajo de este punto de penetración del pedido, las órdenes de los clientes conducen el sistema que controla el flujo de materiales; por arriba de ese punto, la conducción la llevan los pronósticos y los planes. En la mayoría de los casos, el punto de penetración del pedido es donde las especificaciones del producto ya no se pueden cambiar.

EL DESAFÍO ACTUAL

El descubrimiento de la logística como responsabilidad de los gerentes del nivel más alto se remonta cuando menos a los tiempos en que se practicó la organización racional de redes fragmentadas

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