SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO O TEMÁTICO
Enviado por 1511003 • 18 de Noviembre de 2021 • Apuntes • 299 Palabras (2 Páginas) • 1.331 Visitas
SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO O TEMÁTICO
CONCEPTO
Es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por los nombres de personas, compañías o lugares. En este sistema los documentos relacionados con un asunto, proyecto, producto, proceso o con una actividad comercial particular se agrupan y archivan en un mismo sitio.
La organización de un archivo por materias requiere un gran cuidado, es mejor ceñirse a reglas, que tratar de traducirlo a un solo vocablo
El archivo por asunto, tiene como fundamente captar la esencia del documento y decidir el vocablo apropiado. Para ello es necesario conocer bien el tema central de documento y comprenderlo, conocer la organización de la empresa y conocer e imaginar las necesidades potenciales del usuario.
USOS
En este sistema se identifica el elemento común bajo el cual se agruparán diferentes documentos. Esta agrupación ayuda a organizar los documentos relacionados y facilita su localización.
- En empresas mercantiles para clasificar sus productos y para organizar sus operaciones. Ejemplo: los distribuidores de productos por categorías en productos lácteos, carnes, vegetales, cereales, etc.
- En oficinas o instituciones que conservan material didáctico. Ejemplo: los profesores archivan su material didáctico de acuerdo a las diferentes asignaturas o temas.
- En investigaciones científicas y proyectos especiales. Por ejemplo: incidencia de SIDA en la mujer. Deserción escolar y otros.
- Para documentos relacionados con la construcción de un nuevo edificio o proyecto. Por ejemplo: los arquitectos archivan sus documentos por el nombre del edificio o proyecto.
- Para conservar información relativa al cuidado y mantenimiento del equipo.
- En hoteles o restaurantes para archivar los contratos relativos al uso de salones para reuniones o asambleas programadas cada mes.
- En agencia del gobierno para clasificar sus diferentes servicios:
el archivo alfabético puede ser de dos tipos:
- Estilos diccionario
los documentos están ordenados en secuencia alfabética no presenta subdivisión tampoco necesita tarjetero.
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