Sistema De Archivo Por Asunto

10. SISTEMA DE ARCHIVO POR ASUNTO.

El sistema de archivo por asunto es la ordenación de documentos o correspondencia, que se hace teniendo en cuenta la materia o asunto de que tratan los mismos. Del texto de la carta o documento se determina el asunto bajo el cual se ha de archivar. Los nombres de individuos, instituciones o firmas comerciales se consideran en grado minimo.

La dirección de una institución o la gerencia de una empresa, por ejemplo, suelen estar más interesadas en cuadros completos que en detalles aislados, por eso es que sus archivos debieran ordenarse por asuntos. Asi, un gerente de ventas de una ferreteria, necesitará información sobre las ventas generales, ventas de ciertos articulos determinados : herramientas de carpinteria, de plomeria, ventas devueltas, pronósticos de ventas, etc., y queria esa información con preferencia a información sobre el Señor José Ramos o cualquier otro cliente. Por lo tanto los archivos del gerente de ventas estarán mejor ordenados de acuerdo con los asuntos, mientras que los de un departamento interesado en individuos determinados, el de créditos, por ejemplo, estarán mejor organizados de acuerdo con un sistema alfabético, numérico o geográfico.

Como el archivo por asunto se hace de acuerdo con cierta descripción de un asunto, y no todas las personas describen un asunto de la misma forma, este sistema no es tan fácil como los otros, donde se usan nombres especificos o números como titulos de las guias y carpetas. En un archivo alfabético el nombre Ramos no se podrá confundir con González. Tampoco se confundirá, en un archivo numérico, el número 4467 con el 5666. Sin embargo, en un archivo por asunto, el material archivado bajo el titulo de máquinas a escribir también podria solicitarse bajo el titulo de máquinas de oficina.

10.1 Combinaciones. El sistema de archivo por asunto puede combinarse con arreglas alfabéticos y numéricos. Hay dos clases de arreglos alfabéticos :

Según el diccionario. en el cual no existe relación lógica entre los asuntos, sólo se sigue el orden alfabético. Ejemplo:

Automotores

Aviación

Bancos

Central telefónica

Dentistas

Enciclopédico, en el cual los asuntos se agrupan siguiendo un orden lógico y la secuencia alfabética. Ejemplo :

Dentro del titulo o división principal de repuestos, se encuentran los subtitulos :

Aeroplanos

Automóviles

Bicicletas

Motores industriales

Motores marinos

10.2 Arreglo de la gaveta de archivo. Archivo por asunto con arreglo alfabético.

Cuando se usa un arreglo alfabético con el sistema de archivo por asunto, las guias y carpetas van dispuestas en la siguiente forma :

Guias alfabéticas, que van en primera posición.

Guia con los titulos de los asuntos, en segunda posición.

Guias especial, en quinta posición. Esta guia sirve para descargar cualquier asunto importante o para subdividir algún tópico muy cargado.

Carpetas, con el titulo del asunto principal, o el de la división o subdivisión en cuarta posición.

Carpeta miscelánea alfabética, con pestaña en tercera posición.

10.3 Arreglo de la gaveta del archivo. Archivo por asunto con arreglo numérico decimal.

Cuando es necesario hacer una agrupación permanente de material relacionado con divisiones y subdivisiones de cada asunto, se puede usar un arreglo decimal, basado en el principio de la clasificación decimal de Dewey. Según este principio los documentos se agrupan bajo 10 titulos muy amplios, numerados en secuencia de 100, desde el número 000 hasta el 999, inclusive.

Cada una de las decisiones o titulos principales puede ser dividida en 9 o menos grupos. Por ejemplo: el grupo principal 200 puede dividirse en grupos numerados 210, 220, 230 etc.

Cada uno de estos grupos pueden luego subdividirse a su vez en 9 o menos grupos. Por ejemplo : el grupo 240 puede subdividirse en 241, 242, 243, etc. Si todavia fuese necesaria una división más, cada uno de estos grupos puede dividirse en grupos a los cuales se les asigna un punto decimal después de la última cifra.

Ejemplo : El grupo 241 puede dividirse en 241.1, 241.2, 241.3 etc.

NOTA : Este sistema de DEWEY es muy importante y muy utilizado. Melvill Dewey, bibliotecario americano organisó en 1875 un sistema de clasificación para bibliotecas.

Dividió los conocimientos globales en 10 clases principales, más divididos en otras 10 y asi susesivamente, lo que lleva casa al infinito la posibilidad de subdivisiones.

Basado en ese sistema, se organiza el esquema con los asuntos que existen en la empresa. La más dificil es la elaboración de las 10 clases iniciales, que deben cubrir todos los asuntos que se necesite.

También en contabilidad computarizado se usa este sistema decimal de Dewey.

Ejemplo de clasificación por asunto con arreglo numérico decimal.

000 General

100 Contabilidad

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