Sistema De Archivo Por Asuntos

Sistema de Archivo por Asuntos

El archivo por asunto es la clasificación de los documentos por el tema que tratan y no por nombres de personas, compañías y lugares.

Los archivos por asuntos se establecen por guías y carpetas, o guías y tarjetas, lo mismo que los archivos de correspondencia o de tarjetas alfabéticos.

Por ejemplo, los principales encabezamientos de un archivo por asunto en una tienda de muebles podrían ser Aparatos de uso doméstico, Muebles de alcoba, Muebles de comedor, Muebles de Sala, Muebles de Terraza, Tapetes. Los encabezamientos principales en parte de un archivo de asuntos de una compañía de seguros podrían ser Cambios, Cobros, Costos, Seguros contra choque, Seguro contra todo riesgo. En los archivos de una firma comercial pequeña los encabezamientos por asuntos a menudo se mezclan con los encabezamientos por nombre. De ahí que un taller de reparación de radios pudieran tener en una gaveta de archivo carpetas con estos encabezamientos: Compañía de suministros electrónicos (nombre de compañía), Pruebas electrónicas (asunto) y Toshiba, partes y repuestos (nombres de una compañía). Los departamentos de numerosas empresas comerciales grandes mantienen archivos alfabéticos y por asunto separados. Por ejemplo, una firma comercial grande tiene un departamento de contabilidad en el cual las cuentas están organizadas alfabéticamente por nombres de los clientes. El mismo departamento mantiene otro archivo que contiene encabezamientos tales como: Abonos, Acumulaciones, Ajustes y Asignaciones.

CUANTO SU UTILIZA EL ARCHIVO POR ASUNTO

Algunos registros, tales como la tarjeta de inventario, se prestan en sí mismas para ser organizados por asuntos por que se refieren principalmente a artículos. Otros documentos, entre los cuales las pólizas de seguro son un buen ejemplo, pueden ser archivados por nombres, número o materia. Aun otros tales como los cheques, de ninguna manera se pueden ordenar con base a una materia, porque no se refieren a un asunto en particular. A continuación presentamos varias situaciones en los cuales los registros están organizados por materia.

1. Cuando los documentos no se refieren al nombre de una persona o de una empresa. Por ejemplo, los registros de inventario de una compañía que venden dulces al por mayor, pueden ser organizados según las clases de productos de confitería: Barras de dulce, confites sueltos, chocolates de fantasía, glaseados, etc.

2. Cuando es probable que los archivos sean solicitados por el asunto a que se refieren por el asunto a que se refieren. El gerente de publicidad de una compañía productora de cuero seguramente le pedirá a su secretaria “el contrato de publicidad de nuestra nueva línea de maletines de mano”, en vez de “el contrato de publicidad la agencia globo”, o “nuestro contrato No. 5-279

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