TIPOS DE PLANES ADMINISTRATIVOS

TIPOS DE PLANES

Objetivos

No basta para una empresa decir: "mi objetivo es aumentar las utilidades", se debe determinar en cuanto se quiere aumentar estas utilidades.

Si un empresario obtiene actualmente Q 1,000.00 mensuales de utilidades, al definir sus objetivos futuros, éstos debieran plantearse como: "Aumentar en un 50% las utilidades", es decir, el nuevo objetivo sería de Q 1,500.00

Existen diferentes metas u objetivos que contribuyen a alcanzar los objetivos generales.

Si el objetivo general de una empresa es obtener un Q 1,500.0 de utilidades mensualmente, para la unidad de producción el objetivo o meta será producir la cantidad suficiente de un determinado artículo o producto con los requisitos de calidad, diseño y costo previamente definidos, de tal forma que la empresa pueda lograr sus metas generales.

Estrategias

Para una empresa que produce envases, la estrategia podría ser:

"Incrementar las utilidades en un 30% anual, a través de la producción de envases de cartón reciclado, reemplazando los actuales envases plásticos, y comercializar directamente los productos a los usuarios o clientes finales sin utilizar distribuidores".

La estrategia es determinar y comunicar, a través de un sistema de objetivos y políticas mayores una descripción del tipo de empresa que se desea.

Políticas

Las políticas en una empresa serían:

1. Competir sobre la base de precios y calidad.

2. Comprar al precio más bajo de tres oferentes calificados.

3. Proteger el medio ambiente, tanto en los sistemas de producción como en los materiales utilizados.

Se debe tener presente, que las políticas guían el pensamiento en la toma de decisiones, y deben dejar margen para juzgar a discreción, en caso contrario serían reglas.

Procedimientos

Un procedimiento de administración de caja chica por parte de la secretaria del área de ventas sería:

1. La secretaria de ventas solicitará a la Unidad de Finanzas, a través de un memorándum, la emisión de un cheque para caja chica.

2. En base al memorándum el Jefe de Finanzas dispondrá la emisión de un cheque hasta por un valor de Q 5,000.00

3. El encargado de la cuenta corriente bancaria emitirá el cheque y el comprobante de egreso (original y tres copias) y los entregará al Jefe de Finanzas para su aprobación.

4. Una vez aprobado, entregará el cheque y una copia del comprobante de egreso a la secretaria de ventas, previa firma de recepción conforme en el original y primera copia.

5. Hecho lo anterior, remitirá a contabilidad el comprobante de egreso

En resumen los procedimientos establecen la secuencia en el tiempo de cada una de las tareas que deben realizarse en cada operación o transacción de la empresa, considerando que debe anticiparse a todos los hechos posibles que puedan ocurrir en el transcurso de las mismas, es decir, deben presentar alternativas de solución frente a diversos acontecimientos que influyan en el desarrollo normal de actividades.

Reglas

Una regla puede ser o no parte de un procedimiento.

A modo de ejemplo, se pueden mencionar las siguientes reglas:

1. Prohibido fumar en las áreas de producción. (Esta regla no forma parte de ningún procedimiento)

2. Todas las órdenes de compra deben ser aprobadas por el Gerente de Adquisiciones. (Esta regla forma parte del procedimiento de compras).

Tanto las reglas como los procedimientos, restringen el área de decisiones en su aplicación, ya que indican lo que puede o no puede hacerse, y como debe hacerse, limitando las acciones a tareas específicas.

Programas

a) Programas generales.

Si el objetivo de la empresa es incrementar las utilidades en 50% en un plazo de seis meses, el programa de

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