CAUSAS DE LA MALVERSACIóN DE TIEMPO

CAUSAS DE LA MALVERSACIóN DE TIEMPO

Causas teóricas de malversación del tiempo en la empresa:

• Falta de información

• Comunicaciones lentas y absurdas.

• Interrupciones constantes

• Desorganización de los colaboradores

• Exceso de urgencias

• Llamadas telefónicas

• Exceso de burocracia

• Errores de terceros

• Visitas al exterior

• Salidas para resolver problemas

• Exceso de reuniones

• Incompetencia de los jefes.

Causas reales de malversación del tiempo en la empresa:

• Falta de organización personal

• Confusión de prioridades

• Escasa delegación en nuestros colaboradores

• Exceso de optimismo al apreciar nuestras habilidades y potencial de trabajo

• Intentar abarcar un campo de actividades demasiado amplio

• Poca puntualidad y control de horario

• Dilación de las decisiones importantes

• Precipitación en otras decisiones, sin analizar a fondo el origen de los problemas.

Los peligros de trabajar durante muchas horas

Excusa: Hacer frente a la acumulación de trabajo que se amontonó a lo largo del día.

Causa: Demasiada actividad ineficaz, no productiva, mientras los demás avanzan en sus tareas.

Remedio: Lista de prioridades; más disciplina personal; tratar de delegar; emplear mejor las secretarias; filtrar las llamadas telefónicas.

La administración cotidiana del tiempo

Excusa: “No puedo clasificar mi día tan fácilmente”

Causa: Demasiadas interrupciones; tratar los problemas a medida que van surgiendo, no por orden de importancia; no ser capaz de diferenciar entre urgente e importante.

Remedio: Preparar un gráfico de análisis de tiempo cada día para advertir dónde se producen fugas.

Una cuestión de hábito

El actual problema de tiempo ha surgido probablemente por culpa de una lenta e ininterrumpida adquisición de malos hábitos, por ejemplo, dejar los informes para el último momento, hacer las cosas uno mismo en vez de delegar, dar largas a las decisiones, y otros muchos. En otras palabras, trate de adquirir una serie de nuevos hábitos y dejar los viejos.

La planificación del tiempo

La planificación hará que se dedique tiempo a hacer las cosas importantes, las cosas que sólo usted puede hacer y que deben hacerse para una fecha tope.

La planificación del tiempo ahorra tiempo. Marque objetivos y metas y mida el progreso al comparar lo que se ha logrado realmente con la meta original. Organice a su mesa de trabajo, a su secretaria y más que nada a usted mismo.

Ejercicio sobre los malversadores de tiempo.

Recomendamos que cada noche, antes de regresar a casa, se inviertan unos pocos minutos en revisar los resultados conseguidos, y para ello le sugerimos que formule las siguientes preguntas:

¿En qué grado y medida se han conseguido los objetivos propuestos?

¿Cuánto tiempo ha dedicado a los trabajos programados y a los imprevistos?

¿Puede reducirse alguna de las tareas a través de mi secretaria o un subordinado?

¿He efectuado un trabajo que puede calificarse como inútil, en función de los resultados que debo conseguir?

¿Qué trabajos hubieran resultado más efectivos si hubiéramos consultado con algún jefe o colaborador?

¿El número de interrupciones del día ha sido normal?

Después de estas preguntas hay que tomar decisiones. Lo mejor que puede hacer en este instante es escribir los objetivos y prioridades del día inmediato. En este momento es más fácil hacer el enlace entre una jornada y otra.

Por último, si de verdad se quiere conseguir un éxito en la organización del tiempo, se deberá cultivar la tenacidad

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