Excel Rapido y Sencillo

MICROSOFT EXCEL

Definición.

Microsft Excel es una hoja electrónica, que permite  el manejo de información de tipo numérico,  con la cual se realiza  toda clase de operación como sumar, promediar, contar, graficar, dibujar, generar listas, etc., la hoja electrónica  esta compuesta por filas y columnas representadas por números y letras respectivamente, cuya inserción  forma una cuadrilla llamada celda.

Forma de ingresar a Excel.

Para ingresar a Excel  se sigue  los siguientes pasos:

• Clic en el botón  Inicio
• Clic en Programas
• Clic sobre Microsoft Excel

Otra forma de ingresar a Excel es mediante  la plataforma  de acceso directo identificado con el incono:

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Descripción de pantalla.

Al igual que Word la pantalla de Excel esta compuesta por la barra  de titulo, barra de menús desplegables, barra de herramientas (estándar y formato), barra de desplazamiento, barra de dibujo, barra de estado  y la diferencia es la barra de formulas y la hoja de trabajo.

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1.-        Barra de formulas

2.-        Columna de  letras

3.-        Fila de números

4.-        Celda activa en el cual se puede almacenar un dato

5.-        Hojas de trabajo

Desplazamiento dentro de una hoja.

Con frecuencia  tendra que trabajar con demasiados datos  en una hoja de calculo y para desplazarse entre ellos  podra  utilizar diferentes  metodos, ya sea  con el teclado, o con el mouse, según  sus necesidades y preferencias.

• Utilice  las barras  de desplazamiento, vertical y horizontal para recorrer la hoja activa.
• Haga clic  con el mouse  sobre la celda en la que desea situarse
• Al pulsar  la tecla inicio (Home)  se desplazara  a la primera  celda de la fila activa
• Para activar  al celda A1 presione  la combinación  de teclas ctrl. + Inicio.
• Utilice la tecla ctrl. Combinada  con las teclas de direccionamiento para situarse en las primeras  o en las ultimas  celdas de filas y columnas.
• Con las teclas de direccionamiento podrá desplazarse por la hoja de celda  en celda de acuerdo con la dirección deseada.
• Utilice las teclas Repag y Avpag para desplazarse una pantalla hacia arriba y el otro hacia abajo.

Introducción de datos.

Para introducir  un dato a la hoja primero se debe  ubicar  la celda o cursor  ya sea   con el mouse  o mediante las teclas de desplazamiento, luego digitar el dato y presionar la tecla Enter.

Marcar bloque o seleccionar objeto.

Para marcar bloque  primero se debe ubicar al inicio  de la celda inicial, luego arrastrar el raton  hasta el final del bloque tal como se presenta a continuación.

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Modificar el ancho de la columna.

Si el contenido  de una celda es demasiado grande, como en el caso  de la ceda E4 , haga  doble clic  en el extremo derecho del encabezado de la columna E

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2.1. Hacer un nuevo documento 

Para crear un nuevo libro de trabajo se debe elegir dentro del menú Archivo la opción Nuevo. También se puede crear un nuevo libro pulsando el botón de página en blanco que esta dentro de la barra estándar[pic 15]. Con cualquiera de estas dos opciones aparecerá un nuevo libro con una hoja en blanco. A través del menú Insertar podrá introducir en su libro más hojas de cálculo, macros o gráficos.

2.2. Guardar el documento 

Es aconsejable guardar el documento por primera vez antes de empezar.

Lo habitual en ordenadores de uso compartido es guardarlo en discos flexibles. Este paso se debe hacer sólo una vez por documento. Cuando haya guardado el documento en el lugar deseado (su disco) y con el nombre que se haya querido darle bastará con guardar los cambios en el mismo documento de forma más sencilla. 

2.2.1. Guardar el documento por primera vez: Guardar como

Lo hará una vez por documento. Esta operación grabará no solo la hoja de cálculo con la que se está trabajando sino el libro completo con todas sus hojas. Excel dará automáticamente al nombre del documento una extensión ".xls".

Se elige del menú Archivo|Guardar como. Una vez elegido Guardar como...,aparecerá en la pantalla lo que se denomina un cuadro de diálogo: en él se dará nombre al documento y se elegirá el directorio donde se desea guardar. Para guardarlo haga clic en el botón Guardar.

2.2.2. Guardar un documento ya creado: Guardar 

La opción Archivo|Guardar, se utiliza para almacenar en el documento los cambios realizados desde la última vez que se guardó.

Es importante guardar los cambios en su documento cada cierto tiempo, pues si no se guardan y la máquina se apaga por cualquier razón se perderá toda la información no guardada. Utilizando el ratón, se puede grabar directamente el libro que tenga en pantalla haciendo clic en el botón que representa el disquete dentro de la barra estándar [pic 16].

2.2.3. Abrir un documento ya creado 

Si en lugar de crear un nuevo documento se quiere abrir uno ya guardado debe elegirse Archivo|Abrir y aparecerá un cuadro de diálogo donde se puede localizar el documento, se selecciona y se pulsa Abrir. También puede realizar esta operación haciendo clic sobre este botón [pic 17].

3. Introducir Información en la hoja de Cálculo 

Son las celdas de la hoja de cálculo las que deben contener la información. Dentro de una celda de Excel puede haber dos tipos de información: datos y fórmulas. La información introducida será interpretada como una fórmula siempre que el primer carácter introducido sea un signo igual (=). En otro caso, será interpretada como dato, que puede ser numérico o de texto.

La información tecleada se introduce en cada momento en la celda que se encuentre seleccionada a través de la barra editora de texto de la parte superior del documento y se edita en la celda cuando se indica el fin de edición.

Una celda está seleccionada cuando tiene el contorno más grueso, y para seleccionarla hay que hacer un clic sobre ella. El fin de edición se indica con un clic en el icono correspondiente de la barra editora [pic 18], pulsando la tecla retorno de carro o la tecla Intro que se encuentra en el teclado numérico. A continuación, se van a utilizar los siguientes datos como ejemplo para el resto del manual.

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3.1. Cortar, copiar y pegar 

Estas tres funciones son muy útiles para trabajar con los datos de una manera rápida y práctica.

Cortar: para cortar un objeto primero hay que seleccionarlo y luego seleccionar Edición|Cortar. Al hacer esto arrancamos los datos de una casilla y tendremos que señalarle al ordenador donde queremos pegarlos. Para esto situamos el cursor en la casilla donde deseemos y seleccionamos Edición|Pegar.

Copiar: esta función es muy similar a la de Cortar, con la diferencia de que los datos no desaparecen del lugar original, sino que son duplicados, en el lugar que se señale.

Todo esto también se puede realizar sin necesidad de desplegar el menú, ya que en la barra de herramientas tenemos los botones de Cortar [pic 20], Copiar[pic 21] y Pegar[pic 22].

3.2. Series y Listas 

Excel tiene la posibilidad de llenar las casillas con datos automáticamente. Esto se puede realizar de dos modos, cada uno es para un tipo de datos distinto.

Seleccionando Edición|Llenar|Series saldrá una ventana en la que se puede elegir entre los distintos tipos de series y el incremento que se quiere que haya entre un dato y otro.

Otra forma de introducir datos si los datos son numéricos se realiza del siguiente modo. Se introducen los dos primeros números de la serie. Se seleccionan ambos y se mueve el cursor a la esquina inferior derecha de la selección. El cursor se volverá en un símbolo + más fino. Apretando el ratón seleccione las casillas en las que se quiera que aparezcan los datos. El ordenador entenderá que el incremento que hay entre los dos números es el que debe haber entre todos los números de la serie.

Si los datos no son numéricos, sino de texto y le damos los dos primeros de la serie, el ordenador repetirá estos dos datos de forma alternativa. A no ser que se le defina una lista con todos los datos. Seleccione Herramientas|Opciones|Listas. Colóquese sobre Nueva Lista y pulse Agregar, a continuación introduzca los datos en el orden en el que desee que aparezcan. Como separación de cada dato puede utilizar la coma o pulsar Intro. Cuando haya introducido todos los datos, pulse aceptar.
 
4. Seleccionar una fila, columna u hoja de cálculo completa 

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