Manual Excel

MICROSOFT EXCEL

EXCEL, Definición 3

Tipos de Datos y Formato de Celdas en Excel. 3

La Barra de Menús 4

La Barra de Herramientas Estándar 4

La Barra de Herramientas Formato 5

La Barra de Fórmulas 5

Seleccionar Filas y Columnas 5

Seleccionar Filas 5

Seleccionar columnas 6

Seleccionar varias columnas 6

Tipos de datos que maneja Excel 6

Constantes 6

Datos Alfanuméricos 6

Datos Numéricos 6

Datos tipo Fecha y Hora 6

Valores lógicos y de error. 6

Fórmulas o Funciones 6

Introducir números 7

Introducir Fechas y Horas 7

Introducción de Fórmulas 8

Introducir Texto 8

Aplicar formato 8

Los principales formatos numéricos: 8

Formato General 8

Formato Numérico 9

Formato Porcentaje (%) 9

Formato Científico 9

Formato de Fracción 9

Celdas 9

Fuentes 10

Bordes y Diseño de celdas 10

Alineación 10

El orden en el que se efectuan las operaciones matemáticas 11

Precedencia de los operadores 11

Referencias Relativas, Absolutas y Mixtas 11

Referencias Relativas 11

Referencias Absolutas 11

Referencias Mixtas 11

Mensajes de error más frecuentes al realizar cálculos 12

#¡VALOR! 12

#¡DIV/0! 12

#¡REF! 12

#### 12

#¿NOMBRE? 12

#¡NULO! 12

#N/A 12

#¡NUM! 12

Copiar 12

Copiar Fórmulas 14

Cambiar el nombre de una hoja 15

Asignar a celdas y rangos de datos 15

¿Y por que es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos?. 15

Insertar celdas, filas o columnas en blanco 16

Insertar nuevas celdas en blanco 16

Insertar una única fila 16

Insertar varias filas 16

Insertar una única columna 16

Insertar varias columnas 16

EXCEL, Definición

Es un programa que permite trabajar fácil e intuitivamente con números, realizar cálculos y operaciones matemáticas que pueden incluso permitir datos no numéricos (texto o fechas) y que por su casi "ilimitadas" posibilidades, se entiende como el programa más potente de las aplicaciones de uso general. Una de las bondades más importantes del programa es que al cambiar datos iniciales, actualiza inmediatamente los cálculos mostrando los nuevos resultados permitiendo procesos de simulación de y análisis de situaciones.

Excel es una hoja de cálculo electrónico y como tal forma parte de la suite Office de Microsoft, que es un conjunto integrado de programas para la creación y edición de documentos.

En Excel, se trabaja sobre Libros de Excel, y cada libro de manera intuitiva presenta varias hojas que son conformadas por Celdas, formadas por el cruce o intersección de filas y columnas sobre una cuadrícula. Haremos una descripción de estos elementos para apreciar la capacidad de "espacios de trabajo" y de almacenamiento que permite el programa.

Cada hoja de trabajo cuenta con aproximadamente, 16.7 millones de celdas y cada libro cuenta con 256 hojas. Cada celda se puede trabajar como un documento independiente, donde se puede manejar diversos tamaños y tipos de celda para la entrada de datos.

Tipos de Datos y Formato de Celdas en Excel.

Los tipos de datos que permite manejar Excel, están definidos por el tipo de información que se puede introducir en las celdas (números, textos, fechas, etc.). A las celdas, independientemente se seleccione una o varias, se les puede aplicar diversos formatos, tanto para modificar la presentación de su contenido como la forma general de las tablas, esto sin modificar las operaciones que se realizan sobre ellas.

Para abrir el programa Microsoft Excel, siga las siguientes instrucciones:

1. Haga un clic en el botón "Inicio", de la “Ba-rra de Tareas” en la esquina inferior izquierda de su pantalla.

2. Ahora en el “Menú”, “Inicio”, abra la opción "Programas"º

3. Y en el submenú desplegado ubique el icono “Microsoft Excel”, selecciónela y haga…

En Excel, las operaciones y cálculos, se hacen referenciando las celdas donde se ubican los datos involucrados. Por defecto, NO se deben plantear operaciones con cifras o valores escritos, se deben realizar con la referencia de la posición de los datos.

Excel es un programa de gran potencial, y por ello es importante tener el manejo de las ayudas, tema ya visto en los módulos de Windows y Word, aunque de todas maneras en el desarrollo de los ejercicios paso a paso aquí desarrollados, se explicará lo necesario para una comprensión total de los procedimien-tos en Excel para obtener un mejor provecho de las posibilidades del programa.

En síntesis, una hoja electrónica es un programa para solucionar problemas que involucran el manejo de operaciones matemáticas y cálculos, permitiendo obtener resultados de una manera ágil y precisa, llevada fácilmente a presentaciones gráficas de varios tipos.

Barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, utilice el cuadro de diálogo Personalizar (elija Barras de herramientas en el menú Ver y haga clic en Personalizar). Para ver más botones, haga clic en Opciones de barra de herramientas al final de la barra de herramientas.

La Barra de Menús

En la que aparecen los menús con todas las órdenes fundamentales.

La Barra de Herramientas Estándar

Nos permite realizar rápidamente algunas de las operaciones más comunes como abrir y guardar ficheros, imprimirlos o copiar y pegar lo copiado en otro lado.

La Barra de Herramientas Formato

Puede aparecer a continuación de la Barra estándar o en una fila independiente.

Este es el aspecto general de Excel una vez lo abrimos

La Barra de Fórmulas

La siguiente barra muestra la celda activa en este caso la A1 y la zona para escribir o insertar fórmulas en la celda activa.

Seleccionar Filas y Columnas

Marcar o seleccionar un conjunto de celdas es muy útil para realizar de forma conjunta operaciones sobre ese grupo de celdas. Por ejemplo para dar un nuevo formato a un gran grupo de celdas es mucho más rápido marcar el grupo y aplicar a todas a la vez el nuevo formato.

Seleccionar Filas

Para seleccionar una fila damos un clic sobre el número que designa la fila. Y si queremos seleccionar varias filas mantenemos presionado el botón y nos desplazamos. Por ejemplo vamos a seleccionar las filas 4,5 y 6.

Seleccionar columnas

Para marcar una columna completa nos situamos en la barra superior de la columna donde se encuentran las letras que designan las columnas y presionamos el botón izquierdo del ratón.

Seleccionar varias columnas

Para ello hacemos un clic sostenido sobre al área de nombres de columnas y nos desplazamos con el puntero del mouse hacia la derecha de manera que selecciones las columnas deseadas.

Tipos de datos que maneja Excel

En Excel se pueden manejar básicamente dos tipos de datos:

En esta gráfica se aprecia que la celda activa es B3, y se diferencia de las demás porque sus bordes están resaltados en negrita.

Constantes

Los denominados valores constantes, es decir aquellos que se introducen directamente en la hoja de cálculo y que no dependen de ningún otro valor. Como constantes podemos definir los siguientes tipos básicos de datos:

Datos Alfanuméricos

Permite introducir caracteres, para crear encabezados o rótulos de datos numéricos y el detalle o descripción de la información a manipular como tal.

Datos Numéricos

Representan valores numéricos en el sentido estricto de la palabra.

Para activar la ventana “Formato de celdas”, abra el menú Formato y allí abra esta ventana. Otra ma-nera: Clic derecho en la celda activa y en el menú contextual, que se despliega, elige Formato de celdas. La manera más fácil es utilizando la secuencia de teclas: CTRL + F1

Datos tipo Fecha y Hora

Permiten manipular y operar con en datos con formato de horas y/o fechas.

Valores lógicos y de error.

Estos últimos se utilizan para trabajar con las funciones lógicas que incorpora Excel. Los únicos va-lores lógicos posibles son Verdadero y Falso. Mientras que el valor de err

or sólo aparece cuando se realiza una operación no definida, como por ejemplo la división por cero.

Fórmulas o Funciones

Son ellos, un conjunto de valores, operaciones y referencias a celdas con las que debe operar.

Son operaciones que dependen exclusivamente de los valores de otras celdas y no tienen sentido por sí solas.

Las funciones o fórmulas pueden ser la que tiene predefinidas Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda introducida.

La sintaxis de cualquier función es: =nombre_función(argumento1;argumento2;...;argumentoN)

Siguen las siguientes reglas:

 Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

 Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

 Los argumentos pueden ser valores constantes (número

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