EXCEL BASICO

Microsoft Excel

Manual básicoManual de Excel

Ing. Leonardo Márquez Rosas 2

Índice

Tema Página

Hojas de Cálculo 3

Características de Excel 3

Arrancar Excel 4

La ventana de Excel 4

El libro de trabajo 5

Desplazarse por las hojas 6

Tipos de datos 6

Guardar un libro de trabajo 7

Abrir un libro de trabajo 8

Salir de Excel 8

Rangos 9

Seleccionar rangos 9

Selección múltiple 10

Copiar el contenido de un rango 10

Insertar filas, columnas y celda 11

Eliminar filas, columnas y celda 12

Nombres de rangos 13

Formato de columnas y filas 14

Formato de celda 15

Fórmulas 19

Prioridad en las fórmulas 19

Copiar fórmulas 19

Mover una fórmula 20

Gráficos 21

Tipos de gráficos 21

Crear un gráfico 24

Imprimir 29

Establecer área de impresión 29

Configurar página 29

Imprimir un rango u hoja 32

Imprimir gráficos 32Manual de Excel

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Hojas de cálculo

Los programas de Hoja de cálculo son herramientas informáticas orientadas al procesamiento de datos

numéricos y a la realización de operaciones matemáticas con dichos datos.

Como su nombre indica, las hojas de cálculo se caracterizan por presentar un aspecto de hoja

cuadriculada; es decir, un área de trabajo estructurado en columnas y filas. La intersección de estas filas

da lugar a unas casillas denominadas Celdas. En cada una de estas celdas se puede introducir un dato.

Luego se podría, por ejemplo, sumar el contenido de varias de esas celdas y obtener el resultado en otra

celda.

Una hoja de cálculo, en general, no solo permite trabajar con datos numéricos, sino también con

información referente por ejemplo al personal de una empresa, obteniéndose así una base de datos.

Además, a partir de los datos introducidos en la hoja, es posible realizar gráficos que ofrezcan una visión

global de la relación entre dicho datos.

Características de Excel

Microsoft Excel es una potente hoja de cálculo que permite realizar todas las tareas que permite realizar

todas las tareas que se acaban de comentar. Más concretamente, se podrían enumerar las siguientes

características del programa:

¸ Grandes dimensiones de las hojas de cálculo, las cuales se integran conjuntamente en lo que se

denomina libro. De esta forma, podrá trabajar con un gran volumen de datos

¸ Actualización automática de los resultados obtenidos en la hoja, cuando se modifican los datos de

los cuales dependen dichos resultados.

¸ Trazar bordes para encuadrar casillas, sombrear casillas y elegir distintos tipos de letra para el

contenido de las casillas.

¸ Crear distintos tipos de gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo.

¸ Incorporar un grafico en cua lquier parte de la hoja o en hojas especiales para ello e imprimir

gráficos y datos juntos.

¸ Trabajar con la información de una base de datos introducida en la hoja de cálculo.

¸ Capacidad para combinar varias celdas en una sola

Ya que Microsoft Excel trabaja bajo el sistema operativo de Windows, aprovecha todas sus características.

Entre ellas, el poder utilizar nombres largos de archivos y el visualizar en pantalla las hojas tal y como

saldrán por impresora. Por otra parte, es lógico pensar que para trabajar con Excel hay que poseer unas

breves nociones de Windows.Manual de Excel

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Arrancar Excel

Para arrancar Excel siga estos pasos:

¸ Haga clic en el botón de inicio de la barra de tareas y seleccione la opción programas o todos los

programas

¸ En el menú que se visualiza, seleccione la opción Microsoft Excel.

Existen otras formas de arrancar Excel. Por ejemplo, puede utilizar la barra de acceso directo a Office (si

la ha instalado), o bien crear un acceso directo en el escritorio de Windows. En este último caso, para

arrancar la aplicación le bastará con hacer doble clic sobre el icono.

La ventana de Excel

Al arrancar Excel, aparece la pantalla que se muestra en la figura siguiente:

Aunque no lo parezca, en esta pantalla, existen dos ventanas. La ventana de la aplicación donde se ejecuta

Excel y la ventana de documento que contiene el libro denominado libro1. Lo que ocurre, es que, al estar Manual de Excel

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maximizadas ambas ventanas, sus barras de títulos se fusionan en una sola que incluye el nombre de

ambas.

Sin embargo dependiendo de que se utilicen los botones para minimizar, maximizar o restaurar, el aspecto

podría variar sensiblemente. Así, si se restaura el tamaño de ambas ventanas, el aspecto final será similar

al que presenta la siguiente figura:

El libro de trabajo

Cada vez que inicie una sesión de Excel, visualizara una pantalla un libro de hojas de cálculo .

Inicialmente este libro inicialmente este libro incluirá tres hojas (Hoja1, Hoja2, y Hoja3), pero este

número puede aumentarse o disminuirse en función de las necesidades de cada usuario.

Cada hoja de cálculo del libro, esta estructurada en columnas (identificadas por una o dos letras) y filas

(identificadas por un número). Las 256 columnas de que dispone la hoja siguen un orden A, B, C, …Z,

AA, AB, AC…AZ, BA, BC… etc. y así hasta la última columna la IV. Las 65536 filas están numeradas

desde la 1 hasta 65536.

La intersección de una columna con una fila se denomina Celda. Por tanto, las hojas de calculo están

estructuradas en celdas, en cada una de las cuales se pude introducir un dato. Dentro de cada hoja, una

celda queda unívocamente identificada por su dirección, que consiste en la letra de columna y el número

de fila correspondientes.

Es muy importante fijarse a menudo en la barra de formula, en la que siempre aparece la dirección y el

contenido de la celda activa.

Barra de

menús

Barra de

herramientas

Barra de

formulas

Celda Activa

Barra de

estado

Pestaña de

hojasManual de Excel

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Desplazarse por las hojas

Para que una celda se convierta en la celda activa; es decir, para situar el cursor sobre ella, basta con hacer

clic sobre dicha celda.

Además del uso del ratón, las siguientes pulsaciones de teclas son muy útiles para desplazarse entre

celdas:

¸ Las teclas del cursor (È Í Á Ë) desplazan el cursor una posición arriba, abajo, izquierda y

derecha.

¸ Las teclas AvPag y RePag desplazan el cursor una pantalla hacia abajo o hacia arriba

respectivamente.

¸ Control+Inicio sitúa el cursor en la celda A1.

¸ Control+Fin sitúa el cursor en la celda intersección de la última fila que contenga algún dato con la

última columna que contenga algún dato.

¸ Inicio desplaza la celda activa a la columna A de la fila actual.

¸ La tecla Fin seguida por la pulsación de una tecla de cursor (È Í Á Ë), desplaza el cursor de

zona de datos en zona de datos.

¸ La tecla F5 permite situar el cursor directamente sobre cualquiera de las celdas de la hoja. Al

oprimirse aparece una caja de dialogo que permite indicar hacia la celda donde se desea situar:

Tipos de datos

Los datos que se introducen en una hoja de cálculo pueden ser de tres tipos:

¸ Texto: puede contener cualquier serie de caracteres de hasta un máximo de 32,000 caracteres.

¸ Número: puede incluir dígitos del 0 al 9.

¸ Fórmulas: admite un máximo de 1024 caracteres y habitualmente esta compuesta por números,

operadores y direcciones de celdas. También se puede incluir paréntesis y funciones.Manual de Excel

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Guardar un libro de trabajo

Es importante tener presente que mientras se introducen datos en un libro de trabajo, éstos se mantienen

en la memoria de la computadora. Por lo tanto, si se termina la sesión de trabajo sin haber guardado

previamente el libro en un disco, todo el trabajo se habrá perdido.

Para almacenar un libro por primera vez en el disco duro o disquete se procede de la siguiente forma:

Despliegue el menú archivo

Seleccione la opción guardar y aparece la siguiente caja de dialogo:

Donde se indica en que lugar (disco y carpeta) se desea guardar la información, el nombre del archivo y de

que tipo (normalmente es Libro de Microsoft Excel) y se pulsa guardar, después basta con oprimir el

icono o las teclas Ctrl.+G.

Puede utilizar la opción de Guardar como para que un archivo lo duplique con otro nombre en cualquier

destino para ello debe seleccionar el menú Archivo.Manual de Excel

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Abrir un libro de trabajo

Una vez que guarde un libro de trabajo en disco, puede recuperarse para trabajar con él, mediante la

opción Abrir del menú Archivo. Cada vez que se recupera un libro de trabajo con dicha opción, se crea

una nueva

...