Curso De Excel

Manual Básico de

Excel

ÍNDICE

1. Introducción

2. Empezando a trabajar con Excel

3. Operaciones con archivos

4. Fórmulas y Funciones

5. Manipulando celdas

6. Formato de celdas

7. Cambios de estructura

8. Insertar y eliminar elementos

9. Corrección de la ortografía

10. Impresión

11. Gráficos

12. Imágenes

Tema 1. Introducción

Excel es un programa del tipo Hoja de Cálculo que permite realizar operaciones

con números organizados en una cuadrícula. Es útil para realizar desde simples

sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.

Iniciar Excel 2007

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior

izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se

despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece

otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el

puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic

sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la

parte superior derecha de la ventana de Excel.

También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta

combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

La pantalla inicial

Al iniciar Excel aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus

componentes fundamentales, así conoceremos los nombres de los diferentes

elementos. La pantalla que se muestra a continuación puede no coincidir

exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir

qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más

adelante.

Las Barras

La barra de título

Contiene el nombre del documento sobre el que se está trabajando en ese

momento. Cuando creamos un libro nuevo se le asigna el nombre provisional

Libro1, hasta que lo guardemos y le demos el nombre que queramos. En el

extremo de la derecha están los botones para minimizar , restaurar y

cerrar .

La barra de acceso rápido

La barra de acceso rápido contiene las operaciones más habituales de Excel

como Guardar , Deshacer o Rehacer .

Esta barra puede personalizarse para añadir todos los botones que quieras. Para

ello haz clic en la flecha desplegable de la derecha y selecciona Personalizar

Banda de opciones de acceso rápido.

La Banda de Opciones

La Banda de opciones contiene todas las opciones del programa agrupadas en

pestañas. Al hacer clic en Insertar, por ejemplo, veremos las operaciones

relacionadas con la inserción de los diferentes elementos que se pueden crear

en Excel.

En algunos momentos algunas opciones no estarán disponibles, las reconocerás

porque tienen un color atenuado.

Las pestañas que forman la banda pueden ir cambiando según el momento en

que te encuentres cuando trabajes con Excel. Está diseñada para mostrar

solamente aquellas opciones que te serán útiles en cada pantalla.

Pulsando la tecla ALT entraremos en el modo de acceso por teclado. De esta

forma aparecerán pequeños recuadros junto a las pestañas y opciones

indicando la tecla (o conjunto de teclas) que deberás pulsar para acceder a esa

opción sin la necesidad del ratón.

Las opciones no disponibles en el momento actual se muestran

semitransparentes.

Para salir del modo de acceso por teclado vuelve a pulsar la tecla ALT.

Si haces doble clic sobre cualquiera de las pestañas, la barra se minimizará para

ocupar menos espacio.

De esta forma sólo muestra el nombre de las pestañas y las opciones quedarán

ocultas. Las opciones volverán a mostrarse en el momento en el que vuelvas a

hacer clic en cualquier pestaña.

El Botón Office

Haciendo clic en el botón de Office que se encuentra en la parte superior

izquierda de la pantalla podrás desplegar un menú desde donde podrás ver las

acciones que puedes realizar sobre el documento, incluyendo Guardar,

Imprimir o crear uno Nuevo.

La barra de fórmulas

Nos muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos

situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra

variará ligeramente, pero esto lo estudiaremos más adelante.

La barra de etiquetas

Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Las barras de desplazamiento

Permiten movernos a lo largo y ancho de la hoja de forma rápida y sencilla,

simplemente hay que desplazar la barra arrastrándola con el ratón, o hacer clic

en los triángulos.

La Ayuda

Un método consiste en utilizar la Banda de opciones, haciendo clic en el

interrogante:

Otro método consiste en utilizar la tecla F1 del teclado. Aparecerá la

ventana de ayuda desde la cual tendremos que buscar la ayuda necesaria.

Tema 2. Empezando a trabajar con Excel

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles

en Excel, así como manejar las distintas técnicas de movimiento dentro de un

libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo.

Algunos conceptos básicos de Excel como puede ser Libro de trabajo, Hoja de

cálculo, Celda, Celda activa, Fila, Columna.

Movimiento rápido en la hoja

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder

desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la columna

activa

FIN FLECHA ARRIBA

Última celda de la columna

activa

FIN FLECHA ABAJO

Primera celda de la fila activa FIN FLECHA IZQUIERDA o INICIO

Última celda de la fila activa FIN FLECHA DERECHA

Movimiento rápido en el libro

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo. Por defecto

aparecen 3 hojas de cálculo aunque el número podría cambiarse.

Veamos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro

de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Observarás como en nuestro caso tenemos 3 hojas de cálculo, siendo la hoja

activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja1.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer

uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

Para visualizar a partir de la Hoja1.

Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

Para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic

sobre la etiqueta de ésta.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar

desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja, es posible introducir textos, números o

fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los

datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como

puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de estos métodos

que te explicamos a continuación:

TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y

además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si

pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas, al hacer

clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa

seguirá siendo la misma.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro

dándonos información sobre el posible error cometido, leerlo detenidamente

para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro

en la celda, comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el

error.

Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se esté

escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se

puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el

carácter situado a la izquierda

...