PLANILLAS DE CÁLCULO – MICROSOFT EXCEL 2007

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ESC. DR. DALMACIO VÉLEZ SÁRSFIELD

Nivel Medio

TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN Y LA COMUNICACIÓN

CICLO DE ESPECIALIZACIÓN:

ADMINSTRACIÓN/CIENCIAS NATURALES

4° AÑO

PROF. A.S.  DAVID LUDUEÑA

PLANILLAS DE CÁLCULO – MICROSOFT EXCEL 2007

CONTENIDO:

1 – CONCEPTO DE BASES DE DATOS EN EXCEL        3

2 – ORDENAR BASES DE DATOS        3

3 – CONSULTAS A BASES DE DATOS - FILTROS        5

4 – OBTENER CALCULOS PARCIALES - SUBTOTALES        11

5 – TABLAS Y GRÁFICOS DINÁMICOS        13

6 – VALIDACIÓN DE DATOS        16

7 – PROTEGER HOJAS        20

8 – AUTOMATIZAR TAREAS - MACROS        21

9 – FUNCIONES CONDICIONALES Y FUNCIONES DE BUSQUEDA        25

1 – CONCEPTO DE BASES DE DATOS EN EXCEL

Una Base de Datos es un conjunto organizado y clasificado de datos que pertenecen a un mismo objeto, entidad, persona o individuo; y es diseñada para facilitar su mantenimiento, consulta y acceso. La información se organiza en columnas y filas, las columnas se denominan Campos y las filas Registros. Los Campos contienen las Características o Atributos del objeto, entidad, persona o individuo, y los Registros contienen los datos pertenecientes a un solo objeto, entidad, persona o individuo.

Por ejemplo: una base de datos para guardar información tipo agenda, deberá contener un campo para el Nombre, otro campo para la Dirección, otro campo para el Teléfono, etc. Y cada registro contendrá los datos de Nombre, Dirección y Teléfono de una sola persona, y se creará un registro para cada persona que se ingrese. Nombre, dirección y teléfono son características o atributos de cada persona ingresada a esta base de datos.

2 - ORDENAR BASES DE DATOS

Una de las operaciones más comunes a realizar en una Base de Datos es la de Ordenarla de distintas maneras según la necesidad de visualizar los datos que tenemos en el momento. En Excel 2007 podemos ordenarlas desde la barra de herramientas Inicio → Modificar → Ordenar y filtrar → Orden personalizado…, también desde Datos → Ordenar y filtrar → Ordenar; otra opción es hacer clic con el botón derecho del mouse sobre los datos seleccionados, se despliega un menú que contiene el submenú Ordenar. Podemos utilizar todos los criterios de ordenación necesarios –siempre que no se intente utilizar más criterios que la cantidad de columnas que posee la base de datos-. Esta opción no sólo permite ordenar Bases de Datos en Excel sino también listas organizadas en columnas o filas.

Para ordenar una Base de Datos primero debemos seleccionarla en forma completa, o simplemente hacer clic en una sola de las celdas de la Bases de Datos, de esta manera Excel interpreta que se va a trabajar con todos los datos. Esto último no puede hacerse si se encuentran combinadas celdas en el encabezado o pie de la Base de Datos, en este caso debemos seleccionar todas las celdas que queremos ordenar.

Atención!: no debemos ordenar una base de datos seleccionando sólo un rango de la misma.

Una vez seleccionadas las celdas, abrimos la opción Ordenar del Menú Datos, se abrirá la siguiente ventana:

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La ventana Ordenar posee una lista desplegable Ordenar por, que contiene todos los campos de la base de datos, además en la lista de la columna Ordenar según ofrece las opciones Valores, Color de celda, Color de fuente e Ícono de celda; en la lista de la columna Criterio de ordenación podemos especificar si el orden será Ascendente o Descendente tanto para datos numéricos como datos tipo texto. Desde el botón Agregar nivel podemos agregar criterios de ordenación, en este caso se agregarán una lista Luego por, y sus correspondientes listas Ordenar según y Criterio de ordenación. Pueden agregarse todas las que se necesiten. El botón Eliminar nivel quita el nivel seleccionado, el botón Copiar nivel duplica el nivel seleccionado, los botones Subir y Bajar permiten ordenar de forma distinta los niveles ingresados. Desde el botón Opciones podemos establecer que se diferencien las mayúsculas de la minúsculas, y también Ordenar de Arriba hacia abajo u Ordenar de izquierda a derecha.

La forma de proceder de Excel es la siguiente:

Se ordena la base de datos por el campo seleccionado en la lista Ordenar por; si existen registros con datos coincidentes, a estos los ordena por el campo que se seleccione en la primer lista Luego por; si existen registros con datos que coinciden con los campos ya seleccionados, a éstos los ordena por el campo seleccionado en la siguiente lista Luego por, y así sucesivamente, tantas veces como niveles se hayan agregado.

La casilla de verificación Mis datos tienen encabezado permite indicar si la base de datos tiene una fila de encabezamiento o no; siempre que trabajemos una base de datos, ésta va a contener encabezado, entonces debemos tildar esta opción, de lo contrario al encabezado lo va a tratar como a un registro y al ordenar a este lo movería sacándolo de su lugar, lo que no debe suceder nunca en una base de datos. Esta opción no debe seleccionarse cuando se desea ordenar una columna o fila aislada.

2.1 – ACTIVIDADES

 Abre el archivo ORDENAR; agrega hojas para que el libro posea 6 hojas, copia la base da datos a cada hoja y resuelve las siguientes actividades en hojas separadas:

1. Ordena la base de datos por el campo APATERNO
2. Ordena la base de datos por los campos APATERNO, AMATERNO y NOMBRE
3. Ordena la base de datos por los campos PUESTO, LOCALIDAD y EDAD
4. Ordena la base de datos por los campos LOCALIDAD y PUESTO
5. Ordena la base de datos por el campo EDAD de forma descendente
6. Ordena la base de datos por el campo EDAD de forma descendente y por los campos PUESTO y LOCALIDAD de forma ascendente
7. Ordena la base de datos por el campo LOCALIDAD, dentro de éste ordenar por APATERNO y NOMBRE.

 Guarda el archivo con sus cambios.

3 – CONSULTAS A BASES DE DATOS - FILTROS

Una de las operaciones más comunes a realizar en una Base de Datos es la de consultar sus datos, y generalmente al consultarlos necesitaremos visualizar los datos que cumplen con determinados criterios o valores. Eso se soluciona aplicando los denominados Filtros, éstos al aplicarse ocultan los datos que no cumplen con los criterios o valores establecidos en la consulta y dejan visibles los que sí los cumplen, haciéndonos más cómodo el trabajar con los mismos.

Excel ofrece dos tipos de filtros: el Autofiltro o Filtro Automático y el Filtro Avanzado. La diferencia entre los dos tipos es que el Autofiltro es más simple de aplicar pero sólo permite filtrar hasta por dos criterios por cada campo en un solo filtro; en cambio el Filtro Avanzado permite filtrar por todos los criterios necesarios y en todos los campos necesarios en un solo filtro.

3.1 – AUTOFILTRO O FILTRO AUTOMATICO

Para aplicar un Autofiltro primeramente debemos seleccionar toda la base de datos o sólo seleccionar una celda de la misma –Excel interpreta que son todos los datos los que se van a filtrar-. No debemos seleccionar un solo un rango de los datos. Luego abrimos la opción Datos → Ordenar y filtrar → Filtro.

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