Actividad 2 Auditoria

AUDITORIA I

MARIA XIMENA RODRIGUEZ FALLA

Código: d6302795

PROFESOR: Liliana Monroy

Actividad II

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS A DISTANCIA

PROGRAMA DE CONTADURIA PÚBLICA

BOGOTA

2014

ACTIVIDAD COMPLEMENTARIA DOS

Objetivo:

• Evaluar la comprensión de los conceptos involucrados en las cinco primeras unidades del módulo de Auditoria I.

• Contribuir a incrementar la capacidad analítica e investigativa del estudiante.

• Evaluar la capacidad sintética y crítica del alumno a la luz de un tema específico relacionado con la materia.

Criterios de Evaluación:

En la recepción del presente trabajo de investigación se tendrán en cuenta los siguientes parámetros:

• Comprensión de lectura.

• Capacidad de análisis.

• Esfuerzo de síntesis.

• Capacidad de redacción.

• Búsqueda de información relevante.

• Innovación en la presentación de conceptos.

• Cumplimiento a cabalidad de lo solicitado.

Proceso Metodológico:

• Realizar una lectura analítica de los temas propuestos en las cinco primeras unidades.

• Investigar bibliografía complementaria y apoyarse en otros recursos de investigación como lo es el Internet y demás de referencia en los módulos.

• Elaborar escritos coherentes que expresen la construcción conceptual que ha realizado, demostrando originalidad en los conceptos.

1. Elabore un mapa conceptual que contenga:

- Elementos de Auditoría

- Tipos de Auditoría, características y objetivos.

- Técnicas de Auditoría

- Normas de Auditoría

Para la elaboración de este mapa utilice la herramienta: cmap tools software gratuito.

Para la evaluación de esta actividad se tendrá en cuenta los procedimientos o pasos y elementos de un mapa conceptual y si utilizo o no la herramienta adecuada. Este punto tiene una calificación de 20 sobre 50.

2. Desarrolle el siguiente cuestionario, de control interno, en la empresa donde labora actualmente. Si no está trabajando desarróllelo teniendo en cuenta su criterio y experiencias laborales anteriores. Este punto tiene una calificación de 10 sobre 50.

INFORMACION GENERAL

CUESTIONARIO PARA LA REVISION Y EVALUACION DE CAJA Y BANCOS

La empresa que se seleccionó para la elaboración de la auditoria se llama R & M SOLUCIONES INTEGRALES LTDA., empresa de responsabilidad LTDA inscrita en la Cámara de Comercio de Bogotá DC cuyo objeto principal es el de la ENSAMBLE COMPRA Y VENTA DE INSTRUMENTOS DE MEDICION Y CONTROL PARA LA INDUSTRIA COMO TAMBIEN PRESTAR ASESORIAS SERVICIOS DE MONTAJE E INSTALACION DE LOS MISMOS. Entidad sujeta a la vigilancia de la Superintendencia de sociedades

En el departamento de contabilidad hay dos auxiliares fijos uno encargado más de la parte de tesorería y otro encargado de la parte contable, El contador y revisor fiscal son por outsorsing y yo soy la persona encargada de ir a la empresa a realizar la gestión encargada por los contadores.

I GENERALIDADES:

1. ¿Las funciones de los encargados de valores y fondos son tales que no manejan registros ni preparan asientos para los libros generales de contabilidad, cuentas por cobrar, etc. distintos de los libros de caja?

No, La caja la maneja el auxiliar uno y el que registra los asientos de caja es el auxiliar 2, sin embargo el auxiliar uno si ingresa otro tipo de información de los asientos contables generales de contabilidad.

2. ¿La apertura de las cuentas bancarias y las firmas de las personas que giran sobre ellas son debidamente autorizadas? Si, solo está encargado de firmar el gerente no hay nadie del personal autorizado para firmar.

3. ¿Existen instrucciones a los bancos indicando que las personas autorizadas para firmar cheques no pueden delegar tal autorización en otros funcionarios? Si, sin embargo en los bancos hay instrucción de que solo está autorizada la firma del gerente.

4. ¿Se avisa inmediatamente a los bancos cuando una persona autorizada para firmar cheques deja el empleo de la empresa? No pasa ya que no hay empleados autorizados para ello y el gerente es el socio.

5. Si esta situación no se ha presentado, ha previsto la empresa algún procedimiento para notificar a los bancos cuando sea necesario? No, sin embargo en algún momento se pensó en autorizar a alguien y se llegue a la conclusión de que no es objetivo ni seguro para la empresa por ende no se pensó en ningún procedimiento.

6. ¿Todas las cuentas bancarias a nombre de la empresa, están registradas en cuenta de control en el mayor general o auxiliar? Sí.

7. Los traspasos de una cuenta bancaria a otra están bajo control contable en forma tal que, tanto cargos como abonos queden registrados en una cuenta de control? Sí.

8. Mantiene la empresa un control de los cheques posfechados? Si, desde hace ya un año y medio se observó que se manejaba mucho cheque posfechado, por ende se optó por llevar un libro de Excel en donde se coloca toda la información del cheque, una vez lo devuelven se anula el cheque y se realiza la nota de contabilidad correspondiente, de igual forma en la conciliación contable quedan registrados los pendientes de pago y el cheque devuelto se anula y se corta el número y se lleva un libro de control para ello.

II RECONCILIACION DE SALDOS BANCARIOS

1. ¿Las cuentas bancarias son reconciliadas regularmente por la empresa? Si, normalmente se realiza la conciliación bancaria para cada vez que se sacan estados financieros esto pasa cada tres meses o seis meses.

2. ¿Las conciliaciones bancarias son preparadas y revisadas por empleados que no preparen o firmen cheques o manejen dineros de la empresa? Si, las realiza la persona del outsorsing.

3. ¿Los extractos bancarios y los volantes de cheques pagados, se entregan directamente en sobre cerrado al empleado que prepara las reconciliaciones? No.

4. Los procedimientos para efectuar las reconciliaciones contemplan todos los pasos esenciales que aseguren una efectiva reconciliación, particularmente en cuanto a:

• ¿Comparación del número y valor de los cheques contra el libro de salidas de caja? No.

• Revisión de endosos en los bancos o de los volantes de los cheques? Sí.

• ¿Comparación con los saldos del mayor general? Sí.

5. Un empleo sin injerencia en los ingresos o egresos de caja revisa todas las reconciliaciones y hace averiguaciones sobre las partidas poco usuales. Si

III COMPARACION POSTERIOR DE LA RECONCILIACION:

1. ¿Las notas y avisos con débitos o créditos no aceptados por el banco, son recibidos por un empleado distinto al cajero? Si

• ¿Se recibe el dinero? No, hay devoluciones de dinero por parte del banco, solo se devuelve el cheque.

• ¿Se expiden los cheques? Si.

IV REVISION DE CHEQUES

1. ¿La existencia de chequeras en blanco están controladas en forma tal que evite que

personas no autorizadas para girar cheques puedan hacer uso indebido de ellas? No.

2. La firma o contrafirma de cheque en blanco está prohibido? Si.

3. ¿En caso contrario, los empleados responsables se cercioran por medio de inspecciones posteriores de los cheques o información comprobatoria de que tales cheques han sido usados correctamente? No.

4. La práctica de girar cheques al “portador” está prohibida? No.

5. ¿En caso contrario, los empleados responsables se aseguran de que tales cheques hayan sido cobrados para reembolsar el fondo de caja menor o utilizados con otros fines apropiados? No.

6. ¿Si los cheques son numerados consecutivamente, son mutilados aquellos dañados o anulados a fin de evitar su uso, y son archivados con el propósito de controlar su secuencia numérica? Si.

7. Si se usa una máquina especial para firmar cheques: No

• ¿Cuándo las placas no están en uso, se mantienen bajo custodia de las personas cuya firma aparezca grabada en ellas? No aplica.

• ¿Después de usados, se toma siempre una lectura de la máquina por la persona cuya firma se utiliza o por su delegado y se asegura que todos los cheques firmados son los autorizados? No aplica.

V CONSIGNACIONES BANCARIAS

1. ¿Se preparan duplicados de las consignaciones y éstos son sellados por el banco y archivados cronológicamente? Si, Se guarda la copia de la consignación pero no se archivan cronológicamente en una AZ especial para ello, se pegan al recibo de caja en el orden cronológico.

2. ¿En caso afirmativo, se comparan tales duplicados con el libro de entradas de caja, al menos en forma selectiva, por alguien diferente del cajero? Si.

3. ¿Se comparan tales duplicados contra los recibos de caja para asegurarse de que los ingresos son depositados en las mismas especies en que fueron recibidos? Si.

VI EFECTIVO EN CAJA:

1. ¿Los fondos de caja menor se mantienen bajo una base de fondo fijo? Si, la base de fondo fijo diario es de $1.800.000

2. Los encargados del manejo de la caja menor son independientes del cajero general u otro empleado que maneja remesas de clientes u otra clase de dineros? Si.

3. ¿La responsabilidad principal de cada fondo está limitada a una sola persona? Si, esta caja es solo una y la maneja el auxiliar 1 Uno.

4. ¿Los fondos de caja menor se limitan a sumas razonables según las necesidades del negocio? Si.

5. ¿Los pagos de caja menor no tienen un límite máximo? Si y no, si es en efectivo para que los empleados paguen algo es monto máximo diario por empleado es de $20.000.

6. ¿Si ello es así, cuál es el límite? $20.000

7. ¿Los comprobantes de caja menor son preparados en forma tal que no permitan alteraciones, por ejemplo: No

• ¿La cantidad se escribe en letras y números?. No.

• ¿Son preparados con tinta? Si

8. Los comprobantes de caja menor tienen la firma del beneficiario? No.

9. Los cheques de reembolsos de caja menor se giran a favor del encargado del fondo? No.

10. Los anticipos a empleados, que se hacen del fondo de caja menor, son autorizados por un empleado responsable que no tenga a su cargo funciones de caja? No.

11. ¿Estos anticipos se hacen únicamente con el propósito de atender negocios normales de la empresa? Si.

12. ¿Al solicitar el reembolso de fondos para caja menor, se presentan los comprobantes de los gastos a fin que sean inspeccionados por quien firma el cheque? No.

13. ¿Los comprobantes que justifican los desembolsos son perforados o anulados con la leyenda “PAGADO” bajo la supervisión directa de quien firma el cheque, a fin de prevenir que tales comprobantes sean utilizados de nuevo para solicitar un pago ficticio? No.

14. ¿Tales cancelaciones se hacen sobre una parte del comprobante que no pueda ser desprendida? No.

15. Se llevan a cabo arqueos periódicos del fondo de caja menor, bien sea por el departamento de auditoría interna o por otras persona independiente de las labores de caja? Si.

16. ¿Si el fondo fijo se halla total o parcialmente depositado en una cuenta bancaria, se ha solicitado el banco no aceptar cheques para depositar en dicha cuenta, excepto aquellos expedidos por la empresa para reembolsar el valor de los gastos efectuados? No aplica

17. ¿Fue hecho el arqueo por sorpresa? En caso negativo, se considera hacer uno nuevo sorpresivo? Si se hace sorpresa.

18. ¿la empresa ha impartido instrucciones a los bancos para que no cambien en efectivo ningún cheque girado a favor de la misma? No.

Sección discutida con (nombre y puesto) Enrique Olaya (Auxiliar 2) Luz Maso (Auxiliar 1)

Sección preparada por: María Ximena Rodríguez Falla......... Fecha:.27 de Septiembre de 2014.

Empresa: R & M SOLUCIONES INTEGRALES LTDA________________________

Periodo que cubre la auditoría: Septiembre 2014__________________________________

3. Después de desarrollar el cuestionario, elabore un informe y / o dictamen, sobre la auditoria de control interno realizada, buscar modelos de informes. (mínimo una página). Este punto tiene una calificación de 20 sobre 50.

INFORME DE AUDITORIA INTERNA R & M SOLUCIONES INTEGRALES LTDA

R& M soluciones integrales es una empresa dedicada a proveer servicios integrales en asesoría técnica, mantenimiento, calibración, construcción montajes y puesta en marcha en el área de instrumentación industrial y control de procesos.

INTRODUCCIÓN

El objetivo de esta auditoria es revisar y evaluar la caja y los bancos, como es su manejo y si se hace como se debe hacer para mitigar el riesgo de fraude y evitar inconvenientes con el manejo del dinero efectivo y el de los bancos, esto con el ánimo de cuidar, velar y administrar los recursos de la empresa de la mejor forma. Se origina por el alto volumen de transacciones que se da en la empresa y el alto volumen de efectivo que se maneja en la caja.

Se realiza la auditoria por iniciativa de MARÍA XIMENA RODRÍGUEZ FALLA quien es la encargada por parte del Contador y Revisor Fiscal en realizar las visitas a la empresa.

Se realiza la auditoria en las instalaciones de la empresa, en el segundo piso en el área del departamento de contabilidad, se audita especialmente caja y bancos y se valida la información con los dos Auxiliares de la empresa. Se realiza la auditoria durante la última semana del mes de septiembre del año 2014.

La presente auditoria pretende determinar con un cierto grado de seguridad que las operaciones al contado y los saldos de los bancos son adecuados y validos tal cual como aparecen en los estados financieros y que reflejan debidamente todas las partidas de efectivo y equivalentes en efectivo, disponibles, en curso, en depósito, con terceros y que los saldos de caja y bancos reflejan una división correcta entre cobros y desembolsos.

RESUMEN DEL INFORME

Al revisar la caja y bancos se puede observar que no existe una política clara por parte de la gerencia para el manejo de la caja, ni tampoco están implementados procedimientos y formatos para la entrega del dinero.

Arrancando la auditoria se observa que los usuarios de todos los que manejan el sistema no tienen restricciones de ningún tipo; por esta razón se hace necesario hacer un esquema de funciones de cada una de los involucrados en el manejo del sistema contable y operativo: de esta manera se restringirá las opciones que no utilizan cada uno y solo se les dejara habilitada las opciones que utilizan, esto con el propósito de garantizar y responsabilizar a cada persona de las funciones que tienen y de la información que ingresa.

De los aspectos generales auditados se observa que los dos auxiliares ingresan información contable como tal, preparan los asientos contables, pero no existe diferenciación de lo que cada uno debe de hacer, por esto se hará un manual de funciones contables de cada uno de las cosas que debe realizar.

Dentro de las generalidades se observa que en la empresa solo están autorizadas las firmas de los dos gerentes quienes son los socios únicos de la empresa, no hay nadie más autorizado. Esto garantiza que el giro de cheques siempre se da por instrucción de la gerencia, sin embargo con el volumen y su incremento significativo en un 40% más o menos anual, se sugiere un formato de entrega de cheques a la gerencia en donde se evidencia el respectivo chulo de autorización de giro por parte de los gerentes y de quien realiza la elaboración y entrega del titulo valor.

En cuanto las conciliaciones bancarias se observa que se realizan cada trimestre más o menos estas se deben hacer mensualmente como lo vienen haciendo el personal de outsorsing, con el propósito de validar las entradas y salidas de efectivo, pero adicionalmente deben validar que las entradas a caja coincidan con las salidas del banco y así quede completo el esquema de arqueo.

Se observa que no hay una forma de pago a los proveedores y terceros única ni anticipo de viáticos única para los empleados;

Por esta razón se recomienda que los retiros que se hagan con tarjeta debito sea el dinero exclusivo que se le da ingreso a la caja; Los giros de cheque sea para el pago de proveedores, estos deben ir con cruce restrictivo; Los que se giran en garantía y que se pueden negociar con otros, se debe llevar un libro físico aparte en donde se pueda observar cuales son aquellos que muy probablemente cobrara otra persona, esto con el ánimo de llevar un mejor control sobre los cheques. Los pagos a proveedores también se podrán hacer por transferencia esta llevara un formato de autorización con sello de la gerencia ya que actualmente se hace el pago pero no hay ningún control de quien lo autoriza. Para los anticipos de viáticos y otros a empleados se dará un formato en donde la gerencia autorice la trasferencia a este empleado y solo se realizara por trasferencia, en el comprobante de egreso el Auxiliar deberá colocar en el concepto una de estas opciones según sea el caso:

• Pago de proveedor con cheque.

• Pago de proveedor –transferencia

• Anticipo- empleado-transferencia

• Retiro-Caja

Esto con el ánimo de que en la conciliación se pueda identificar cada uno de los tipos de pagos y al realizar el arqueo se identifique que salió de bancos y fue a caja.

Se sabe que el volumen que maneja la empresa a diario es de $1.800.000 sin embargo hay días que sale más dinero en efectivo y otros menos, por lo regular el 80% de las veces este es el monto diario en caja y se realiza a diario el retiro, se recomienda hacer un retiro cada tres días o semanal, y que este sea resguardado en una caja fuerte que custodiara el auxiliar 1, cuando este no se encuentre y deba entregar a caja a otra persona, debe dejarlo plasmado en un documento, lo que deja de efectivo, y la numeración de cheques con su respectiva cantidad. Para esto se recomienda un formato. Se informa que a diario debe hacerse el auxiliar un arqueo de inicio y uno al final con el ánimo de que cada día este quede cuadrado. Se dará un formato de apertura y cierre de caja para la validación a diario.

La caja la está manejando El auxiliar 1, en determinado momento este por decisión propia se la paso al auxiliar 2, se le informa a este que no puede hacerse de esta manera ya que el auxiliar dos es el encargado de hacer los asientos contables y de realizar las legalizaciones, esto se aceptó y se manejó como se indicó; Se recuerda que la persona que maneja la caja no puede realizar los asientos de la misma.

Se observa que los recibos de caja menor no tienen la información suficiente, por ende se recomienda que cada uno de los recibos deban de llevar los cuatro datos mínimos que son nombre del beneficiario, cedula, teléfono y dirección. Se recomendara un modelo de recibo de caja menor para que quede estándar, Se recuerda que todos los documentos del área contable deben llevar le valor en números y en letras y todos los espacios diligenciados para su respectivo control.

No se evidencia que las facturas que se pagan tengan el sello de pagado, esto hace que exista el riesgo de que estas sean reutilizadas, por ello se sugiere que estas se les valide físicamente los datos, las fechas y que se coloque el sello de pagado o cancelado, con el chulo respectivo de la persona que lo realiza. De ahora en adelante cada persona tendrá registrado en el área de seguridad su chulo o sello para ver quien realiza o autoriza las transacciones.

La auditoría realizada de caja y bancos muestra que hay muchos aspectos positivos que se están realizando, sin embargo también nos muestra que existe un alto riesgo en la realización de las operaciones, por ello en cada aspecto se da una solución que se espera sea implantada por parte de la gerencia y los funcionarios involucrados, por esta razón se hacen propuestas que contribuirán al control interno de las transacciones en efectivo y el buen manejo de los de los fondos.

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