Controles sobre el ingreso de datos

Controles sobre el ingreso de datos.

Se puede distinguir dos áreas de aplicación del control interno para el ingreso de datos en ambientes de PED. La primera, se relaciona con aquellos controles que la gerencia implanta de manera procedimental; la segunda, tiene que ver con los mecanismos propios del ingreso de datos en los dispositivos de almacenamiento y procesamiento.

Controles de procedimientos para el ingreso de datos.
Los controles de procedimientos para el ingreso de datos tienen que ver principalmente con dos aspectos relacionados:

• Segregación de funciones incompatibles
• Nivel requerido de autorización

Segregación de funciones: una condición del control interno indica que las funciones incompatibles deben ser separadas o segregadas, con el fin de aumentar la confiabilidad en los controles implantados.

Nivel de autorización: otro de los principios de control interno aplicables al ingreso de datos para el procesamiento en ambientes de PED. son los niveles de autorización, esto significa que la gerencia debe establecer previamente los niveles de autorización requeridos para que una transacción pueda ser efectuada por el sistema.

Controles de software para el ingreso de datos.

El objetivo de los controles de software para el ingreso de datos es reducir el riesgo de que estos sean imprecisos, incompletos o que se ingresen mas de una vez. Existen diversos controles para aumentar la confiabilidad de los datos de entrada al sistema, los mismos tienen que ver con los siguientes aspectos:

• Intervalos de aceptabilidad
• Formato de los datos
• Transacciones duplicadas
• Campos faltantes
• Controles de correlación
• Controles de integridad de datos
• Controles de existencia de datos
• Controles de totales
• Controles de dígitos verificadores
• Controles sobre partidas en suspenso

Control sobre el procesamiento de datos.

Están diseñados para proporcionar una seguridad razonable de que el procesamiento electrónico de datos ha sido efectuado de acuerdo con lo deseado para una aplicación en particular. Algunos de los controles sobre el procesamiento de los datos que podemos distinguir, son los siguientes:

Control sobre transacciones rechazadas: este control procura identificar las transacciones ingresadas y que, por algún motivo, no han podido ser procesadas. Este tipo de transacciones debe ser analizado posteriormente, por lo que algunos sistemas generan automáticamente informes de excepción sobre las mismas.

Controles sobre la integridad de la información: imagínese que durante el proceso de cierre contable ejecutado por un software de contabilidad, se interrumpe el suministro eléctrico sin que el proceso haya concluido.

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