INGRESO DE DATOS EN ACCESS

INGRESO DE DATOS EN ACCESS

Completar las tablas de Access con datos puede hacerse con solo hacer clic en la casilla activa, ingresar el dato y presionar la tecla Enter.

La casilla activa aparece en color amarillo y el cursor dentro de ella.

Es posible modificar el nombre del campo principal, dando doble clic sobre este y anexando el título que se prefiera.

TIPO DE INFORMACION DE UN CAMPO

Se refiere a la clase de valores que pueden ser ingresados y guardados en cada uno de los campos de una tabla de Access.

No siempre los campos se llenan con texto; hay ocasiones en que se requiere registrar números, fechas, algún tipo de moneda, hipervínculos, entre otros elementos.

El comando vista diseño permite prever y clasificar la información que se va a añadir; una vez determinados los datos que se incluirán, Access bloqueará el ingreso de los que no correspondan con el tipo seleccionado, de tal forma que por ejemplo un campo delimitado a fechas no aceptara texto o cifras.

El campo hipervínculo cuenta con una liga hacia otro elemento, ya sea un archivo, una página o una carpeta. Horas o fechas permite únicamente el ingreso de datos con ese formato. Números no recibe otro tipo de dato.

ALGUNAS PROPIEDADES DE LOS CAMPOS

También llamados casillas, tienen rasgos que pueden modificarse para personalizar las tablas.

Es posible cambiar el tamaño, determinar el tipo de información a ingresar, elegir el tipo de letra, el color de la casilla y otras características.

Tamaño. Para modificar el ancho y el alto basta con colocar el puntero en las orillas azules de la tabla para ajustarlo.

Formato. Las modificaciones al tamaño tipo y color de letra, así como el relleno de los registros y campos se realizan con el grupo de comandos formato de texto de la ficha de inicio.

Tipo de datos. Existen restricciones para el ingreso de datos por ejemplo si se van a incluir números o texto.

EL ORDEN EN LOS REGISTROS

Tener los datos bien organizados permite su rápida ubicación para poder usarlos de inmediato cuando se requiera.

Cuando se necesita ordenar datos que ya fueron ingresados en Access se pueden aplicar los comandos del grupo ordenar y filtrar en el caso del texto se ordenará de la A a la Z o de la Z a la A en el caso de cifras se ordenaran los datos de menor a mayor o de mayor a menor.

El procedimiento es el siguiente:

• Se selecciona el campo a ordenar desde el campo clave principal
• Se aplica el comando ascendente del grupo ordenar y filtrar perteneciente a la ficha inicio y automáticamente Access modificará el texto.

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                        ANDREA RUIZ GONZÁLEZ            

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