DICCIONARIO DE DATOS

¿QUÉ ES EL DICCIONARIO DE DATOS?

El diccionario de datos es una aplicación especializada de los tipos de diccionarios usados como referencia en la vida cotidiana. El diccionario de datos es una obra de consulta con información acerca de los datos (es decir, metadatos), compilada por los analistas de sistemas para guiarse en el análisis y diseño. Como un documento, el diccionario de datos recopila y coordina términos de datos específicos, y confirma lo que cada término significa para las diferentes personas en la organización.

Una razón importante para mantener un diccionario de datos es guardar datos ordenados.

Esto significa que los datos deben, ser consistentes. Si usted guarda datos acerca del sexo de un hombre como "M" en un registro, "Masculino" en un segundo registro y como el número "1" en un tercer registro, los datos no son consistentes. Un diccionario de datos ayudará en este aspecto.

Los diccionarios de datos automatizados (parte de las herramientas CASE mencionadas anteriormente) son valiosos por su capacidad de hacer referencias cruzadas de los elementos de datos y el lugar donde se utilizan, permitiendo por tanto realizar cambios a todos los programas que comparten un elemento común, si esto fuera necesario. Esta característica suplanta el hacer cambios al azar, y evita el tener que esperar hasta que un programa deje de funcionar porque un cambio no se ha implementado en todos los programas que comparten l elemento que se ha actualizado. Evidentemente, los diccionarios de datos automatizados se vuelven importantes para los sistemas grandes que producen miles de elementos de datos que requieren catalogación y referencias cruzadas.

El “=”se lee como “está definido por”, o “está compuesto de”, o “significa”.

Para definir un dato completamente, la definición debe incluir:

El significado del dato en el contexto de la aplicación. Esto se documenta en forma de comentario. La composición del dato, si es que está compuesto de otros elementos significativos.

Los valores que el dato puede tomar, si se trata de un dato elemental que ya no puede ser descompuesto.

DATOS ELEMENTALES

Son aquellos para los cuales no hay una descomposición significativa. Por ejemplo, puede ser que no se requiera descomponer el nombre de una persona en primer-nombre, apellido-materno y apellido-paterno; esto depende del contexto del sistema que se esté modelando.

Cuando se han identificado los datos elementales, deben ser introducidos en el DD y proveer una breve descripción que describa el significado del dato. En el caso de que el dato tenga un nombre significativo, se puede omitir la descripción, sin embargo; es importante especificar las unidades de medida que el dato puede tomar.

NECESIDADES DE ENTENDER QUE ES UN DICCIONARIO DE DATOS

Muchos sistemas de administración de base de datos están equipados con un diccionario de datos automatizado. Estos diccionarios pueden ser complejos o sencillos. Algunos diccionarios de datos computarizados catalogan automáticamente los elementos de datos cuando se hace la programación; otros simplemente proporcionan una plantilla para motivar a la persona que llene el diccionario a que lo haga de una manera uniforme para cada entrada.

A pesar de la existencia de los diccionarios de datos automatizados, entender qué datos conforman un diccionario de datos, las convenciones usadas en estos últimos y cómo se desarrolla un diccionario de datos, son problemas que el analista de sistemas debe tener siempre presentes durante el esfuerzo de sistemas. Entender el proceso de compilar un diccionario de datos puede ayudar al analista de sistemas a visualizar el sistema y su funcionamiento. Las próximas secciones permiten al analista de sistemas ver la lógica detrás de lo que existe tanto en los diccionarios automatizados como en los manuales.

Además de proporcionar documentación y eliminar la redundancia, el diccionario de datos se podría usar para:

Validar la integridad y exactitud del diagrama de flujo de datos.

Proporcionar un punto de partida para desarrollar pantallas e informes.

Determinar el contenido de los datos almacenados en archivos.

Desarrollar la lógica para los procesos del diagrama de flujo de datos.

DEPÓSITO DE DATOS

Aunque el diccionario de datos contiene información de los datos y procedimientos, una colección más grande de información de proyectos se llama depósito. El concepto de depósito es uno de los muchos impactos de las herramientas CASE y podría contener lo siguiente:

Información sobre los datos mantenidos por el sistema, incluyendo flujos de datos, almacenes de datos, estructuras de registros y elementos.

Lógica de procedimientos.

Diseño de pantallas e informes.

Relaciones entre datos, por ejemplo cómo se vincula una estructura de datos con otra.

Requerimientos del proyecto y productos del sistema final.

Información sobre la administración del proyecto, tal como itinerarios de entrega, logros, problemas pendientes de solución y usuarios del proyecto.

El diccionario de datos se crea examinando y describiendo los contenidos de los flujos de datos, almacenes de datos y procesos. Cada almacén de datos y flujo de datos se debe definir y expandir para incluir los detalles de los elementos que contienen. La lógica de cada proceso se debe describir usando los datos que fluyen hacia el proceso o los que salen de él. Se deben detectar y resolver omisiones y otros errores de diseño.

Se deben desarrollar las cuatro categorías del diccionario de datos —flujos de datos, estructuras de datos, elementos de datos y almacenes de datos— para fomentar el entendimiento de los datos del sistema.

FLUJO DE DATOS

Para ilustrar cómo se crean las entradas del diccionario de datos, usamos un ejemplo para la División de Catálogos de World's Trend. Esta compañía vende ropa y otros artículos por correo utilizando un sistema de pedidos por teléfono libre de cargo (o enviando por fax el formulario de pedido] y a través de Internet mediante formularios Web personalizados.

Independientemente de la forma en que se origine el pedido, los datos esenciales que captura el sistema son los mismos para los tres métodos.

El formulario de pedido da algunas pistas de lo que se debe introducir en un diccionario de datos. Primero es necesario capturar y almacenar el nombre, la dirección y el número telefónico de la persona que hace el pedido. A continuación se procede con los detalles del pedido: la descripción del artículo, el tamaño, el color, el precio, la cantidad, etc. También se debe determinar la forma de pago del cliente. Una vez terminada esta labor, los datos se podrían almacenar para un uso posterior. Este ejemplo se usa a través de todo el capítulo para ilustrar cada parte del diccionario de datos.

Como se relacionan los diccionarios de datos con los diagramas de flujo de datos

Definición de Flujo de Datos y Descripción de las Estructuras de Datos

DEFINICIÓN DE LOS FLUJOS DE DATOS

Por lo general, los flujos de datos son los primeros elementos que se definen. Las entradas y salidas del sistema se determinan mediante las entrevistas y la observación de los usuarios, y el análisis de documentos y de otros sistemas existentes. La información capturada para cada flujo de datos se podría resumir usando un formulario que contenga la siguiente información:

ID, un número de identificación opcional. A veces éste se codifica usando un esquema para identificar el sistema y la aplicación del sistema.

Un solo nombre descriptivo para este flujo de datos. Este nombre es el texto que debe aparecer en el diagrama y se debe referenciar en todas las descripciones que usen el flujo de datos.

Una descripción general del flujo de datos.

La fuente del flujo de datos. Ésta podría ser una entidad externa, un proceso o un flujo de datos proveniente de un almacén de datos.

El destino del flujo de datos (los mismos elementos que se describieron en la fuente).

Algo que indique si el flujo de datos es un registro que está entrando o saliendo de un archivo o un registro que contiene un informe, formulario o pantalla. Si el flujo de datos contiene datos que se usan entre los procesos, se designa como interno.

El nombre de la estructura de datos que describe los elementos encontrados en este flujo de datos. Para un flujo de datos simple, podrían ser uno o varios elementos.

El volumen por unidad de tiempo. Los datos podrían ser registros por día o cualquier otra unidad de tiempo.

Un área para comentarios adicionales y anotaciones sobre el flujo de datos.

Un ejemplo de la descripción del flujo de datos que representa la pantalla usada para agregar un nuevo PEDIDO DEL CLIENTE y para actualizar los archivos del cliente y del artículo. Observe que la entidad externa CLIENTE es el origen y que el PROCESO 1 es el destino* proporcionando una referencia con el diagrama de flujo de datos. La marca en el cuadro "Pantalla" indica que el flujo representa una pantalla de entrada. Podría ser cualquier pantalla, como la de un mainframe, una interfaz gráfica de usuario (GUI) o una página Web. La descripción detallada del flujo de datos podría aparecer en este formulario, o se podría representar

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