Gmail Correo electrónico empresarial. Chat. Video. Teléfono

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DIBUJO

Hay dos arreglos convenientes de guías y carpetas en el archivo numérico principal, (1) las pestañas guías pueden aparecer en dos( o tres) posiciones hacia la izquierda y las pestañas de carpetas ( si las hay) en la ultima posición de la derecha.(2) las pestañas guías pueden aparecer en el centro solamente, y las pestañas de carpetas en dos posiciones hacia la izquierda y dos posiciones hacia la derecha del centro, Las pestañas guías están numeradas de cinco a diez, o para sistemas en los cuales una carpeta contiene diez números, en cientos.

DIBUJO

Cuando una carpeta numérica se llena , los documentos se pueden subdividir por fecha o asunto, según sean solicitados, Cuando los documentos estén subdivididos y la mitad de ellos colocados en una nueva carpeta, junto llevaran el mismo encabezamiento de la primera, además de un numero auxiliar. El numero auxiliar proporciona identificación adicional, por ejemplo, la carpeta 206, una vez subdividida, se convierte en 206-2 y la nueva será 206-1

Archivo alfabético misceláneo El archivo alfabético misceláneo contiene guías y carpetas que llevan encabezamiento alfabético. Su objetivo es proporcionar un sitio para guardar correspondencia que no requiere todavía carpetas individuales en el archivo numérico principal. Por lo tanto, cada carpeta en este archivo es una carpeta miscelánea que contiene los documentos de varios corresponsales. Los documentos por supuesto, se encuentran en estricto orden alfabético en todo el archivo. Cuando se acumulan cinco documentos o mas referentes a un corresponsal, se les asigna el siguiente número sin usar se colocan en una carpeta numérica que corresponda a este número y se guardan en el archivo numérico principal.

El archivo alfabético misceláneo puede estar en la parte delantera del primer cajón del archivo numérico principal, en una gaveta separada del archivo numérico principal, o en un gabinete de archivo separado.

Índice de tarjetas El índice de tarjetas, ordenado alfabéticamente, contiene tarjetas, cada una con el nombre (y generalmente la dirección y otra información) de un corresponsal, junto con el numero de código señalado para sus documentos. En este tipo de índice es necesario en todos los sistemas de correspondencia numérica debido a que la correspondencia casi siempre se solicita por nombre y no por numero, Si los documentos se mantienen en el archivo alfabético misceláneo, esto se indica en la tarjeta por el símbolo M , La M se elimina y se escribe en numero de la carpeta en su lugar cuando se le asigna al corresponsal una carpeta ene l archivo principal.

REFERENCIAS CRUZADAS

El lector recordara que las referencias cruzadas en el sistema alfabéticos se preparan colocando hojas o fotocopias de referencia del documento original en las carpetas individuales y misceláneas .En los sistemas numéricos sin embargo, la referencia generalmente se hace en el índice de tarjetas en tarjetas de referencias. La tarjeta que se muestra en la ilustración más adelante será archivada bajo la C en el índice de tarjetas. Si a un empleado del archivo se le solicita información

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