SOFTWARE DOCUMENTAL

INDICE

Págs.

INTRODUCCIÓN………………………………………………………………....…3

DESARROLLO

1.- Selección de software documental apropiado en Centros de……….

Información y Documentación………………..…………………………......4

2.- Uso de software documental para la administración de:

• Usuarios de centros de información y documentación……………………..6

• Políticas de préstamos en los centros de información y documentación…6

• Documentos (Monografías, Catálogos, CD-ROM, Revistas, otros)……….7

• Prestamos de documentos…………………………………………………….8

• Reportes………………………………………………………………………….8

CONCLUSIÓN………………………………………………………………………9

BIBLIOGRAFÍA……………………………………………………………………10

ANEXOS……………………………………………………………………………11

INTRODUCCIÓN

La información en una Institución conforma la base fundamental para salvaguardar evidencia de sus actividades, para facilitar la toma de decisiones y para administrar el conocimiento plasmado en múltiples presentaciones documentales, sin importar su tipo de soporte; con el entendido de que los documentos son material importante de conservar y organizar para cualquier empresa pública o privada.

Las tecnologías de la información permitieron la automatización de los procesos tradicionales y servicios de los Centros de Información y Documentación e hicieron posible una serie de modificaciones y adaptaciones en ellas que provocaron cambios radicales, los cuales han resultado beneficiosos y de gran impacto específicamente en sus productos y servicios, posibilitando su mejoramiento, la creación de nuevos y reemplazando eventualmente los tradicionales. La existencia de sistemas de bases de datos documentales unida a la posibilidad de tener acceso en línea de estos recursos, ha creado una revolución en los servicios de información.

Por lo tanto, la tecnología mejora el acceso a los recursos de información de varias formas: haciendo más accesibles las publicaciones en forma dual, permitiendo la producción de nuevos servicios que de otro modo no existirían y proporcionando un nivel de acceso mucho mayor, a los asientos específicos registrados en una base de datos. Es por esto que las normas y características de almacenamiento, procesamiento, distribución, acceso, uso y conservación de la información, se están modificando con la aplicación de la tecnología en los procesos que se desarrollan en los diferentes tipos de Centros de Información y Documentación.

1.- Selección de software documental apropiado en Centros de Información y Documentación

Un software para los Centros de Información y Documentación debe desempeñarse en un ambiente de altas exigencias y bajo condiciones de inversión restringida. Además debe cumplir con una serie de requerimientos:

 Debe ser seguro y confiable. Los datos, especialmente todos los datos relacionados con los usuarios y las transacciones de préstamos deben ser a) confidenciales y b) seguros. No deben existir la posibilidad, en el funcionamiento normal, de perder datos.

 Deben gestionar datos tanto locales como remotos. A la información del catálogo se le suma información proveniente de páginas web y de bases de datos remotas.

 Toda la información debe cumplir con normas establecidas, esto incluye normas bibliotecológicas y normas del ámbito de la informática. Es preferible adherir a normas internacionales abiertas que a normativas propietarias.

 El software debe ser altamente adaptable para amoldarse a las necesidades y la organización de cada Centro de Información y Documentación, respetando usos y métodos locales.

 Debe tener la capacidad de crecer y evolucionar con el avance tecnológico y bibliotecológico. Esto se logra con mayor facilidad, adhiriendo a estándares abiertos.

 Debe ofrecer servicios tanto locales (catálogo) como remotos (webcat, envío de fotocopias, reserva remota, etc.)

 Debe ser económico en su adquisición, no solamente respecto al costo de la licencia de uso, sino también en cuanto a sus requerimientos de hardware y capacitación del personal.

 Económico en el mantenimiento. Esto es difícil de calcular, debido a que todos los vendedores de software declaran que el que ellos venden tiene menor gasto de mantenimiento que los demás. Una buena fuente para evaluar este costo, es preguntar directamente a bibliotecas que lo usan, los gastos de mantenimiento que tienen.

 Debe ser económico en la ampliación. Esto incluye el cálculo de licencias para computadoras adicionales, los requerimientos de hardware necesarios y el costo de programas adicionales que pueden ser necesarios.

En la actualidad es incuestionable la presencia de las tecnologías de la información y la comunicación, como herramientas que se utilizan con la finalidad de lograr la optimización de las funciones realizadas en diversos ámbitos, sobre todo en aquellos relacionados con la concepción de procesos, productos y servicios que se prestan en las unidades de información, sean éstas bibliotecas, archivos, centros de documentación o museos. Lo cual produce transformaciones en las esferas sociales, organizacionales y personales relacionadas con tales instituciones, dirigidas a explicar e interpretar desde los años 50 y 60 las relaciones que se han dado en el contexto de las llamadas Ciencias de la información.

Hoy se requiere de una revisión sistemática de los nuevos modelos conceptuales y epistemológicos tendentes a describir la racionalidad de las Ciencias de la información a la luz de los cambios producidos por las tecnologías en el contexto de las unidades y servicios documentales -informativos. Tales cambios pueden sintetizarse en la

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