TUTORIAL SOBRE EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA COMBINADA EN MICROSOFT WORD

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TUTORIAL SOBRE EL MANEJO DE CORRESPONDENCIA COMBINADA EN MICROSOFT WORD

DANIEL MENDEZ GONZÁLEZ

ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CORPORACIÓN UNIVERSITARIA REMINGTON

TARAZA (ANTIOQUIA)

FEBRERO 03 DE 2018

CONTENIDO

CORRESPONDENCIA COMBINADA        1

PASOS PARA UTILIZAR LA CORRESPONDENCIA COMBINADA EN WORD        2

PASO # 1:        2

PASO # 2        3

PASO # 3        3

PASO # 4        6

PASO # 5        8

PASO # 6        10

NOTA:        12

CONCLUSIONES        15

BIBLIOGRAFIA        16

CORRESPONDENCIA COMBINADA

La correspondencia combinada es un sistema de ventaja que se encuentra en Word funciona para enviar cartas masivamente a muchos destinatarios sin tener que crear una por una solo, necesitamos contar con una base de datos de los destinatarios, que se puede crear directamente en Word o si fue creada en otro programa como Excel o Access también la podemos cargar al archivo que vamos a crear, y la plantilla de la carta que es el diseño los gráficos y el texto como tal siendo estos idénticos lo único que va a variar son los datos del destinatario.

Una explicación de una manera más clara y simple: supongamos que trabajamos en una empresa sea banco, servicios de telefonía o cualquier empresa y queremos enviar una carta de agradecimiento a nuestros clientes por permanecer activos con nosotros, estos pueden ser más de mil personas o clientes, te imaginas redactar mil cartas sería un trabajo demasiado difícil sin contar el tiempo que tardaríamos.se puede hacer claro, pero gracias a la tecnología este trabajo es mucho más fácil y rápido. Aquí es donde entra el uso de la correspondencia combinada en Word, que con la creación de una sola carta o plantilla el automáticamente te ingresa los datos de los clientes (nombre, dirección, teléfono, cargo que desempeña o título etc.) ya suministrados por ti en la base de datos, a cada carta automáticamente, es como si estuvieras creando todas las cartas al mismo tiempo.

PASOS PARA UTILIZAR LA CORRESPONDENCIA COMBINADA EN WORD

en este tutorial les mostrare el paso a paso para utilizar la correspondencia combinada con 10 destinatarios, pero pueden ser los que ustedes necesiten. en este caso utilizares la versión de Microsoft office Word 2016.

PASO # 1:

Como primer paso debemos ingresar al programa en el cual vamos a trabajar en este caso Microsoft Word. En el cual crearemos o subiremos la plantilla o carta dejando los espacios que serán modificados o cambiados de acuerdo con el destinatario. Las líneas en el documento son de referencia a los espacios que voy a utilizar para ingresar los datos.

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PASO # 2

Nos ubicamos en la pestaña de correspondencia damos clic donde dice iniciar combinación de correspondencia y luego clic donde dice cartas.

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Nótese que hay mas opciones como mensajes de correo electrónico, sobres etc. en este caso vamos a utilizar el de combinación en cartas.

Al hacer esto la pagina va a espabilar o actualizar esto nos indica que ya iniciamos el proceso de combinación

PASO # 3

En este paso crearemos o subiremos los datos de las personas o clientes a los cuales va dirigida la carta. Damos clic en seleccionar destinatarios

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Como podemos ver podemos elegir en crear la lista, subir la lista ya creada que las empresas como tal ya la tiene creada en otro formato puede ser Excel u otro programa o elegir de los contactos del correo. En este caso daremos clic en escribir una nueva lista. nos sale la siguiente ventana.

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luego damos clic en la opción personalizar columnas

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estas son las opciones que tenemos en nuestra tabla para ingresar los datos, pero como vemos al lado derecho de la imagen esta la opción agregar, eliminar o cambiar nombre e igualmente le podemos organizar la posición o el orden.

Como observamos en el paso numero 1 en la carta necesitamos uno datos de cada destinatario que son los que irán ubicados en los espacios en este caso tenemos nombre, apellidos, cedula de ciudadanía o CC, teléfono y ciudad. Estos son los datos que ingresaremos en esta ventana de personalizar lista de direcciones. Para que se cree la tabla con estas modificaciones y podamos ingresar los datos necesarios eliminamos las que no necesitamos y agregamos las que vamos a utilizar quedando así:

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Ingresamos los datos que necesitamos como se muestra en la imagen anterior y damos clic en aceptar.

Como podemos ver la tabla ya nos muestra los datos que necesitamos para este caso, pero usted le puede agregar los campos que guste.

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PASO # 4

En este paso ingresaremos los datos de cada destinatario en la tabla cada vez que terminamos uno damos clic en nueva entrada para crear otro.

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Al ingresar los destinatarios con sus datos le damos clic en aceptar.

Lo que hicimos anteriormente fue crear una base da datos nueva por tal razón debemos guardarla en el computador; es decir esa base de datos nos sirve para la correspondencia combinada, pero es un archivo aparte el cual podemos modificar y por tanto él se va guarda como un archivo diferente por eso al dar clic en aceptar nos saldrá la siguiente ventana.

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