ACTIVIDAD # 1 ADMINISTRACION EN DOCUMENTOS EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD # 1 ADMINISTRACIÓN EN DOCUMENTOS EN EL ENTORNO LABORAL

ACTIVIDAD NÚMERO 1 POR JOHANNA ACOSTA

1-¿Cuál es la importancia de la Administración Documental? La administración documental le permite a una Empresa organizar toda su documentación de acuerdo a procesos y procedimientos, de ahí que si está bien organizado puede ofrecer consulta y respuesta a cualquier tema en el menor tiempo posible,

La administración documental en las empresas es primordial ya que en esta se refleja la importancia de la empresa, como lo es la comunicación de información dela misma, se tiene en cuenta que se le da un valor agregado pues se trata de implementar orden para así evitar perdida de capital y tiempo que es valioso para cualquier empresa.

La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.

1.2 ¿Cómo se refleja su finalidad en las empresas actualmente?

Se refleja en la imagen y calidad de la Entidad frente a aquellos usuarios que recurran de forma constante y periódica a solicitar información real, concreta y de una forma rápida y eficiente.

Esta se refleja en la administración de información con énfasis de la empresa ya sean básicos o no.

2-Mencione al menos 5 aspectos de la ley 594 de 2000 a)

1. Artículo 9: Los Archivos según la organización del Estado. ….. Archivo de Entidades de Control

2. Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las Entidades Públicas. Los Secretarios Generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

3. Artículo 23. Formación de archivos: Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos los archivos se clasifican en: ARCHIVO DE GESTIÓN: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. ARCHIVO CENTRAL: En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.

4. Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.

5. Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso segundo del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: "La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este sólo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo" Menciones 5 aspectos del acuerdo 027 de 2006, que haya identificado en la empresa que labora que conoce? Estos son los aspectos que he identificado en la empresa donde laboro Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o asuntos). Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Unidad documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente

ACUERDO 027 DE 2006 (31 de octubre): por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de 1994El

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