Actividad # 3 Gestión documental en el entorno laboral

Actividad # 3

Gestión documental en el entorno laboral

Victor Mutis.

3.1. Actividades de Reflexión inicial

Descripción:

Las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas cumplen funciones especiales para el manejo de documentos como: la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta.

Después de haber estudiado el cuarto contenido de estudio, es importante que usted indague y reflexione acerca de algunos aspectos claves de la temática planteada.

Por lo anterior, se presenta el video denominado: ACUERDO 060, con el fin de que usted reflexione acerca de la importancia de las pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas.

Reflexión:

Me pareció muy completa la información del video del ACUEDO 060 por que nos da un claro ejemplo paso a paso de la gestión de un documento con sus diferentes estaciones como son la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De esta manera me he familiarizado un poco más la gestión documental en su ejecución.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje

Descripción:

La normatividad vigente y la caracterización de diferentes términos de la temática del cuarto contenido de estudio son indispensables para una adecuada comprensión de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y privadas.

Por lo anterior, es indispensable que usted indague y refuerce aún en la temática, realizando la lectura detallada de los siguientes documentos:

Archivo General de la Nación- Acuerdo 060 / 2001

Que para la adecuada prestación de los servicios ofrecidos por las Unidades de Correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la Administración Pública.

Que la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios y en su Acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico.

Que la Ley 594 de 2000 tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado, por intermedio del Archivo General de la Nación.

Que la Ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación.

Que el Gobierno Nacional ha diseñado la Agenda de Conectividad, como una política de Estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la Directiva Presidencial No. 02 del 2000. Que el Decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la Administración Pública.

Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

Reflexión:

El acuerdo 060 / 2001 señala las funciones del Archivo General de la Nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios como norma reguladora del quehacer archivístico.

También este acuerdo nos enseña los diferentes conceptos de la actividad archivística.

Procedimiento para la gestión de la correspondencia:

El documento del procedimiento para la gestión de la correspondencia en muy completo y muy importante ya que nos muestra claramente pasó a paso todos los procedimientos como lo son:

• el orden documental.

• foliación documental

• entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.

• entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.

• serie documental: código, tipo de archivo, nombre.

• almacenamiento y ubicación de la documentación

• ubicación de cajas en estantería fija

• la señalización de la estantería.

• pasos para la organización de archivos

• archivador de estantería fija.

• archivadores verticales de gavetas

• entrega de documentos a los archivos de gestión

• entrega y recibo de documentos por novedades de personal

• actualización de las tablas de retención documental

• transferencias documentales

• disposición final de documentos

• conservación total

• SERVICIOS EN ARCHIVOS DE GESTIÓN

• SERVICIO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

• SERVICIO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

• SERVICIO

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