ADMINISTRACION

LA COMUNICACIÓN:

Consiste en el intercambio de mensajes entre los individuos. Implica la transmisión de una determinada información.

Elementos:

En todo proceso de comunicación existen los siguientes elementos:

• Emisor. Persona que transmite algo a los demás.

• Mensaje. Información que el emisor envía al receptor.

• Canal. Elemento físico que establece la conexión entre el emisor y el receptor.

• Receptor. Persona que recibe el mensaje a través del canal y lo interpreta.

• Código. Es un conjunto de signos sistematizado junto con unas reglas que permiten utilizarlos. El código permite al emisor elaborar el mensaje y al receptor interpretarlo. El emisor y el receptor deben utilizar el mismo código. La lengua es uno de los códigos más utilizados para establecer la comunicación entre los seres humanos.

• Contexto. Relación que se establece entre las palabras de un mensaje y que nos aclaran y facilitan la comprensión de lo que se quiere expresar.

Flujo de la comunicación en la organización:

Descendente: Es la comunicación que fluye de un nivel del grupo u organización a un nivel más bajo. Es el utilizado por los líderes de grupos y gerentes para asignar tareas, metas, dar a conocer problemas que necesitan atención, proporcionar instrucciones.

Gerente

Supervisor

Empleados, obreros, técnicos, etc.

Ascendente: Esta comunicación fluye en forma apuesta a la anterior, es decir, de los empleados o subordinados hacia la gerencia. Se utiliza para proporcionar retroalimentación a los de arriba, para informarse sobre los progresos, problemas, sobre el sentir de los empleados, cómo se sienten los empleados en sus puestos, con sus compañeros de trabajo y en la organización, para captar ideas sobre cómo mejorar cualquier situación interna en la organización. Un líder sabe que ambas direcciones son importantes e imprescindibles para lograr las metas propuestas con el mínimo de problemas, pero lamentablemente no todas las organizaciones tienen conciencia de ello, por lo que en muchas ocasiones las ideas, pensamientos y propuestas de los empleados pasan desapercibidas ya que consideran que esto no influirá en el rendimiento laboral.

Obrero, empleados, técnicos, clientes

Supervisor

Gerente

Ejemplos Organizacionales de Comunicación Ascendente

• Informes de desempeños preparados por supervisores

• Buzones de sugerencia

• Encuesta de actitud de los empleados

• Procedimientos para expresar quejas

• Encuestas.

Lateral: Este tipo de comunicación se da cuando dos o más miembros de una organización cuyos puestos están al mismo nivel intercambian información. Por ejemplo comunicaciones entre supervisores de varias plantas o departamentos.

Este tipo de comunicación es muy positiva para evitar proceso burocráticos y lentos en una organización, además, es informal y promueve a la acción.

Supervisor Depto. Compras Supervisor Depto. de Finanzas

COMUNICACIÓN EFICAZ:

Es la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir.

Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia (ambos entienden el mensaje transmitido).

Puntos clave para ser un comunicador efectivo:

Podemos aprender a comunicarnos de manera efectiva si nos lo proponemos y ponemos en práctica ciertos puntos clave.

• Todo comienza con el respeto que merece su oyente, ya sea un individuo o un auditorio. Él es una persona importante y espera que se respete su punto de vista.

• Luego sigue el impacto que usted consiga al dar su información, siempre debe comenzar con algo sorpresivo, fuera de lo común.

• Después de tener la atención de tu oyente trata de transmitir tú idea con claridad para que los demás te comprendan.

• Al exponer tus ideas hazlo en forma segura y con calma no uses palabras que indiquen inseguridad

• Después de exponer tu idea, tu oyente querrá detalles, debes escuchar con atención para identificar necesidades y satisfacer las mismas.

• Cultiva las relaciones personales, usa la asertividad y empatía

Barreras para la comunicación eficaz en la organización:

• La filtración

• Percepción selectiva

• Defensa

• Lenguaje.

Recomendaciones para una comunicación eficaz en la organización:

• El presidente o gerente debe comprometerse en la filosofía y el comportamiento

• Asociar las acciones con las palabras

• Comprometerse con la comunicación de dos vías

• Énfasis en la comunicación cara a cara

• Mantener a los miembros de la organización informados de los cambios y decisiones dentro de la organización

• Dar confianza y valor a los empleados para comunicar malas noticias

• Diseñar un programa de comunicación

• Luchar porque la información fluya continuamente

Pasos para incrementar su habilidad de escucha:

1. Enfóquese en la otra persona. Mírela directamente a los ojos. Observe sus expresiones faciales, su lenguaje corporal.

2. Bloquee los pensamientos de contradicción. Resista la tentación de contestar mentalmente a lo que están diciendo. La mente trabaja cuatro veces más rápido que la velocidad a la que se habla, así que es muy fácil divagar.

3. Haga preguntas, trate de asegurarse de que entiende lo que le dicen. Vea si hay algún mensaje escondido.

4. Repítale a la persona lo que usted cree haber entendido y negocie cualquier mal entendido (Usted dice que…? ¿Le he entendido que…?¿Es esto correcto?

Importancia de los mensajes para el desarrollo de la autoestima y de la comunicación efectiva:

Mensajes positivos:

*Validan el valor potencial de la persona;

*Consideran los errores no como fallas, sino como oportunidades para crecer personalmente;

*Expresiones físicas de afecto;

*Expresiones verbales de afecto;

*Atención verbal y no verbal a los mensajes de los demás;

*Atención de los miembros a las actividades en donde los otros (compañeros, amigos, familiares) están comprometidos.

Mensajes negativos:

*Reprimen

*Culpan

*Evalúan

*Critican

*Humillan

*Invalidan la experiencia de los

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